Losgröße Eins ist seit Jahrzehnten ein Leitgedanke vieler Industrieunternehmen – also die effiziente Fertigung von maßgeschneiderten Produkten ohne typische Nachteile der Einzelfertigung. Dabei sorgen flexible Herstellungsprozesse für kurze Reaktionszeiten und niedrige Kosten.
Aufwendiger Angebotsprozess
Für die Angebots- und Planungsphase heißt das jedoch: unterscheiden sich Produkte, steigt der Aufwand bei jeder Preiskalkulation. Dazu kommt eine komplexe Steuerung im ‚Buying Center‘. Hier wandert die Kundenanfrage zwischen technischen Zeichnern, Produktionsplanern und Key Account Managern mitunter hin und her, bis eine Konfiguration und ein Preis feststehen. Der Prozess ist ebenso zeitaufwendig wie fehleranfällig.
Wie eine datengetriebene Organisation hierbei für mehr Prozesssicherheit sorgen kann, zeigt das Beispiel des Unternehmens Beckmann mit Sitz in Hövelhof bei Paderborn: Mit seinen 16 Beschäftigten produziert das Unternehmen Kassensysteme, Einfahrtssäulen und Zugangsleser, die etwa in Parkhäusern oder Schwimmbädern zum Einsatz kommen.
„Rund 80 Prozent ist Projektgeschäft, wobei wir unsere Systeme in vielen Details individualisieren“, sagt Geschäftsführer Michael Beckmann. Die Kunden entscheiden im Vorfeld etwa darüber, wie die Bezahlung am Kassensystem funktionieren soll, ob die Einfahrt an der Schranke mit Nummernschild-Erkennung funktioniert oder welche Art von Touchpad zum Einsatz kommt. Für die verschiedenen Produktvarianten stehen insgesamt rund 50 Module zur Verfügung, die je nach Anwendungsfall kombinieren werden können.
Welches Modul passt?
Folglich mussten Vertriebsmitarbeitende im Gespräch mit den Kunden bereits sehr frühzeitig eine Modulauswahl treffen. Anschließend ließ sich das neu konfigurierte Bezahlsystem kalkulieren. Allerdings gab es dabei zwei Herausforderungen: Zum einen standen für ein Produkt wie den ‚Ticketgeber mit Vorhalteleser‘ nur bestimmte Module zur Verfügung – es lassen sich also nicht alle Einzelkomponenten miteinander kombinieren. Zum anderen entwickelt Beckmann seine Technologie ständig weiter, weshalb es für die Beschäftigten schwierig ist, die aktuell passenden Modulkombinationen auswendig zu kennen. Letzteres war in der Vergangenheit aber notwendig, denn die zuvor im Vertrieb eingesetzte Software hatte den Nachteil, dass es nur der Erfassung der Kundenanfrage diente und nicht bei der Produktkonfiguration unterstützte. „Deshalb kam es mitunter zu Fehlern. Es wurde also etwas zusammengestellt, das technisch nicht zusammenpasste“, erklärt Michael Beckmann. „Allerdings fiel uns das erst sehr viel später auf. Wir mussten dann unter Umständen kurz vor der Produktion den Kunden kontaktieren und Änderungen besprechen.“
Zugriff per Cloud
Vor diesem Hintergrund suchte Beckmann nach einer ERP-Software, die die Produktkonfiguration mit automatisierten Prozessen unterstützt und das Fehlerrisiko reduziert. Zudem sollte per Cloud der Zugriff auf das EPR-System von jedem Ort aus möglich sein. Unter sechs verschiedenen Systemen entschied sich Beckmann für Haufe X360. Ähnlich wichtig war die Suche nach einem ERP-Implementierungspartner mit Industrie-Knowhow, der die spezifische Wertschöpfung des Unternehmens analysiert. Die Wahl fiel hierbei auf das Unternehmen handeln.de aus Nürnberg.
Zwei Funktionen im Mittelpunkt
Bei Beckmann stehen nun vor allem zwei Funktionen der ERP-Software im Mittelpunkt: der Produktkonfigurator und das Finanzmodul. Das erstgenannte Element ist fester Bestandteil des ERP-Systems. Jeder Verkaufsprozess läuft hierbei entlang einer systemgeführten Checkliste ab: Vertriebsmitarbeiter:innen beantworten zusammen mit Kunden verschiedene Fragen zum gewünschten Produkt per Klick auf die angebotenen Optionen. Dabei beeinflusst jede Antwort die Auswahlmöglichkeiten bei der nächsten Frage. Man kommt also Schritt für Schritt dem Endprodukt näher. Am Ende erzeugt das ERP-System ein Angebot sowie individuelle Stücklisten und Arbeitspläne. „Wir haben dieses Modul seit einigen Jahren im Einsatz und es kam zu keinem einzigen Fehler. In der Folge muss auch niemand in der Geschäftsführung die Angebote kontrollieren. Das ist eine riesige Entlastung“, bestätigt Michael Beckmann.
Auch finanziell zeigten sich Effekte: Wo früher pro Jahr 50 bis 80 Leitz-Ordner mit ausgedruckten Rechnungen anfielen, kommt das Unternehmen heute mit einem einzigen Ordner aus – der Rechnungslauf erfolgt papierlos aus dem ERP-System heraus. Auch die Zahl der offenen Rechnungen hat sich dabei um rund 90 Prozent reduziert, weil Mahnungen nach abgelaufener Zahlungsfrist automatisiert erzeugt werden. Darüber hinaus überblickt Michael Beckmann den Status seines Unternehmen in einer neuen Weise, wie er betont: „Wie sieht der Bestelleingang aus, was für Produktaufträge wurden noch nicht abgearbeitet und wie entwickelt sich der Gewinn? Diese Fragen konnten wir in der Vergangenheit nur mühsam beantworten. Durch die ERP-Software haben wir nun einen Rundumblick auf alle Entwicklungen.“
