3. Zwischen Projektzielen unterscheiden
Bei der Aufnahme ins Lastenheft sollten die einzelnen Funktionen auch auf ihre Relevanz zur Erreichung der Projektziele überprüft und kategorisiert werden, am besten in ‚kritisch‘ und ’nice to have‘. Es muss bei jedem Punkt auch bedacht werden, ob und inwieweit dieser Einfluss auf die Kostenschätzungen der möglichen Lieferanten haben kann. Viele Standardfunktionen werden von den meisten Anbietern erfüllt, gleichwohl sollten sie zur vertraglichen Sicherheit immer im Lastenheft aufgeführt sein. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Unternehmen eigenständig ein Gefühl entwickeln können, welche Funktionen den jeweiligen Anbieter herausfordern. Dies wird ihnen nur gelingen, wenn beide Seiten umfassend und ehrlich kommunizieren.
4. Kurz und zielführend formulieren
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein ERP-Pflichtenheft von mehreren hundert Seiten mit bis zu einigen tausend Fragen ist heutzutage beinahe die Regel. Das zeugt von der Unsicherheit der produzierenden Unternehmen. Die Bilanz hierbei: Kein noch so großer Fragenkatalog, kein externer Rat und auch kein auf endlosen Seiten ausgebreitetes Prozessmodell oder Workflow-Diagramm sagt am Ende aus, ob die jeweiligen Anwender im Unternehmen die Software intuitiv bedienen und damit im Alltag nutzen. Und nur in seltenen Fällen können die im Stenogrammstil abgefragten Systemeigenschaften belegen, dass das anfragende Unternehmen eine benötigte Systemfunktion im Vorfeld wirklich so detailliert beschrieben hat, dass das einführende Unternehmen vertraglich auch eindeutig verpflichtet ist. Ein Rat daher: Kurz und knapp halten, dafür aber präzise und zielführend formulieren, statt lang und ausschweifend!
5. Auf den Inhalt kommt es an
Viele Features bringen Unternehmen nicht weiter. Die Automobilindustrie hat aus guten Gründen noch nie versucht, einen Supersportwagen mit einem Kieslaster zu kreuzen. Ähnlich ist es mit dem ERP-Pflichtenheft: Wenn sich Prozesse gegenseitig ad absurdum führen oder Funktionalität eingefordert und – noch schlimmer – teuer eingekauft wird, die mit den benötigten Geschäftsprozessen nichts zu tun hat, können kaum sinnvolle, wettbewerbsfähigen Lösungen entstehen. Gute Pflichtenhefte und eventuell auch gute Berater lassen sich also nicht am Umfang des erzeugten Papiers erkennen, sondern am Inhalt. Die Vollständigkeit eines Lastenheftes sollte von allen Fachabteilungen vor Veröffentlichung geprüft werden. Zudem sollten Unternehmen abschließend noch Kapitel zu den technischen Voraussetzungen, den zu erwartenden Useranzahlen sowie den benötigten Reporting- und Dashboarding-Funktionen aufnehmen. Querschnittsfunktionen werden von Fachabteilungen im ERP-Auswahlprozess gerne vergessen. Bei der Vorauswahl ist außerdem ratsam, dass zunächst ein Extrakt des ERP-Pflichtenheftes an die vorausgewählten ERP-Lieferanten verschickt wird. Projektverantwortliche und Entscheidungsträger können so deutlich schneller und einfacher eine Vorselektion treffen, welcher Anbieter sich überhaupt ernsthaft mit den spezifischen Anforderungen auseinandersetzt und auch ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. Auf dieser Basis sollte der Kreis auf fünf bis sechs mögliche Lieferanten eingegrenzt werden.
Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender Godesys AG
