In einem Workshop mit C-Level-Vertretern aus dem Anlagenbau hat Aquinet diskutiert, welche KI-Anwendungsfälle im Alltag wirklich Nutzen bringen und wie gut sie sich mit Microsoft Dynamics 365 Business Central umsetzen lassen. Ziel waren Szenarien mit überschaubarem Aufwand und klar erkennbarem Mehrwert.
Die drei häufigsten Use Cases:
1) ERP-Abfragen per Chatbot/Copilot: Mitarbeitende stellen Fragen in natürlicher Sprache (z. B. Bestände, Projektstände, offene Angebote). Technisch ist das in Business Central bereits gut integrierbar, die Ergebnisqualität hängt jedoch stark von Datenqualität, Zugriffsrechten und Datenschutz ab.
2) KI-gestützte Stammdatenpflege: KI kann Dubletten erkennen, Daten konsolidieren und Stammdaten ggf. mit externen Quellen anreichern. Dafür gibt es noch keinen fertigen Agenten in Business Central – er muss entwickelt und anhand klarer Standards/Verantwortlichkeiten optimiert werden. Nutzen und Komplexität sind potenziell hoch.
3) Service-Agent im Aftersales: Für das Ersatzteilgeschäft kann ein vorhandener Service-Agent Anfragen analysieren, passende Teile identifizieren und Angebotsvorschläge erstellen; der Mensch gibt frei. Sehr hilfreich bei standardisierten Anfragen, bei komplexen Abhängigkeiten sind eigene Agenten nötig.
Ausblick: Microsoft arbeitet in Business Central an einer Plattform, mit der Unternehmen eigene KI-Agenten erstellen können (erste „Playground“-Ansätze sind sichtbar). Voraussetzung für viele dieser KI-Funktionen ist jedoch Cloud-Readiness, da Microsoft die integrierten KI-Features primär in der Cloud-Version anbietet – viele KMU betreiben ihr ERP weiterhin On-Premise.
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Die Umsetzung: In Microsoft Dynamics 365 Business Central steht hierfür bereits ein Service Agent bereit. Er analysiert eingehende Anfragen, identifiziert passende Ersatzteile, erzeugt anhand der bisherigen Angebote und Informationen einen Angebotsvorschlag und bereitet die weitere Bearbeitung vor. Der Mensch übernimmt die fachliche Freigabe. Auch hier kann der Nutzen sehr hoch sein, weil die Angebotserstellung bei vielen Anlagenbauern sehr zeitintensiv ist.
Zu beachten: Mit dem Service Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central lassen sich eher einfache Ersatzteil-Anfragen bearbeiten, bei denen Kunde, Artikelnummer und die zugehörigen Geschäftslogiken wie Menge und Rabattierung definiert sind. Bei Abhängigkeiten müssen eigene Agenten entwickelt werden.
Plattform für eigene Agenten kommt
Unternehmen, die Microsoft-Technologien im Einsatz haben, erhalten entlang der Systeme viele Formen des KI-Supports. Angefangen bei Copilot in Word oder Excel bis zu agentischen Services. In Microsoft Dynamics 365 Business Central bereitet Microsoft eine eigene Plattform vor, auf der man selbstständig Agenten für die eigenen Bedürfnisse bauen kann. Als Playground-Version ist dieser Ansatz bereits sichtbar.
Cloud-Readiness als Voraussetzung für KI
Die Basis für diese KI-Szenarien, wie sie oben beschrieben sind, fehlt allerdings häufig: Noch betreibt wahrscheinlich etwa die Hälfte kleiner und mittelständischer Unternehmen ihre ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics NAV oder Business Central on Premise
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