Dokumentenmanagement
Archivierungssysteme passgenau auslegen und einführen
Viele Fertigungsbetriebe müssen eine steigende Anzahl an Geschäftsdokumenten revisionssicher speichern und verwalten. Ohne IT-Unterstützung lässt sich dies nur schwer effizient umsetzen. Anwendungen für Electronic Content Management und Dokumentenmanagement sind darauf ausgelegt, Abläufe rund um die Archivierung abzubilden – oftmals eingebettet in effiziente Standardprozesse. Bei der Systemauswahl sollte jedoch beachtet werden, dass die angedachte Lösung zu den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens passt.
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Viele Fertigungsbetriebe stehen vor der Herausforderung, eine wachsende Zahl an Dokumenten effizient verwalten zu müssen. Um das mithilfe von IT-Systemen durchführen zu können, sind auf dem Markt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) erhältlich. Als Einsatzgebiete für diese Lösungen in Industrieunternehmen bieten sich etwa die Bereiche der technischen Dokumentation, der Auftragsabwicklung sowie der elektronischen Postbearbeitung an. Besonderer Fokus liegt im Weiteren bei der Verwaltung elektronischer Akten. Hier sind insbesondere Kunden-, Lieferanten- und Personalakten zu nennen. Zudem gibt es bedingt durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Möglichkeit eines Austausches elektronischer Rechnungen ohne die digitale Signatur, was einige Unternehmen über die grundsätzliche Möglichkeit der digitalen Rechnungsbearbeitung nachdenken lässt. Hier kommt neben der oft in die Systeme integrierten Workflowkomponente zur Prüfung und Freigabe insbesondere auch die Frage der unveränderlichen Aufbewahrung dieser elektronischen Dokumente zum Tragen. Darüber hinaus ist aber weiterhin das Thema Archivierung eins der am weitest verbreiteten Anwendungsbereiche – auch hinsichtlich der Altdatenarchivierung aus Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP).
Nutzenaspekte digitaler Dokumentenverwaltung
Die durch DMS-Nutzung erzielbaren Vorteile sind vielfältig. Insbesondere können sich kürzere Ablage-, Transport- und Zugriffszeiten positiv auswirken; unter anderem bedingt durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Dies geht meist mit verkürzten Suchzeiten einher, indem mittels Schlagworten und Volltextsuche direkt auf Dokumente zugegriffen werden kann. Zudem bieten viele Anwendungen eine Integration in ERP-Systeme, um eine Verknüpfung zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens sicherzustellen. So können beispielsweise digitalisierte Auftragsbestätigungen bei der Klärung von Preisdifferenzen direkt aus der ERP-Anwendung angezeigt werden. Darüber hinaus hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine zentrale Dokumentenablage und damit der unternehmensweite berechtigungsgesteuerte Zugriff auf Unterlagen häufig prozessbeschleunigend auswirkt: Werden Dokumente nur an einer Stelle ‚führend‘ vorgehalten, lassen sich persönliche oder abteilungsbezogene ‚Privat‘-Ablagen reduzieren – und damit auch ein meist wesentlicher Teil der üblichen E-Mail-Verteilung von Dokumenten und Informationen.
Werkzeug zur Unterstützung der IT-Compliance
Auch aus dem Blickwinkel der IT-Compliance können DMS als wichtiges Werkzeug dienen. Die Anforderung nach Revisionssicherheit sind zum Beispiel im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder der ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPDU) hinterlegt. Insbesondere die in diesem Zusammenhang geforderte Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente lässt sich durch die Archivfunktionen gängiger DMS sicherstellen. Darüber hinaus können solche Softwarelösungen auch für die Beweissicherung einen wertvollen Beitrag leisten. So kann beispielsweise eine geordnete E-Mail-Archivierung, automatisiert oder durch den Nutzer gesteuert, mit Zuordnung zu Geschäftsvorfällen zu einer lückenlosen und dauerhaften Nachvollziehbarkeit von Absprachen und Vereinbarungen führen. Nicht zuletzt unterstützten diese Systeme ein vergleichsweise einfaches, rechnergestütztes und automatisiertes Sichern von Dokumenten.
