Als Karl Adams sein Unternehmen für den Kessel- und Apparatebau sowie für die Entwicklung von Spezialarmaturen im Jahr 1960 gründete, stand er bereits kurz vor der Anmeldung seines bedeutendsten Patents: eine dreifach-exzentrische Armatur, die bis heute zu den am stärksten nachgefragten Erzeugnissen des Herner Familienunternehmens zählt. Zum weiteren Portfolio gehören Abdicht-, Drossel- und Regelklappen, Rückschlagklappen und Speziallösungen mit großen Nennweiten, hoher Druckresistenz und minimalen Toleranzen. Alle Produkte müssen höchsten Ansprüchen genügen, da sie im Kraftwerks-, Wasser- und Kernkraftwerksbereich, im petrochemischen Umfeld, bei der Bereitstellung von Fernwärme oder bei der Förderung von Öl und Gas zum Einsatz kommen. Alle Armaturen haben gemeinsam, dass sie eine Schutz- und Sicherheitsfunktion für dahinterliegende Pumpen, Turbinen oder andere Absperrorgane ausüben.
Verschiedene Anforderungen
Herstellungsseitig bietet Adams zwei grundlegende Produkttypen an. Die erste Variante sind Gussarmaturen, deren Komponenten weitgehend fertig geliefert werden. Der Aufwand für die weitere Bearbeitung dieser Gussarmaturen ist moderat, die Fertigungstiefe relativ gering. Anders verhält es sich bei der zweiten Produktgruppe: Die Schweißkonstruktionen werden immer gemäß den jeweiligen kundenindividuellen Spezifikationen gefertigt und durchlaufen den vollständigen Wertschöpfungsprozess inklusive sämtlicher Konstruktions- und Fertigungsschritte bei Adams. Lange setzte der Amaturen-Spezialist auf ein ERP-System, das aber aufgrund fehlender Funktionalität und umständlicher Bedienbarkeit nie für die erforderliche übergreifende Prozesstransparenz sorgte. 2019 entschieden die Verantwortlichen, auf das Multiprojektmanagement-System AMS.ERP zu wechseln.
Hohe Fertigungstiefe
Die Fertigungstiefe von Adams zeigt sich in den 14 Produktionshallen. Das Unternehmen verfügt unter anderem über eine eigene Schweißerei, Zerspanung, mechanische Abteilung und Montage. Schweißroboter, Walzanlagen, CNC-Maschinen, 3D-Messmaschinen und Faro-Messarme stehen ebenso zur Verfügung wie Wasserstrahl- und Brennschneidanlagen. Bis auf einige Spezialbeschichtungen können alle Fertigungsschritte eigenständig ausgeführt werden, was laut Vertriebsmitarbeiter Dino Dongowski die große Stärke des Unternehmens darstellt: „80 Prozent unserer Produkte sind auf die jeweiligen individuellen Anwendungsfälle zugeschnitten. Viele Interessenten wenden sich von vornherein ausschließlich an uns, weil sie wissen, dass kein anderer Anbieter ihren speziellen Bedarf erfüllen kann“, führt der Sales Manager aus.
Spezialsystem benötigt
Das neue ERP-System sollte dieses komplexe Projektgeschäft und dessen Fertigungsprozesse abbilden. Die Verantwortlichen entschieden sich für AMS.Solution. Neben dem passenden Zuschnitt auf die kleine Losgrößen waren für das Unternehmen die Bedienung der Software sowie die Art der Informationsbereitstellung ausschlaggebend. „Wir benötigten ein System, mit dem alle Beschäftigten unkompliziert arbeiten können, weil sie sich intuitiv darin bewegen können“, sagt ERP-Projektleiter Tobias Bellach. Die Implementierung sollte zunächst 2020 erfolgen, wurde aber aufgrund interner Nachbesserungen auf Prozessebene auf 2021 verschoben. Eine neue Gruppenleiterin in der Konstruktion wieß etwa darauf hin, direkt eine Schnittstelle vom CAD- bzw. dem PDM-System in das ERP-System zu erstellen, anstatt die Daten, wie ursprünglich vorgesehen, manuell zu übertragen.
