Das agile Manifest
Die Mitarbeiter von Wachendorff suchen ständig nach Wegen, ihre Aufgaben besser zu erledigen, sich weiterzuentwickeln und anderen dabei zu helfen, dies zu tun. Dabei hat das Unternehmen eine Reihe von Werten schätzen gelernt:
- Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen und bedienen sich dieser für eine wirkungsvollere Zusammenarbeit.
- Ein erledigtes Projekt steht über einer umfassenden Dokumentation.
- Zielführende, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden steht über der Verhandlung von Bedingungen und Verträgen.
- Das Reagieren auf Veränderungen steht über dem Befolgen eines Plans.
Im Rahmen der Unternehmensführung kann man natürlich nicht vollkommen die agilen Werte übernehmen, denn schon aufgrund DIN ISO9001 oder 14001 ist eine nachvollziehbare Form der Dokumentation von Projekten erforderlich. Auch darf die Reaktion auf Veränderungen nicht gleich den ‚großen Plan‘ oder gar Planprinzipien umwerfen.
Eine Vision realisieren
Im Aufgaben-Center taktet jeder Mitarbeiter seine Aufgaben in seiner persönlichen Übersicht und plant sie entsprechend seiner anderen Arbeiten ein. Für die Schlüsselkennzahlen zur Wirkungskontrolle verwendet Wachendorff seine ERP- oder CRM-Software als Datenquelle und Excel oder BI-Software zur Visualisierung. Im monatlichen Balanced Scorecard-Managementreview wird der Fortschritt besprochen, wobei bereits schon vorher zu Abweichungen in wichtigen Punkten informiert wird, und es kann sofort auf Veränderungen eingegangen werden, da alle Mitarbeiter stets den Stand der Umsetzung der Strategie kennen und kommentieren. Die Beurteilungen und die Maßnahmen, die die Mitarbeiter bei einer Abweichung vorschlagen, werden auch in diesem Werkzeug dokumentiert und geplant. Der Thin[gk]athon, veranstaltet vom Smart Systems Hub, vereint kollaborative Intelligenz und Industrie-Expertise, um in einem dreitägigen Hackathon innovative Lösungsansätze für komplexe Fragestellungen zu generieren. ‣ weiterlesen
Innovationstreiber Thin[gk]athon: Kollaborative Intelligenz trifft auf Industrie-Expertise
Lean Management-Abläufe
Gerade wenn Mitarbeiter agil handeln sollen, brauchen sie schlanke Prozesse und klare Aufgabenpakete. Auf einer gut befestigten Straße fährt man ja auch schneller, sicherer und kostengünstiger, als querfeldein. Bei Wachendorff sind zahlreiche Workflows verschlankt worden, die über das Aufgaben-Center abgewickelt werden. Jeder Mitarbeiter kann zum Beispiel eine Aufgabe an die IT für einen Verbesserungswunsch, Anforderung von Unterstützung oder eine Beratung stellen. Der Mitarbeiter sieht jederzeit den Fortschritt seines gestellten Calls. Die IT-Abteilung sieht alle ihre Aufgaben. Die Aufgaben können einzelnen Mitarbeitern in der Abteilung zugewiesen werden und werden nach Erledigung abgeschlossen und zeitlich dokumentiert.
Beispiel Produktentwicklung
Für komplexere Aufgaben mit vielen Unteraufgaben hat das Unternehmen die zuvor in anderen Systemen geführten Checklisten in sein Aufgaben-Center als ein Standard-Aufgabenset überführt. Zum Beispiel im Fall der Produktentwicklung. Für die Entwicklung eines Erzeugnisses ist die Abarbeitung vieler Aufgaben erforderlich, die in einer gewissen Reihenfolge und Abhängigkeit zueinander stehen; der grobe Fortschritt wird in Meilensteinen definiert. Während der Abarbeitung der einzelnen Meilensteine werden einzelne Aufgaben geplant und erledigt. Die Aufgaben sind auf viele Mitwirkende verteilt, die beim Simultanious Engineering auch andere Abteilungen, wie Materialwirtschaft, Fertigung, Marketing oder Arbeitsvorbereitung betreffen. Da das Prinzip und die Anzahl der Aufgaben und auch der zu liefernde Inhalt sich von Projekt zu Projekt wiederholen, hat Wachendorff eine Sammlung von Aufgaben definiert, die als sogenanntes Brutto-Set bei jedem Entwicklungsstart angelegt wird. Bei der konkreten Planung des neuen Entwicklungsprojektes werden diejenigen Aufgaben vom Start weg auf ‚erledigt‘ gesetzt, die für diese Entwicklung nicht in Frage kommen. Erstmalig auftretende Aufgaben werden ergänzt. Die Aufgaben werden geplant und Personen zugewiesen. Über ein Gant-Diagramm wird das Projekt visualisiert, um schnell Orientierung zu vermitteln.
Besser zusammenarbeiten
Das Aufgaben-Center hilft den Mitarbeitern, ihre Projekte und Aufgaben zu planen, sie abzuarbeiten und sich selbst zu organisieren. Im Gegensatz zu früher sind Projekte und Aufgaben jetzt für viele Mitarbeiter einsehbarer, offener und überschaubarer. Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter erkennen schnell, wer objektiv zu viele Aufgaben hat oder wer kollegiale Hilfe braucht, da er in Zeitverzug ist. Mit dem Aufgabenmanagement gelingt eine stabile und agile Unternehmensführung, die schnell auf Veränderungen reagieren kann und mit einfachen Mitteln dafür sorgt, ‚auf Kurs‘ zu bleiben. Auch wenn es immer noch Aufgaben auf Zetteln oder per E-Mail beauftragte Aufgaben im Unternehmen gibt – es werden täglich weniger.
