Individuelle Prozesse prägen in vielen Industrieunternehmen Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit. Sie sind das Ergebnis jahrelanger Erfahrung, kontinuierlicher Optimierung und tiefen Prozessverständnisses – insbesondere im deutschen Mittelstand. Nicht selten sind sie der Grund, warum ein Unternehmen schneller, verlässlicher oder wirtschaftlicher arbeitet als der Wettbewerb. Kommt ein ERP-System ins Spiel, können diese Stärken zur Gretchenfrage werden: Lässt sich die Prozessrealität abbilden, ohne dass das System zum Wartungsfall wird? Und wie bleibt man updatefähig, wenn sich Abläufe nicht von der Stange abbilden lassen?
Komplexität im angepassten ERP-System
Auch die international ausgerichtete Fernsteuergeräte Kurt Oelsch GmbH (FSG) stand vor dieser Herausforderung. Über Jahre hinweg hatte FSG seine ERP-Anwendung konsequent an die eigenen Abläufe angepasst – mit Erfolg, aber auch mit wachsender Komplexität. Spätestens mit dem anstehenden Versionswechsel und dem Wunsch nach einer Rückkehr in den Standard stellte sich die Frage, ob es einen Weg gibt, Standardfähigkeit und bewährte, individuelle Prozesse dauerhaft miteinander zu verbinden.
90 Prozent Fertigungstiefe
FSG entwickelt und produziert robuste Mess- und Sensortechnik für den Einsatz in anspruchsvollen Umgebungen – von der Bahntechnik über Offshore-Anwendungen bis hin zu mobilen Maschinen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin betreibt drei weitere Standorte in Deutschland sowie zwölf Vertretungen weltweit. Die hohe Fertigungstiefe von 90 Prozent und die vielen Produktvarianten prägen die eng verzahnten Abläufe. Das bestimmte auch den Umgang mit dem ERP-System. Über viele Jahre hinweg nutzte der Hersteller PSIpenta ergänzt um viele Eigenentwicklungen, die eine Abbildung der individuellen Prozesse ermöglichten.
Zurück zum Standard
Dieser Weg hatte auch strukturelle Konsequenzen. Wartungsaufwand und Abhängigkeiten nahmen zu, und viele Anwendungen ließen sich nicht ohne Weiteres in eine neue ERP-Generation integrieren. Ruben Disterheft, Head of Corporate Planning & Strategy bei FSG, erinnert sich: „Wir haben uns in dieser Situation sogar andere ERP-Systeme angeschaut – aber die konnten unsere Anforderungen nicht abdecken. Am Ende ging es nicht um ein neues ERP-System, sondern darum, wie wir unsere speziellen Prozesse im Standard abbilden und weiterentwickeln, ohne dass jede Anpassung zum Sonderprojekt wird.“
Modellieren statt Programmieren
Mit der Vorstellung des PSIpenta/ERP Workflow Developers wurde für FSG genau dieser Weg frei. Das Modul ergänzt das ERP-System um eine Ebene, auf der sich Prozesslogik modellieren und steuern lässt, ohne dazu in den ERP-Kern eingreifen zu müssen. Statt Abläufe im ERP-Code zu programmieren, werden sie über eine zentrale Web-Plattform gestaltet und ausgeführt. Für die Anwender können daraus schlanke, rollenbasierte Oberflächen entstehen, die den Prozess Schritt für Schritt führen und dabei weitere Systeme einbinden. Die technische Grundlage bildet die Workflow-Engine Camunda, die auf dem Standard BPMN (Business Process Model and Notation) basiert. „In Tests wurde klar, wie einfach und effizient das funktioniert. Ein Prozessverantwortlicher beschreibt die Abläufe, die einfach skizziert, modelliert und bei Bedarf genauso einfach justiert werden“, sagt Ruben Disterheft.