Implementierung nach Plan
Die anschließende Implementierung lief in weiten Teilen reibungslos – vor allem gemessen an der Firmengröße mit ca. 250 Mitarbeitenden und der Tiefe des Nutzungsgrads der ERP-Software. „Wir haben neben dem Standardpaket sehr viele weitere optionale Module gleichzeitig eingeführt, etwa für Dokumentenmanagement, mobilen Zugriff, Business-Intelligence sowie die Zollsoftware AMS.Export. Neben der Migration von 17 Millionen Daten führte dies anfangs natürlich zu einem erhöhten Arbeitsaufwand“, sagt Tobias Bellach. Ab Mitte 2021 lief das System. Dafür erstellte die unternehmenseigene IT eine Reihe von Dashboards für die Abteilungen, mit denen die sich digital organisieren konnten. Dies unterstützte das übergeordnete Ziel, die ehemals papierbasierten Prozesse in den Abteilungen zu ersetzen. Zudem definierten die Projektverantwortlichen, welche Dokumente an welchem Ort im DMS archiviert und wie diese benannt werden müssen. In die Karten spielte ihnen zudem, dass nach vorangegangener prozessseitiger Festlegung jedwede Art von Berichten an jeden beliebigen ERP-Datensatz angehängt werden kann.
Abläufe durchgehend digital
Die Effekte in Sachen Effizienzgewinn zeigen sich in ehemals papierintensiven Abteilungen wie dem Vertrieb, der zuvor fast ausschließlich mit Ordnern gearbeitet hatte. Aber auch der Einkauf, wo im Vergleich dazu vorher schon weniger gedruckt worden war, profitiert von gestiegener Transparenz. Denn Lieferscheine beispielsweise wurden nach wie vor manuell bearbeitet. Darüber hinaus wurden Bestellungen immer noch ausgedruckt, um das gelieferte Material manuell abhaken zu können. „Unsere Abläufe sind heute komplett digital und laufen über das System“, bekräftigt Tobias Bellach, der mittlerweile alleiniger ERP-Verantwortlicher ist. Für Fehlervermeidung und immense Zeitersparnis aufseiten der Konstruktion bzw. des Technischen Büros sorgt die bereits erwähnte Schnittstelle zwischen dem PDM-System Edge PLM Compact und der ERP-Software, in der nach der Übertragung der Daten automatisch eine Stammstückliste angelegt wird. Während früher selbst die Anfertigung einer 1:1-Kopie eines Auftrags hohen Aufwand verursachte, weil alle Informationen per Hand abgeschrieben werden mussten, ist dies heute vollkommen problemlos. Selbst konstruktive Änderungen lassen sich durch die vorhandenen 3D-Zeichnungen unkompliziert abwickeln. Angesprochen darauf, was die Individualität der Armaturen zumeist ausmacht, nennt Dino Dongowski nicht die Maße und die Formen, sondern die unterschiedlichen Anforderungen an die Beschaffenheit und die Herkunft des Materials als erstes: „Viele Armaturen mögen exakt gleich aussehen. Während aber ein Kunde explizit Material aus China verlangt, will ein anderer dies auf keinen Fall. Ein dritter wiederum möchte allein Material aus Europa verwendet wissen.“ Dies liege meist an bestimmten Normen, die das Herkunftsland der Lieferanten oder den Ursprung des Materials betreffen und sei einer der Gründe dafür, weswegen viele Kunden spezielle Listen mit zugelassenen Lieferanten führten.
