Rahmenbedingungen für die revisionssichere Archivierung
Kaufmännische Unterlagen, die steuerlich oder vertragsrechtlich relevante Informationen enthalten, sind laut Handelsgesetz und Abgabenordnung nach dem Kalenderjahr der Erstellung sechs Jahre aufzubewahren. Für Dokumente wie Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist – auch für digitale Unterlagen und Daten. Den Umgang mit aufbewahrungspflichtigen digitalen Daten und Belegen legen die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme fest. Hinzu kommen die ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPdU). PDM-Lösungen eignen sich grundsätzlich auch für die Archivierung kaufmännischer Unterlagen und unterstützen:
- Revisionssichere Ablage der Dokumente, was auch Anforderungen wie die Sicherheit des Gesamtverfahrens einschließt.
- Attributierung und Klassifizierung der Dokumente, um etwa bei einer Betriebsprüfung gezielt auf die Rechnungen eines bestimmten Zeitraums zuzugreifen.
Bei technischen Unterlagen dient die EDV-Langzeitarchivierung vor allem dazu, im Schadensfall selbst nach vielen Jahren nachweisen zu können, dass bei Entwicklung, Fertigung und Inbetriebsetzung des betroffenen Produkts alle Auflagen eingehalten wurden. Dazu gelten von Land zu Land und auch von Branche zu Branche unterschiedliche Regeln. Im europäischen Rechtsraum ist das für viele Unternehmen die Maschinenrichtlinie 2006/42 EG. Sie legt fest, welche technischen Unterlagen geliefert werden müssen und fordert, dass diese Unterlagen nach dem Tag der Herstellung der Maschine oder bei Serienprodukten nach dem Tag der Fertigstellung der letzten Einheit mindestens zehn Jahre bereitzuhalten sind. Noch längere Aufbewahrungsfristen gibt es zum Teil in der Luftfahrt- oder Automobilindustrie. So verpflichten amerikanische Gesetze die Flugzeugbauer dazu, Konstruktionsdaten, Berechnungsergebnisse und andere Unterlagen bis 30 Jahre nach dem letzten Start des letzten Exemplars der Baureihe zu archivieren. Der Thin[gk]athon, veranstaltet vom Smart Systems Hub, vereint kollaborative Intelligenz und Industrie-Expertise, um in einem dreitägigen Hackathon innovative Lösungsansätze für komplexe Fragestellungen zu generieren. ‣ weiterlesen
Innovationstreiber Thin[gk]athon: Kollaborative Intelligenz trifft auf Industrie-Expertise
Langzeitverfügbarkeit digitaler Unterlagen
Welche Medien und Formate für eine jahrzehntelange Archivierung genutzt und empfohlen werden, unterliegt dem sich wandelnden Stand der Technik. So werden heute magnetische Medien und Verfahren wie ‚Content Adressed Storage‘ für die Archivierung eingesetzt, die durch entsprechende Software vergleichbare Eigenschaften wie herkömmliche optische Write Once Read Many-Medien (Worm) aufweisen. Keine Speichertechnologie bietet jedoch die Gewähr, in 30 oder 40 Jahren noch zu funktionieren. Dies spricht grundsätzlich gegen die Archivierung von Daten in nativen Formaten. Für die Archivierung von Dokumenten mit strukturiertem Text und Grafiken setzt sich das PDF/A-Format durch, das seit 2005 als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente anerkannt ist. Viele Unternehmen nutzen PDF/A schon für die Archivierung ihrer CAD-Zeichungen; der Umgang mit 3D-Modellen gestaltet sich jedoch schwieriger: Neutralformate wie 3D-PDF, JT oder STEP sind in erster Linie für den Datenaustausch und nicht die Archivierung gedacht.
Herausforderung Vollständigkeit
Eine wesentliche Herausforderung besteht darin, alle wichtigen Informationen zu einem Vorgang so abzulegen, dass sie im Bedarfsfall wie einem Audit unverzüglich auffindbar sind. Die Verknüpfung im Kontext von etwa Vertrag, Projekt, Produkt oder Norm ist eine Stärke des PDM-gestützten Dokumentenmanagements. Liegen Unterlagen und Belege zunächst nur auf Papier vor, lassen sich durch Einscannen und ihre Zuordnung zu Geschäftsvorgängen Medienbrüche und Redundanzen vermeiden. Für das Einscannen von Massendokumenten kommen Hochleistungsscanner und spezielle Software zum Einsatz, die mit dem PDM-System zu einer Gesamtlösung integriert werden. Gleichzeitig besteht die Notwendigkeit, Unterlagen wie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, die üblicherweise aus dem ERP-System elektronisch erzeugt werden oder per EDI eingehen und gar nicht als Dokument vorliegen, in das Dokumentarchiv zu überführen. Diese Aufgabe übernehmen heute Enterprise Report Management-Lösungen (ERM), mit denen sich Datensätze und an Drucker oder EDI-Lösungen geleitete Datenströme automatisch für die Archivierung aufbereiten lassen.
