ERP-System bei Verpackungsspezialist Romwell
Starker Standard flexibel verpackt
Flexibles Basissystem
Die Entscheidung, getroffen von der Geschäftsführung, dem IT-Team und den Abteilungsleitern, fiel somit klar zugunsten des ERP-Standards caniasERP der Karlsruher Industrial Application Software GmbH (IAS) aus. „Das ist so etwas wie ein Basissystem, das auf alle Branchen passen könnte, also einen umfangreichen Grundbaukasten mit Funktionalitäten enthält, um die ich mich nicht kümmern muss“, skizziert Appel die ERP-Lösung und nennt als Beispiel den Belegfluss, der vom Erstellen eines Angebots bis hin zur Rechnung im Standard erfolgt. „Aber bei Romwell brauchen wir mehr Felder zum Ausfüllen und unsere Formulare sehen anders aus. Man kann nun nutzen, was da ist, und den Rest packt man einfach selbst drauf. Das ist das Schöne an diesem System“, fügt der IT-Leiter hinzu.
Gegenseitige Anpassung
Bis auf die Personalverwaltung wird so ziemlich alles mit dem neuen ERP-System erledigt. Es gibt zwar noch ungenutzte Module wie die Automatisierung in der Produktion, aber weit über 80 Prozent werden bereits eingesetzt. Weitere Tools wie das Budget-Modul, mit dem sich Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen aus dem System heraus erstellen lassen, folgen demnächst. „Da unser neuer Eigentümer einen KPI, einen Key Performance Indicator, fordert, der die Leistung der Unternehmensaktivitäten ermittelt, haben wir mit der IAS ein Auswertungsmodul eingeführt, damit nichts mehr aus Excel zusammengeschustert werden muss“, schildert Appel. Darüber hinaus organisierten die Projektbeteiligten auch einige Prozesse neu. „Die Einführung eines ERP-Systems ist auch immer die Gelegenheit, sich selbst zu überprüfen. Wer dann den Standard möglichst weitgehend nutzen möchte, sollte seine Abläufe entsprechend anpassen“, erläutert der Geschäftsführer. Damit meint er unter anderem das Projektmanagement, also die Vorgänge von der Anfrage eines Kunden über die Produktion bis zur Auslieferung der Ware. Diese Prozesse wollte man in einer eigenen Transaktion verwalten und nachhalten, damit immer der Auftragsstatus bekannt ist und die folgenden Schritte vom Innendienst und der Entwicklung vorbereitet und terminiert werden können. „Das war uns wichtig, das gab es in dieser Form im Standard aber nicht. Und das Schöne ist: Da das für uns programmierte Projektmodul so tief integriert ist, kann man sich zu jedem Kunden durchklicken, seine Projekte und die aktuellen Status sehen. Zudem lässt sich nachvollziehen, warum etwa Variante B und nicht Variante A genommen wurde – alles ist dokumentiert“, so Krogh.
Alle Projekte im Blick
Des Weiteren ist es wichtig, die ersten Gesprächsinhalte eines Vertrieblers mit einem Kunden – der etwa die Bruchquote verbessern oder die Logistik verschlanken will – festzuhalten, denn daraus ergeben sich spezielle Aufgaben wie die Besorgung von Produktmustern – als CAD-Zeichnung oder physisch -, damit die Entwicklung, das Herzstück des Unternehmens, mit diesen Eckdaten loslegen kann. Die Entwicklungsabteilung ergänzt dann, wie lange sie voraussichtlich braucht, sodass sich die nachgelagerten Prozesse entsprechend terminieren lassen und jeder Projektbeteiligte informiert wird, falls sich etwas ändert. „So haben wir ständig zwischen 50 und 100 Projekte laufen, die wir gleichzeitig im Blick behalten müssen. Zu diesem Zweck konnten wir selbst in caniasERP eine Transaktion entwickeln, die wir kontinuierlich weiter optimieren“, schildert Appel.
