Das passende Konzept finden
Aufbauend auf diese Erkenntnisse kann die Abbildung der Dokumentation in den IT-Tools konzipiert werden. Dabei sollte niedriger Aufwand für die Dokumentenerstellung und -bearbeitung seitens der Mitarbeiter im Fokus stehen. Denn viele Unternehmen leiden darunter, dass viel Zeit mit dem Suchen und dem Zugang zu Dokumenten verbracht wird. Mitarbeiter mit verschiedenen Aufgaben müssen auf Informationen mit unterschiedlichem Kontext aus verschiedenen Systemen zugreifen. Die benötigten Dokumente jedem einzelnen Mitarbeiter in einem für ihn geeigneten System zu hinterlegen, führt aber häufig zu Redundanz und Unzuverlässigkeit der Informationsaktualität.
Das zeigt das Beispiel eines Serviceinsatzes: Der Techniker hat eine Anlage für einen Kunden zu reparieren und benötigt dafür vielseitige Informationen aus verschiedenen Systemen. Mittels Technologien wie Webservices und offenen Schnittstellen oder ‚Application Programming Interfaces‘ (API) ist es möglich, dem Mitarbeiter Dokumente oder spezifische Informationen in einem Webbrowser oder einer Portallösung maßgeschneidert auf seine Bedürfnisse darzustellen. Somit kann der Techniker praktisch in jeder Situation systemübergreifend auf Informationen und Dokumente zugreifen, etwa aus dem Servicemodul einer ERP-Lösung und der Produktzeichung in PDM oder DMS. In Bezug auf die Verwaltung der Dokumente entstehen so zusätzliche Konzeptmöglichkeiten hinsichtlicheiner dezentraler Datenverwaltung.
Mitarbeiterbedürfnisse im Fokus
Durch die Übertragung der Grundideen des Digitalen Produktes – Produkt, Unternehmensprozesse und IT-Tools – auf die Anforderungen an eine integrierte Dokumentenverwaltung lassen sich diese drei Bausteine für den Aufbau effizienter Informationskonzepte nutzen. Damit kann die Dokumentation redundanzfrei und aktuell verwaltet werden, wodurch sich die Effizienz für Mitarbeiter beim Arbeiten an und mit Dokumenten steigern lässt. Wichtig ist festzustellen, wer welche Dokumente und Informationen benötigt und wer diese herstellt. Erst daraus folgt, wo diese am effizientesten erstellt werden: Basierend darauf können optimale Konzepte zur effizienten Verwaltung der Dokumentation entwickelt werden.