Zukunftsfähig und agiler
Auf die neue ERP-Version und damit zurück zum Standard zu wechseln, gewann für FSG eine hohe Bedeutung: Neben dem technischen Update stellte der Wechsel die grundlegenden Weichen für eine effiziente, anpassungsfähige Prozesslandschaft über Systemgenerationen hinaus – und bis hin zu einer möglichen Weiterentwicklung in Richtung Cloud. Disterheft erläutert: „Mit dem Workflow Developer müssen wir unsere Prozesse nicht aufgeben, um standardfähig zu werden und langfristig zu bleiben. Das ist für uns ein echter Gamechanger.“
Effiziente Lagerprozesse
Wie praxisnah sich diese Prozessmodellierung im Alltag bewährt, zeigt sich etwa im Lager der Firma. Dort geht es nicht um einfache Entnahmen nach Reihenfolge, sondern um eine über Jahre optimierte Arbeitsweise zur Weg- und Zeitersparnis: In den Gängen stehen sich jeweils zwei Regale gegenüber. Mitarbeitende bedienen immer nur die beiden gegenüberliegenden Bereiche und arbeiten sich sukzessive Abschnitt für Abschnitt vor. Materialanforderungen arbeiten sie zudem nicht einzeln ab, sondern gebündelt für mehrere Fertigungsaufträge. Der Workflow Developer bildet die Arbeitsweise so ab, dass sie im ERP-Standard direkt unterstützt wird. „Wir mussten unseren Prozess nicht vereinfachen, damit das System ihn versteht – wir konnten ihn so modellieren, wie er tatsächlich funktioniert“, sagt der Projektverantwortliche.
Integrierte Lagersysteme
Ein zentraler Baustein ist die Integration von Kardex-Anlagen. Gerade bei automatisierten Lagersystemen entscheiden Taktung und Bündelung darüber, wie effizient Entnahmen erfolgen – oder ob unnötige Unterbrechungen entstehen, etwa durch ständig neu auszulösende Fahrbefehle. Bei FSG steuert der Workflow auch, wann welches Tablar angefordert wird und in welcher Reihenfolge die Anlagen bedient werden. Entnahmen lassen sich dadurch sinnvoll zusammenfassen: Ein Mitarbeitender entnimmt aus einem Tablar alles, was gerade anliegt, auch für verschiedene Aufträge, bevor er zur nächsten Anlage wechselt.
Bedienung nach bewährtem Konzept
Eine besonders wichtige Rolle spielt die Bedienbarkeit der ERP-Anwendung. Die Oberflächen sind so gestaltet, dass sofort erkennbar ist, welcher Schritt als Nächstes ansteht, mit möglichst wenigen Klicks. Gleichzeitig bleibt der Hersteller flexibel in der Wahl der Endgeräte: Prozesse lassen sich auf großen Bildschirmen ebenso nutzen wie auf mobilen Geräten.
Fertigungsdaten webbasiert erfassen
Auch in der Fertigung zahlt sich dieser Ansatz aus. Mit der webbasierten Fertigungsdatenerfassung melden Mitarbeitende Zeiten direkt am Prozess zurück, etwa durch Scannen eines Fertigungsauftrags oder manuelle Eingabe. Damit entfällt der Run der Mitarbeitenden auf stationäre Terminals am Schichtende, und Rückmeldungen sind näher an den tatsächlichen Arbeitsablauf gerückt. „Gerade bei der Zeiterfassung haben wir gemerkt, wie viel Akzeptanz entsteht, wenn Bedienung und Prozess wirklich zusammenpassen“, berichtet Ruben Disterheft.
Individuell und standardfähig
Für FSG hat sich mit dem PSIpenta/ERP Workflow Developer ein Weg geöffnet, Standardfähigkeit und individuelle Prozesse dauerhaft zusammenzuführen. Der Schritt zurück in den ERP-Standard bedeutet damit nicht, bewährte Abläufe zu ersetzen, sondern sie so zu modellieren, dass sie wartbar bleiben und sich gezielt weiterentwickeln lassen. Auf dieser Basis plant der Produzent, weitere Prozesse umzusetzen. Im Fokus steht dabei auch der Multisite-Kontext: Wenn mehrere Standorte zusammenarbeiten, müssen Abläufe standortübergreifend konsistent steuerbar sein und gleichzeitig Raum für notwendige Unterschiede lassen. Damit wird der Workflow Developer für FSG vom Projektergebnis zum strategischen Baustein der Prozesslandschaft.
