Werner Höltl, Duravit AG, im Gespräch

„20 Millionen Dokumente im laufenden Betrieb migriert“

Die Duravit AG ist als Hersteller von Designbädern heute in mehr als 120 Ländern aktiv. Mit der internationalen Expansion stieß das eingesetzte Archivsystem des Unternehmens funktional an seine Grenzen. Als zukunftsfähige Alternative entschieden mehrere Fachabteilungen, ein Enterprise Content Managementsystem einzuführen. Werner Höltl, Application Manager (Finanzen), berichtet, wie die Suche nach einer passenden ECM-Lösung und deren Einführung im Unternehmen verliefen.

Herr Höltl, Duravit blickt auf eine lange Tradition zurück. Als Steingut-Fabrik gegründet, zählt Ihr Unternehmen heute zum Global Player in der Sanitärbranche. Wie begegnen Sie den Businessanforderungen?

Werner Höltl: Als international tätige Gruppe beschäftigen wir heute über 5.900 Mitarbeiter und sind weltweit mit über 30 Beteiligungsgesellschaften in mehr als 120 Ländern präsent. Wir fahren eine internationale Wachstumsstrategie. Um der Dynamik der Märkte gerecht zu werden, müssen wir abteilungs- und standortübergreifend innerhalb unserer Prozesse modern aufgestellt sein. Das gilt insbesondere auch für unsere IT.

Was verlangt Ihre internationale Wachstumsstrategie der IT ab?

Höltl: Mit unserer erfolgreichen Expansion stieg vor allem das Dokumentenvolumen über die Jahre im gesamten Unternehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010 konnte unser damaliges Archivsystem diesem Wachstum einfach nicht mehr begegnen. Es wurde immer schwieriger, diese Situation zu meistern, zumal das System funktional an seine Grenzen stieß, gerade was die internationalen Einsatzmöglichkeiten betraf. Zudem nahm unser damaliger Anbieter seit mehreren Jahren kein Release-Wechsel mehr vor. Ihm fehlte für diese veraltete Version immer öfter das notwendige Knowhow. Vor allem bei Support-Anfragen konnte er uns nicht immer in ausreichendem Maße unterstützen. Wir mussten handeln und uns nach einer Alternative umschauen, mit der wir für die Zukunft gerüstet sind – die Entscheidung für ein modernes Enterprise Content Management (ECM)-System war getroffen.

Wie sind Sie bei der Wahl des ECM-Systems vorgegangen? Was war Ihnen besonders wichtig?

Höltl: Zusammen mit einem unabhängigen ECM-Beratungsunternehmen formulierten wir unsere konkreten Anforderungen. Dabei nahmen wir unsere Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Posteingangsstelle mit ins Boot. Uns war wichtig, dass wir unser Altsystem schnell, sicher und im laufenden Betrieb migrieren und zudem eine elektronische Aktenstruktur samt Berechtigungskonzept aufbauen. Maßgeblich war zudem die notwendige Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz.

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Was sollte der passende ECM-Anbieter mitbringen?

Höltl: Bei der Anbieterauswahl verfolgten wir einen klaren Plan. Wir waren auf der Suche nach einem deutschen Anbieter mit entsprechend starker Software-Entwicklung, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt und international agiert. Kurze Kommunikationswege waren uns wichtig. Deshalb haben wir uns für SER und die Doxis4 iECM Suite entschieden.

Wie gestaltete sich der Beginn des ECM-Projekts?

Höltl: Gemeinsam mit SER starteten wir mit der Migration der Altdokumente. Wir haben im Vorfeld festgestellt, dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann. Umso mehr freuten wir uns, dass SER ein durchgängiges und in der Praxis erprobtes Migrationskonzept in petto hatte. Und unser Vertrauen wurde nicht enttäuscht. So haben wir knapp 20 Millionen Dokumente schrittweise im laufenden Betrieb sicher migriert. Dabei haben wir jegliche Dokumente der letzten zehn Jahre übernommen, die sich seitdem – revisionssicher archiviert – im Doxis4-Archiv befinden.

Sie sprachen die zwingend benötigte Internationalität der neuen ECM-Lösung an. Warum haben Sie darauf einen Schwerpunkt gelegt?

Höltl: Ganz einfach, weil unsere Mitarbeiter Dokumente über die Standorte hinweg nur rudimentär einsehen, austauschen und bearbeiten konnten. Diese wichtigen Prozesse der internationalen Zusammenarbeit ließen sich mit unserem damaligen Archivsystem einfach nicht abbilden.

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Wie sahen diese Prozesse aus?

Höltl: Es gab zwischen unseren verschiedenen Standorten viele manuelle, zeitaufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem vertriebsgebietübergreifend tauchten oft Rückfragen auf. So wollten Mitarbeiter ausländischer Duravit-Standorte von unserer deutschen Zentrale Originaldokumente zu aktuellen Lieferungen vorab zugemailt bekommen. Diese Dokumente lagen teils in Papierform, teils in Explorer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern vor. Sie können sich vorstellen, dass Antworten auf jene Rückfragen entsprechend viel Zeit kosteten und lange auf sich warten ließen. Das Thema verschärft sich noch, sobald die Standorte in unterschiedlichen Zeitzonen auf dem Globus verteilt sind.

Diese Rückfragen lassen sich heute schneller beantworten?

Höltl: Nein, überhaupt nicht…(lacht) Sie fallen einfach weg! Möglich machen das unsere elektronischen Kunden- und Lieferantenakten, die wir einfach an unser ERP-System Infor angebunden haben. Unsere Vertriebsmitarbeiter können jetzt standortübergreifend ohne langes Suchen auf die benötigten Informationen zugreifen und sind direkt auskunftsfähig. Aber auch andere Abteilungen wie der Einkauf oder die Buchhaltung profitieren genau davon.

Was sind die nächsten Meilensteine im Rahmen Ihrer ECM-Strategie?

Höltl: Wir möchten unsere ECM-Lösung weiter auszubauen. Konkret planen wir, Doxis4 an unser Seeburger BIS-System anzubinden und EDI-Daten zu archivieren. Diese Daten sind bislang lediglich auf einem Server gespeichert und archiviert; nur unsere IT-Abteilung kann sie einsehen. Das soll sich fortan ändern. So sollen schon bald unsere Servicemitarbeiter direkt auf die originalen EDI-Dokumente zugreifen können, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und somit unsere Servicequalität weiter steigt.