Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle: Seit 2025 müssen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen, ab 2027 wird der Versand schrittweise zur Pflicht. Wer über ein ERP-System mit integrierter E-Rechnungsverarbeitung verfügt, ist dieser Pflicht jedoch organisatorisch, rechtlich und wirtschaftlich einen Schritt voraus.
Klare Vorgaben, klare Perspektive
Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu verarbeiten. Ziel ist es, die Digitalisierung der Verwaltung zu fördern und Steuerbetrug durch medienbruchfreie Prozesse einzudämmen. Die positiven Effekte: Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisiert auslesen, prüfen und archivieren. Die Einbindung dieser Verfahren in die bestehenden Abläufe und das ERP-System verspricht auch für Unternehmen Potenziale, die von Verbesserungen der Prozessqualität bis hin zu mehr Transparenz im Finanzwesen reichen.
Sieben Argumente für die ERP-Integration
Die Effekte einer durchgängigen E-Rechnungsverarbeitung im ERP-System zeigen sich entlang des gesamten Prozesses – von der Erfassung bis zur Archivierung:
- Aufwand: Rechnungen werden automatisch erfasst und korrekt zugeordnet.
- Geschwindigkeit: Die Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Buchung sinkt.
- Fehlerquote: Digitale Validierung ersetzt manuelle Prüfungen.
- Transparenz: Der gesamte Rechnungsprozess bleibt nachvollziehbar.
- Rechtssicherheit: Archivierung, Formatprüfung und Zugriff erfolgen regelkonform.
- Datenqualität: Strukturierte Daten verbessern nachgelagerte Analysen.
- Ressourcenschonung: Papierberge, Scanprozesse und Lagerflächen entfallen vollständig.
Rechtlich absichern
Insbesondere Unternehmen aus dem Maschinenbau oder der Automobilzulieferindustrie verarbeiten täglich eine Vielzahl an Rechnungen. Komplexe Lieferketten, enge Zeitfenster und hohe Dokumentationspflichten erfordern hier durchdachte Prozesse. Eine ERP-gestützte E-Rechnungsverarbeitung hilft, das operative Geschäft zu entlasten und die rechtliche Absicherung zu stärken.
Da sämtliche Rechnungsdaten in einem zentralen System landen, können auch Einkaufs- und Projektteams darauf zugreifen. Statusmeldungen, Freigaben und Rückfragen erfolgen systemgestützt – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche Kommunikationsschleifen.
Integration mit System
Einige ERP-Anbieter haben ihre Systeme bereits um Funktionen zur E-Rechnungsverarbeitung erweitert. Der PSIpenta/ERP Invoice Connector von PSI Software integriert etwa strukturierte Eingangsrechnungen in Buchungs- und Archivierungsprozesse. Die Software verarbeitet eingehende E-Rechnungen automatisch und überträgt die Daten ins ERP-System.
Bessere Zusammenarbeit
Auch wenn gesetzliche Fristen die Umsetzung erzwingen – Unternehmen, die auf ein eingebundenes Tool im ERP-System setzen, erhalten nicht nur Rechtssicherheit, sondern schaffen auch eine Grundlage für skalierbare Abläufe, eine bessere Steuerbarkeit durch die Nutzung einer einheitlichen Datenbasis sowie eine höhere Reaktionsfähigkeit bei Marktveränderungen. Die Integration unterstützt darüber hinaus die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern: Digitale, normgerechte Rechnungen helfen, die Akzeptanz zu erhöhen, Rückfragen zu reduzieren und Zahlungsprozesse zu beschleunigen.
Potenziale heben
Mit dem verpflichtenden Empfang seit 2025 und der schrittweisen Einführung der Versandpflicht rücken digitale Rechnungsprozesse zunehmend in den Fokus. Mit einer in das ERP-System integrierten Rechnungsverarbeitung können sich Unternehmen rechtssicher aufstellen und Effizienzpotenziale heben.
