In den Lagern vieler Unternehmen finden sich zahlreiche vergessene Assets. Zwar sollten sie in den IT-System gelistet sein, tauchen aber doch nirgends auf. Oder sie sind laut Software ganz woanders verortet. Werden sie dann gesucht und nicht gefunden, ist die Ratlosigkeit oft groß. Im Zweifelsfall wird das Benötigte einfach neu bestellt, und das Totkapital wächst.
Assets in der neuen Arbeitswelt
Aber wie kann es sein, dass Laptops oder andere Arbeitsgeräte einfach im Off verschwinden und im schlimmsten Fall ungenutzt bleiben? In der modernen Arbeitswelt sind Assets nicht mehr so statisch wie früher. Sie wechseln Plätze und Besitzer: Heute im Homeoffice, morgen im Flex-Office und übermorgen ‚Workation‘.
Nachvollziehbar, dass die neuen, flexiblen Arbeitsweisen eine nicht unerhebliche Herausforderung für das Asset Management darstellen. Denn, die fliegenden Wechsel von Geräten und Arbeitsmitteln stets im Auge zu behalten und auch noch korrekt zu erfassen, ist für Field Manager nicht gerade einfach.
Kostenfalle Totkapital
Als totes Kapital verursachen diese Assets indirekt Kosten, die einem Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Geräte verstauben im Lager und neue Geräte werden angeschafft, weil niemand weiß, dass das Benötigte schon da ist. Bei unzureichender Datenpflege und -aktualisierung stößt dann auch die Asset-Management-Software an ihre Grenzen. Werden im Rahmen einer Inventur doch noch Assets gefunden, müssen diese erst manuell eingebucht und Verschwundenes ausgebucht werden. Das Problem behoben ist damit jedoch immer noch nicht.
Prozess vor Software
Doch wie können Firmen dieses Problem angehen? Der erste Schritt ist ein passender Prozess: Verfügen Unternehmen über keinen solchen Prozess für ihr Asset Management, bringt die beste Software nichts. Ein Asset-Management-Prozess sollte, in aller Kürze, folgende Punkte abdecken: Anlieferung (Einbuchung), Standortänderung oder Besitzerwechsel (Umbuchung), Ausmusterung (Ausbuchung). Der Idealzustand: Verantwortliche und Mitarbeiter sind sich der Wichtigkeit des Asset Managements bewusst und halten sich an vorgegebene Regelungen.
Hilfsmittel Scanner
IT-Assets sind Hardware-Produkte. Diese können, wie etwa Waren im Supermarkt, gescannt werden. So werden Gerätenummern erfasst und die zugehörigen Assets in das System übertragen. Direkt bei der Anlieferung neuer Geräte könnten diese dann auch mit der Soll-Liste des Lieferanten abgeglichen werden. So lassen sich auch Fehllieferungen identifizieren und reklamieren.
Laufende Inventur
Was aber, wenn Umbuchungen nötig sind? Hier kann die sogenannte ‚laufende Inventur‘ helfen. Ist der Fieldservice etwa im Gebäude unterwegs, kann dieser auch die Geräte im Raum scannen. Alternativ kann dies auch zu regelmäßigen Stichtagen erfolgen.
Noch einfacher ist es, wenn Büros und Lager ebenfalls mit einer Barcode-Beschilderung versehen sind. Beim Eintreten in den jeweiligen Raum kann dieser gescannt und im mobilen Asset Management aufgerufen werden. Durch Abscannen der vorhandenen Geräte wird anschließend geprüft, ob der Bestand im Raum aktuell ist oder etwas umgebucht werden muss. Großinventuren mit aufwändig zu behebenden Fehlbeständen sind damit passé.
Es entsteht ein Asset-Lifecycle, der von Anfang bis Ende korrekt begleitet werden kann. Ist dieser zu Ende und ein Gerät muss ausgemustert werden, wird es ein letztes Mal gescannt, ausgebucht und dann ordnungsgemäß entsorgt.
