37 Länder mit drei Zeitzonen, 400 Werke, 58 Buchungskreise und ein Big Bang mit Near Zero Downtime: Das CBS-Projekt, bei dem rund 3.000 User über ein Wochenende auf ein neues System umstiegen, verlief reibungslos. Mit Blick auf die eigene Implementierung wäre dies für viele Verantwortliche ein Wunschszenario. Doch mit Blick auf die Risiken schrecken viele vor einem Big Bang zurück. Mit einem geeigneten Partner und einer passenden Methodik ist das geplante Projekt jedoch meist beherrschbar.
Ohne Zielbild geht es nicht
Doch wie läuft eine erfolgreiche Migration im Big-Bang-Ansatz ab? Wie auch bei einem wellenbasierten Ansatz ist beim Big Bang die Entwicklung eines klaren Zielbildes ein entscheidender Schritt. Zu Beginn des Projektes erarbeitet das Projektteam, welche Stammdaten und Prozesse neu definiert werden sollen und welche nicht übernommen oder angepasst werden. Dafür brauchen Produktionsbetriebe eine gute Governance und professionelles Projektmanagement. Vorteilhaft ist es, einen Projektrahmen abzustecken, der nicht überfordert und dennoch Wirkung erzeugt.
Geschäftsprozesse im Fokus
Um das Zielbild zu erarbeiten, ist die Betrachtung der aktuellen Geschäftsprozesse unumgänglich. Hierbei wird klar, welche Abläufe Optimierungspotenzial besitzen, das im Rahmen des Systemwechsels gehoben werden kann, aber auch, welche Prozesse bereits bestmöglich laufen. Die Vorphase, in der das Zielbild in Workshops mit allen Stakeholdern von der Managementebene bis zu den Key Usern entwickelt wird, umfasst häufig drei bis sechs Monate. Darin inbegriffen ist eine akribische Planung der Umstellung. Vor dem Big Bang folgen darauf mehrere Testphasen, die elementar für das Gelingen des Go-live sind. Diese beinhalten den Unit Test zur funktionalen Einschätzung, zwei Integrationstests sowie den User Acceptance Test, bei dem die neue Software auf Herz und Nieren geprüft wird.
Merkmale eines Big Bangs
Dass ein Big Bang schneller als der wellenbasierte Ansatz zum Ziel führen sollte, ist bekannt. Denn die Methode setzt auf ein Einzelprojekt, für das vier Testzyklen umgesetzt werden müssen, statt mehrere Wellen mit jeweils drei bis vier Tests. Zudem können bei einem Big Bang personelle Ressourcen gezielt eingesetzt werden, da es nicht zu überlappenden Projektwellen kommt, die gleichzeitig gesteuert werden müssen. Darüber hinaus kann mit dem Umstieg das alte System stillgelegt und lediglich zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten verfügbar gehalten werden. Dadurch entfällt der parallele Betrieb von Alt- und Zielsystem – und damit auch der Pflegeaufwand für zwei Umgebungen. Doch damit nicht genug. Denn wenn beim Umstieg das gesamte Unternehmen gleichzeitig zum Zielsystem wechselt, sind reibungslose Intercompany-Beziehungen und -Prozesse, in die mehrere Buchungskreise eingebunden sind, sofort nutzbar. Interimsprozesse oder Schnittstellen entfallen, wie sie beim wellenbasierten Ansatz für eine Übergangsphase entwickelt werden müssten.
Den Wandel gestalten
Das Change Management lässt sich beim Big Bang leicht konsistent gestalten. So ist eine einheitliche Kommunikation möglich und Schulungen können gemeinsam geplant werden. Zudem zieht die gesamte Organisation an einem Strang und arbeitet gleichzeitig am Projekterfolg. Dies bietet gerade Skeptikern Orientierung und ein Gemeinschaftsgefühl. Wichtig im Rahmen des Change Management ist es zudem, die Mitarbeitenden regelmäßig über den Projektverlauf zu informieren.
Selektive Datentransformation
Je nach Status quo zu Projektbeginn kann für Unternehmen ein Greenfield-Ansatz Sinn ergeben, bei dem keine alten Stammdaten und Prozesse übernommen werden. Sollen diese erhalten bleiben und auf ihnen aufgebaut werden, bietet sich hingegen ein Brownfield-Ansatz an, bei dem das System inklusive aller Datensätze nach S/4Hana konvertiert wird. Selten ist jedoch eine der beiden Extremausprägungen das Mittel der Wahl. Vielmehr entscheiden sich viele Unternehmen für einen Mittelweg, die selektive Datentransformation. Hierbei werden z.B. fehlerhafte, redundante oder nicht mehr benötigte Daten bei der Transformation zurückgelassen. Bei der technische Migration lässt sich Software wie CBS ET Enterprise Transformer verwenden. Diese wandeln Stamm-, Übergangs- und historische Daten in Hana-kompatible Formate um. Diese Migrationstools helfen dabei, selbst komplexe Projekte mit Near Zero Downtime abzuwickeln.
Systemwechsel als Chance
Mit Spezialsoftware und passender Methodik sind weltweite Systemwechsel an einem Wochenende durchaus machbar. Das spart Zeit und Kosten und es fallen sogar einige der Fallsticke eines wellenbasierten Ansatzes weg. In Verbindung mit einer selektiven Datenübernahme und Migrationstools, können Unternehmen die Umstellung als Chance für eine Optimierung der Geschäftsprozesse oder Neustrukturierung nutzen und sich zukunftssicher aufstellen.