Eingriffe einfach möglich
Intensiv genutzt werden bei Adams die Optionen, selbstständig und ohne die Notwendigkeit weitreichender Anpassungen ins System eingreifen zu können. Neben Workflows zur Abbildung von Prozesslogiken führt der ERP-Verantwortliche vor allem die bereits erwähnten Dashboards an, für deren Erstellung keine externen Spezialisten mehr benötigt werden. Anders als in der Vorgängersoftware sind sie darüber hinaus vollständig ins System eingebunden und können von den jeweils Berechtigten aufgerufen werden, was ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium gewesen war. Statt über die früher übliche Arbeitsmappe wird beispielsweise die Arbeitsvorbereitung inzwischen mittels Dashboards darüber informiert, dass Stücklisten aktualisiert werden können und dass alle Teile vorhanden sind, um sowohl die Beschaffung anzustoßen als auch die Arbeitspläne anzulegen.
Nicht länger blind
Prozesssicherheit liefern auch die ERP-internen Checklisten, die sich für sämtliche Vorgänge und Abläufe hinterlegen lassen. Ein Beispiel: In dem Bereich, in dem die Halbzeuge aufgenommen werden, wurde für die Bearbeitung der Prüfergebnisse mittels dahinterliegender Checklisten ein Papierdokument durch einen digitalen Datensatz abgelöst. Es gibt in diesem Rahmen eine Checkliste, in die die Qualitätssicherung jederzeit Einblick hat. Weiterhin kommt eine sogenannte Auftrags-Checkliste zum Einsatz, die ausgehend von der geschätzten Konstruktionszeit des Technischen Büros und dem anvisierten Starttermin bis hin zur Produktprüfung jederzeit Auskunft über den aktuellen Abwicklungsstatus gibt. „Diese Transparenz war zuvor in keiner Weise vorhanden. Wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Auftrag meist ohne größere Vorankündigung eingegangen war, musste schnellstens improvisiert werden. Der Gebrauch strukturierter Checklisten mit der Reihenfolge der Arbeitsschritte stellt demgegenüber eine kleine Revolution im Unternehmen dar – im positiven Sinne“, sagt der Projektverantwortliche. Er fügt hinzu, dass dieses Vorgehen vonseiten der Abteilungen ursprünglich nicht unbedingt gewünscht gewesen war. Glücklicherweise habe sich das Projektteam jedoch durchgesetzt. Denn mittlerweile erkennen die Mitarbeitenden, dass sie sich ohne die zusätzlichen Informationen und die digitale Unterstützung nicht annähernd so effizient organisieren könnten und das Unternehmen konstruktionsseitig weiterhin blind wäre, wie Tobias Bellach es formuliert.
Sicher im Prozess verriegelt
Gefragt nach den größten positiven Effekten, die die ERP-Implementierung bei Adams Armaturen bewirkt habe, nennt Bellach demnach die gestiegene Transparenz bei reduziertem Papierverbrauch. „Wir haben versucht, an sämtlichen Stellen aufzuräumen und alle Abläufe so digital wie möglich zu gestalten. Letztlich waren es bis jetzt schon erheblich mehr als ursprünglich angenommen“, ergänzt er. Dadurch sei es gelungen, übergreifend Prozesssicherheit zu schaffen, weil alle Daten auswertbar sind und auf derselben Datenbank liegt. Die Investition in das ERP-System wurde nach Bekunden des Projektleiters ausdrücklich auch dazu genutzt, die eigentlichen Fertigungsprozesse zu optimieren. So wurden beispielsweise verschiedene Maschinentypen neu gruppiert und es wurde eine Software für den innerbetrieblichen Transport erstellt, die jederzeit auf die ERP-Daten zurückgreift. Im Zuge der ERP-Einführung wurde darüber hinaus erstmalig eine zentrale Warenannahmestelle etabliert. Tobias Bellach ist mit dem Stand des bislang Erreichten sehr zufrieden und weiß zudem, dass das ERP-System noch viel an echtem Optimierungspotenzial bereithält: „Wir müssen uns in einem immer härteren Wettbewerb dauerhaft behaupten, weswegen wir gerade an tragfähigen Konzepten für die Zukunft arbeiten. Unser ERP-System ist in diesem Zusammenhang immer eine der zentralen Komponenten.“
