Die Hermle AG produziert Bearbeitungszentren und Automationssysteme für Kunden auf der ganzen Welt. Doch in Bezug auf die Stammdaten waren Prozesse über Jahre nicht standardisiert, es fehlten zentrale Zuständigkeiten und Eingangskanäle wurden nicht synchronisiert. Gerade bei der Größe der Maschinenfabrik – Hermle beschäftigt 1.400 Mitarbeitende – entstand so ein chaotischer Stamm an Kundendaten. „Das ist uns im Zuge der Digitalisierung auf die Füße gefallen“, erinnert sich Julian Hermle, Projekt- und Prozessmanager Digitalisierung Vertrieb beim Maschinenbauer.
Serienbrief legt Mängel offen
Anfang 2021 legte Hermle eine Serienbriefaktion an und stellte in diesem Zuge fest, dass die Qualität der Kundenstammdaten deutliches Verbesserungspotenzial hatte. „Wir haben bis heute sehr viele Rückläufer“, sagt Hermle. Das Projekt ‚Kundenportal‘, das in etwa zur selben Zeit auf den Weg gebracht werden sollte, rückte damit erstmal in die Ferne. Hermle berichtet: „Uns war klar, dass wir erstmal Ordnung ins Stammdaten-Chaos bringen mussten, bevor wir neue Projekte starten, für deren Prozesse korrekte Stammdaten die Grundlage bilden.“ Die Maschinenfabrik stellte deshalb zunächst eine Ist-Analyse an. Es galt ein Projektteam zusammenzustellen, die Prozesse zu definieren sowie die Know-how-Träger und Verantwortlichen ausfindig zu machen. Als der Zustand erfasst war, ging es daran, die Soll-Prozesse für die Anlage und Änderung von Kunden- und Lieferantenstammdaten zu bestimmen. Herausgekommen ist dabei ein Anforderungskatalog, der Hermle Orientierung bei der Suche nach einer passenden Software bot. Mit einer klassischen Marktanalyse machten der Projekt- und Prozessmanager und sein Team zwar einige Anbieter ausfindig, „aber es gab nicht so viele, die einen guten Eindruck hinterließen.“ Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH habe zum einen bei der Analyse positiv herausgestochen und war dem Unternehmen zum anderen bereits aus Projekten in anderen Geschäftsbereichen bekannt. Aufgrund der guten Erfahrungen und weil die Software FIS/mpm – eine SAP-Optimierung für das Stammdatenmanagement – überzeugte, fiel die Wahl auf FIS als Partner für das Stammdatenprojekt.
Zügige Umsetzung
Per Kick-Off im Oktober 2022 begann das Projekt, bereits im Dezember startete FIS mit der Realisierung. „Die Hermle AG hat sehr gute konzeptionelle Vorarbeit geleistet, deshalb konnten wir schnell in die Umsetzung und Implementierung unserer Software übergehen“, sagt Sandro Pfister, Consultant Enterprise Information Management bei FIS. Auch die gute Zusammenarbeit beider Unternehmen trug ihren Teil zur schnellen Umsetzung bei. „Das hat fachlich und menschlich immer gut gepasst“, sind sich Hermle und Pfister einig. Zu Beginn des Jahres 2023 war Pfister für Anwender- und Customizing-Schulungen vor Ort im Landkreis Tuttlingen, in dem die Hermle AG ihren Stammsitz hat, Anfang April gingen die neuen Geschäftsprozesse bereits live.
Trichter für neue Stammdaten
Seitdem sind die Abläufe beim Anlegen und Ändern von Kunden- und Lieferantenstammdaten festgelegt und Hermle arbeitet mit standardisierten und qualitativ hochwertigen Datensätzen. Synchronisierungsschwierigkeiten aufgrund verschiedener Eingangskanäle sind passé – bislang konnten Stammdaten nämlich sowohl im ERP- als auch im CRM-System angelegt und bearbeitet werden. Nun werden die Stammdaten in der zentralen Oberfläche der neuen Software zusammengeführt und erst nach erfolgreicher Validierung und dem Durchlaufen von Prüfroutinen an das Produktivsystem übergeben.
Ein bisschen Change
„Die Anlage neuer Kunden und Lieferanten ist klar, und jeder zuständige Mitarbeitende kann das wieder selbst bearbeiten“, sagt Julian Hermle. Denn zuvor war die Nutzung der Transaktion BP, also Business Partner, im SAP ERP verpflichtend. Um damit Stammdatensätze anzulegen, brauchte es allerdings ein gewisses Fachwissen. Das SAP-Addon von FIS erleichtert Anwendern die Stammdatenpflege über das Bedienkonzept sowie die Systemoberflächen samt rollenbasierter Ansichten. Auch die Rechte für die Bearbeitung sind nun definiert, nicht jeder Anwender kann alles machen. Genau an diesem Punkt lagen die Stolpersteine des Stammdatenprojekts. „Im Nachgang kam heraus, wer bislang welche Datensätze in welchem Umfang bearbeitet hat“, erzählt Hermle. Da das nun nicht mehr möglich ist – und vom Unternehmen auch nicht mehr erwünscht – war ein gewisses Change Management nötig. So berichtet Hermle: „Wir sind in den Dialog mit allen Beteiligten gegangen, haben Ihnen die Hintergründe für die neuen Prozesse erklärt und haben sie so für die Sache gewonnen.“
Grundlagen sind gelegt
Das Projekt ‚Kundenportal‘ kann Hermle aufgrund der erhöhten Stammdatenqualität nun endlich beginnen. FIS ist in dieses Projekt ebenfalls eingebunden, da die Daten, die im Kundenportal generiert und geändert werden, nicht unkontrolliert ins System laufen sollen, sondern über die implementierte Stammdatensoftware gesteuert werden.
