Die Einführung eines softwarebasierten Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems ist für viele Unternehmen ein strategischer Schritt, um Wettbewerbsfähigkeit, Verlässlichkeit und Transparenz zu sichern. Meist wird die Entscheidung auf Geschäftsführungsebene getroffen. Doch ob das System am Ende erfolgreich ist, entscheidet sich im Alltag der Mitarbeitenden. Sie sind es, die die Software täglich nutzen, ihre Prozesse dokumentieren und das System mit Leben füllen. Genau hier zeigt sich die größte Herausforderung: Wird das Man-agementsystem als bürokratische Pflicht oder zusätzliche Belastung empfunden, entsteht oft Widerstand. Entfaltet es dagegen schnell einen spürbaren Nutzen, wandelt sich anfängliche Skepsis meist zu Akzeptanz, die in Engagement umschlagen kann. Die zentrale Frage für Softwareentwickler lautet daher: Wie lassen sich Managementsysteme so gestalten, dass sie nicht nur Inhalte normkonform abbilden und den Anforderungen der Auditoren genügen, sondern im User-Alltag eine echte Arbeitserleichterung bieten?
Technik für Menschen
Hier setzt die Aachener Firma ConSense an. Das Unternehmen entwickelt seit 2003 skalierbare Anwendugnen für Qualitätsmanagementsysteme (QMS) und Integrierte Managementsysteme (IMS), die sowohl auf kleine und mittelständische Unternehmen als auch auf weit verzweigte Konzerne mit international verteilten Standorten ausgerichtet sind. Dabei liegt der Fokus der Entwickler nicht nur auf der Technik, sondern ganz besonders auf der Praxistauglichkeit. „Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass vor allem zwei Aspekte den Erfolg eines Systems befördern: Eine gute Suchfunktion, mit der sich Informationen schnell und zuverlässig auffinden lassen, und automatisierte Abläufe, die den Nutzerinnen und Nutzern Routineaufgaben abnehmen und die Vorgänge weniger fehleranfällig machen“, sagt Dr. Alexander Künzer aus der Geschäftsführung von ConSense. Mit der neuen SearchExperience und der Überarbeitung des Moduls ConSense Forms hat der Aachener Entwickler genau diese Features seiner Software weiterentwickelt.
Die Suchfunktion denkt mit
Die Funktion SearchExperience soll ein klassisches Problem lösen, das wohl jeder kennt, der schon einmal in einem komplexen Managementsystem nach einer Information gesucht hat: Oft beginnt die Suche mit der Frage nach dem exakten Begriff. Wer hat sich in solchen Momenten nicht schon mal gewünscht, einfach nur einige Schlagworte in das Managementsystem eingeben zu können und quasi sofort Dokumente, relevante Prozesse und sonstige Informationen zu erhalten? Das leistet die neue Such-Engine, die ab Release 2025.1 in die Anwendung integriert ist. Die Volltextsuche geht dabei weit über die klassische Dokumentensuche hinaus. Sie erfasst zentrale Systemstrukturen ebenso wie die Bereiche Maßnahmen, Audits oder Kennzahlen. Ergebnisse lassen sich auf Knopfdruck abrufen, inklusive der Angabe von Fundstellen, Kontext und weiterführenden Einstiegen. Mit verschiedenen Filtern kann die Suche präzisiert werden. Das System liefert dann relevante Dokumente sowie zugehörige Prozesse oder Maßnahmen. Interaktive Funktionen erlauben es zudem, direkt aus der Suche Dashboards, Konfigurationen oder Hilfstexte zu öffnen, oder Shortcuts zu Aktionen wie dem Erstellen von Elementen zu nutzen. „Eine klassische Situation aus dem Alltag ist die Suche nach Informationen, die man nicht tagtäglich benötigt. Wer sich beispielsweise über eine konkrete Maßnahme informieren will, kann jetzt gezielt in bestimmten Vorgängen suchen und kommt schneller zum Ziel“, schildert Dr. Alexander Künzer. Die neue Systemsuche wurde zudem optisch überarbeitet.
Künstliche Intelligenz integriert
Seit der Version ConSense 2025.1 ergänzt die integrierte KI-Recherche die klassischen Suchfunktionen. User können eine Anfrage in natürlicher Sprache stellen, die KI liefert Dokumente und Prozesse inklusive Vorschaubildern. „In diese Richtung wird unsere Entwicklung weiterlaufen, immer unter dem Grundgedanken: Je einfacher die Anwendung, desto größer der Nutzen und damit die Zustimmung im operativen Einsatz – so wird aus der Suchfunktion ein Akzeptanztreiber für das System“, fügt Künzer hinzu.
Formulare zügig erstellen
Nach dem gleichen Leitmotiv unterstützt das elektronische Formular- und Workflowmanagement ConSense Forms die Arbeit mit dem Managementsystem. Mit dem Modul werden Formulare ohne spezielle Programmierkenntnisse erstellt, bearbeitet und durch automatisierte definierte Workflows im Unternehmen verteilt. So lassen sich Abläufe von Reklamationen über das Vertragsman-agement bis hin zum Urlaubsantrag abbilden und verwalten. Bisher war das Formularmanagement-Modul eine Ergänzung der Software Suite, nun wurde es auch in die webbasierte Anwendung ConSense Portal integriert. Die aktuelle Formularverwaltung soll mit ihrem grafischen Workflow-Editor mehr Freiheiten in der Gestaltung bieten. Workflows werden als Flowcharts dargestellt, um Abläufe anschaulicher darzustellen. Selbsterklärende Icons zeigen die verschiedenen Aktivitäten an, z.B. den Versand von E-Mails oder die Änderung von Verantwortlichkeiten. Zudem gibt es nun vorkonfigurierte Vorlagen für Standardvorgänge wie das Reklamations- oder Vertragsmanagement, Unfallanzeigen und mehr. „Uns war bei der Weiterentwicklung wichtig, dass sich die automatisierten Workflows dem Arbeitsprozess unserer User anpassen und nicht umgekehrt“, schildert Dr. Alexander Künzer. So soll die neue Version insgesamt flexibler und nutzerfreundlicher sein.
Lebendige Qualitätskultur
Wo Nutzerinnen und Nutzer positive Erfahrungen mit ihrem Managementsystem machen, wächst die Bereitschaft, es aktiv anzuwenden. Eine komfortable und funktionale Suchfunktion leistet dazu einen maßgeblichen Beitrag. Das gleiche gilt für leicht zu erstellende Formulare und Workflows, da sie die individuellen Abläufe im Unternehmen abbilden. Das Resümee von Künzer: „So wird aus Pflicht Selbstverständlichkeit und aus Skepsis Überzeugung. Mehr noch: Mitarbeitende, die den Nutzen erleben, werden zu Fürsprechern im Unternehmen. Sie werben unter der Belegschaft für das System und tragen so zu einer lebendigen Qualitätskultur bei.“
