Die Zahl der Ausschreibungen, die mangels wettbewerbsfähiger Angebote scheitern, steigt. Anbieter halten sich aus rationaler Kalkulation häufig zurück: Sie haben hohe Opportunitätskosten und fürchten die langfristigen Risiken. Zudem wirken viele Vergabeprozesse unstrukturiert, intransparent oder opportunistisch. Die implizite Botschaft lautet häufig: ‚Die Regeln ändern sich jederzeit.‘ Für Anbieter können diese Prozesse so viel Unsicherheit enthalten, dass sie auf eine Teilnahme verzichten. Zugleich fehlt Einkäufern häufig die Zeit oder das methodische Rüstzeug, um der strukturellen Schwächung zu begegnen. Doch genau hier setzen spieltheoretisch fundierte Vergabe- und Verhandlungsmethoden an.
Vom Preisdrücken zum Mechanism Design
Spieltheorie versteht Vergabeprozesse als eine strategische Auseinandersetzung mehrerer, oft unvollständig informierter Teilnehmer. Jeder Bieter beobachtet und interpretiert das Verhalten des einkaufenden Unternehmens – aber auch sehr genau die Handlungen seiner Wettbewerber, soweit dies möglich ist. Er wägt Optionen ab und reagiert taktisch. Wer als Einkäufer weiß, wie er diese Dynamiken strukturiert, statt sie zu ignorieren, nimmt die Zügel in die Hand, gewinnt Kontrolle und erzielt ein besseres Ergebnis. Der Hebel heißt Mechanism Design. Dieser Teilbereich der Spieltheorie befasst sich mit der bewussten Gestaltung von Entscheidungs- und Verhandlungsprozessen. Ziel ist es, Rahmenbedingungen so zu setzen, dass sich Anbieter im eigenen Interesse kompetitiv verhalten. Und zwar auch dann, wenn sie sich eigentlich zurückhalten wollen.
Warum klassische Vergaben scheitern
Ein typischer Fehler vieler Einkaufsabteilungen liegt im vermeintlich flexiblen Vorgehen: Offene Prozesse, fehlende Verbindlichkeit und unklare Zuschlagskriterien gehen oft mit der Hoffnung auf bessere Ergebnisse durch Spontanität einher. In Wahrheit jedoch verhindert genau diese Unverbindlichkeit strategisches Verhalten und fördert taktisches Abwarten.
Ein Beispiel: Ein Tier-1-Zulieferer im Automotive-Sektor wollte einen strategischen Entwicklungsauftrag vergeben. Ein sogenannter Innovationstag mit potenziellen Lieferanten sollte Wettbewerb erzeugen, wurde aber ohne Regeln und einen klaren Prozess durchgeführt – der Einkauf konnte die Anforderungen jederzeit ändern. Vor diesem Hintergrund verhielten sich die Bieter rationalerweise defensiv – der Auftrag wurde nicht vergeben. Ein anschließend entwickelter, klar strukturierter spieltheoretisch optimierter Vergabeprozess mit verbindlichen Regeln, Ausschlussmechanismen und monetarisierten Bewertungskriterien führte zu ernsthaften Angeboten und zu einer Senkung der Angebotspreise um durchschnittlich 22,4 Prozent. Die Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen von Retarus ermöglichen effiziente Abläufe ohne manuellen Aufwand oder Kompromisse bei der Datensouveränität ‣ weiterlesen
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Wettbewerb statt Preisblindheit
In klassischen Ausschreibungen geben Anbieter einmalig ein Angebot ab, das meist auf Annahmen basiert und einen Puffer beinhaltet. Verhandelt wird dann oft bilateral. Der Wettbewerbsdruck bleibt niedrig, Spielräume werden nicht genutzt. Spieltheoretisch optimierte Prozesse setzen hingegen auf mehrstufige, strukturierte Verhandlungsformate. Alle Anbieter kennen vorab die Regeln, die Zahl der Runden und die Entscheidungslogik. Aus Käufersicht relevante Unterschiede zwischen Bietern wurden monetär bewertet und werden im sogenannt Verhandlungspreis berücksichtigt. Er repräsentiert dann nicht den monetären Preis, sondern den Preis und alle monetär bewerteten Vor- und Nachteile – vergleichbar mit den Total Cost of Ownership. Oft geben Bieter zunächst Initialangebote ab, deren Höhe im Vergleich zu anderen Bietern voher festgelegte und den Bietern bekannte Konsequenzen hat: Diese reichen vom Ausschluss von den Verhandlungen bis zu deutlich gesteigerten Chancen in späteren Verhandlungsphasen. In den folgenden Runden können die Bieter ihre Angebote verbessern. Die Wahrscheinlichkeit, den Auftrag zu erhalten, steigt mit jeder Verbesserung ihres Angebots. Dieser Prozess zwingt zur ernsthaften Kalkulation, eröffnet neuen Anbietern Chancen und zwingt auch etablierte Lieferanten, ihre Angebote zu verbessern. Auf diese Weise steuert der Einkauf den Verhandlungsprozess und über die gesetzten Anreize das Verhalten der Anbieter. Interessanterweise ist der Vorteil dieser Herangehensweise umso größer, je komplexer die zu beschaffende Leistung ist und je schwieriger die Leistungen von Lieferanten verglichen werden können.
Beispiel OEMs vs. Distributoren
Ein Maschinenbauunternehmen plante die Beschaffung von Maschinen im zweistelligen Millionenbereich. Ursprünglich sollten die OEMs unverbindliche Preislisten einreichen, während die finalen Verhandlungen mit den Distributoren geführt werden sollten. Dadurch lagen die eigentlichen Preishebel bei den OEMs, konnten aber nicht wirksam genutzt werden. Durch eine Umkehrung des Prozesses entstand ein glaubwürdiges Alternativszenario: Zunächst gaben die Distributoren Gebote über ihre Gesamtkonditionen ab – einschließlich Garantien und Servicelevels. Auf dieser Basis wurden anschließend finale Preisverhandlungen mit den OEMs geführt. So entstand echter Verhandlungsdruck auf OEM-Seite, die Angebote wurden vergleichbarer, und das Unternehmen erzielte eine signifikante Kostensenkung.
Angebotsverhalten verändern
Ein Mittelständler vergab regelmäßig große Bauleistungen. Trotz vieler Anbieter deuteten steigende Preise auf Absprachen unter ihnen hin. Ein spieltheoretisch für diese Situation entwickeltes sogenannt Flexdesign half: Dabei wurden keine Losgrößen oder Pakete vorgegeben, sondern Mengen im Verhandlungsprozess festgelegt. So standen erstmals die Kapazitäten vieler kleiner Bieter in Wettbewerb mit den Kapazitäten weniger großer Bieter. Alle Bieter kannten die Zuschlagslogik, aber nicht das Verhandlungsergebnis, Absprachen waren logisch nun unmöglich. Die spieltheoretisch optimierten Verhandlungen erzielten Preissenkungen von 15 bis 32 Prozent.
Wirkt gerade im Mittelstand
Viele Mittelständler verfügen über eingeschränkte Ressourcen im Einkauf. Zeit, Personal und Datenlage sind begrenzt. Dennoch oder gerade deshalb wirkt spieltheoretisches Vorgehen hier besonders stark. Schon kleine strukturelle Änderungen im Prozess erzeugen oft hohe Wirkung und führen zu besseren ROIs. Die Methoden können schrittweise eingeführt werden und lassen sich dann skalieren.
