Gla-Wel aus dem niedersächsischen Melle produziert mit rund 150 Beschäftigten seit 1996 Bauteile aus Stahl, Edelstahl und Aluminium in hoher Fertigungstiefe. Die eingehenden Bestellungen der Kunden variieren dabei stark. Sie umfassen bis zu 100 verschiedenen Positionen, die entweder entsprechend den kundeneigenen Artikelnummern oder den jeweils korrespondierenden Zeichnungsnummern sowie deren Varianten-Index aufgebaut sind. Eine solche Bestellung manuell zu erfassen, dauerte bislang mehrere Stunden. Eine KI-basierte Software schafft das in durchschnittlich drei Minuten.
Die Software von Evy Solutions arbeitet mit einem textbasierten Ansatz, mit dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen. Es kommt also nicht darauf an, an welcher Stelle Informationen in einem Text stehen. Bei der Integration unterstützte die auf metallverarbeitende Produktionsbetriebe spezialisierte Oberschelp Unternehmensberatung.
„Vor der Einführung von Evy Xpact, hat sich eine Mitarbeiterin die neue Bestellung aus dem Eingangsordner geholt und sie manuell in das speziell auf die Metallbau-Industrie ausgelegte ERP-System Octoflex eingegeben. Da die Bestellungen oft viele Positionen umfassen – mit langen Bestellnummern – dauerte das bei beispielsweise 100 Positionen etwa zwei Stunden und war darüber hinaus sehr fehleranfällig“, sagt Hermann Oberschelp, Geschäftsführer des Implementierungsparners. Mit der neuen Software ist eine solche Bestellung in etwa drei Minuten im System angelegt. Inklusive Kontrolle durch die Sachbearbeiterin und gegebenenfalls nötiger händischer Anpassungen dauert die gesamte Bestellverarbeitung maximal 20 Minuten.
Lara Meyer zu Reckendorf, Vertriebs-Sachbearbeiterin bei Gla-Wel und verantwortlich für das Auftrags- und Bestell-Management war von Beginn an in die Einführung der Software eingebunden: „Durch die Lösung bin ich jetzt nicht mehr nur Auftragssachbearbeiterin, sondern ich erstelle mittlerweile auch Stücklisten und Arbeitspläne. Früher brauchte ich all meine Zeit zum Eingeben der Aufträge und Angebote, heute bearbeite ich anspruchsvollere Aufgaben“, sagt sie.
Die Funktionsweise
Der voll automatisierte Importprozess von Bestellungen und Anfragen in das ERP-System funktioniert wie folgt: Die Software liest aus Dokumenten wie etwa PDF- oder Office-Dateien sowie E-Mails die für die Bearbeitung des Auftrags bzw. der Anfrage nötigen Positionen aus. Dazu zählen etwa Mengen-, Artikel- und Kundennummer sowie Lieferadresse. „Bei den Artikeln ist die führende Kennzahl meist die Nummerierung der mitgeschickten Zeichnungsnummer, auf Basis derer der Metallverarbeiter die Bauteile unterscheidet und fertigt“, erklärt Oberschelp. Diese Zeichnungsnummern haben eine Historie, die sich im Laufe des Lebenszyklus mit der Weiterentwicklung des Bauteils ändert, was wiederum am Index der jeweiligen Nummer (etwa von A-Z oder 1-10) ersichtlich ist.
Automatisierter Abgleich
Die fertig ausgelesene Bestellung wird im nächsten Schritt über eine Schnittstelle in das ERP-System hochgeladen, wo der Auftrag dazu generiert wird. Die Daten der Bestellung und die im System hinerlegten Daten werden automatisiert abgeglichen – beispielsweise die Zeichnungsnummer samt Index. Gibt es eine Abweichung im Index, werden die Stammdaten des Artikels trotzdem angelegt, aber mit dem (neuen) Index aus der Bestellung, und die Position wird im ERP-System automatisch markiert. So sieht die Sachbearbeiterin sofort, dass die Bestellposition zwar zu einem bestehenden Artikelstamm gehört, es aber eine Indexänderung gibt und sie nacharbeiten muss.
Handelt es sich nicht um eine Bestellung, sondern um eine Anfrage, aus der ein Angebot generiert wird, dann gleicht das ERP-System ebenfalls ab, ob der Artikel bereits im Artikelstamm hinerlegt ist oder nicht. Im zweiteren Fall legt die Lösung dazu eine freie Artikelposition ohne Artikelnummer an, die dann in Folge manuell bearbeitet werden muss.
Einsatzbereit und anpassbar
Was die Einführung und weitere Entwicklung der Software betrifft, meint Oberschelp: „Gla-Wel konnte mit der Lösung binnen kürzester Zeit live gehen. Bereits nach zwei Wochen verarbeitete die Software die erste Bestellung exakt so, wie wir sie brauchen“. Zudem lässt sich der Trainingsmodus der Software mithilfe diverser Schlagworte individuell erweitern und verwalten.
Schneller und weniger Fehler
Für Oberschlep ist der größte Effekt die Zeitersparnis durch die automatische Erfassung und den Abgleich der Daten. „Aber auch die Fehlerminimierung, die sich dadurch ergibt, ist ein großer Vorteil“. Zukünftig soll die KI auch Bestell-E-Mails mit angehängten Zeichnungen, deren Dateiname mit den Zeichnungsnummern der bestellten Positionen korrespondieren, in das ERP-System übertragen. Das ERP-System importiert diese dann in die belegbezogene Dokumentenablage und hängt sie im Anschluss automatisch mit an die jeweilige (richtige) Bestellposition an. „Mit diesem Schritt minimieren wir die verbleibenden 20 Minuten, die die Sachbearbeiterin aktuell noch nach der Bestellerfassung bis zum Abschluss eines Auftrags aufwenden muss auf ein absolutes Minimum“, sagt Oberschelp.
