Der Arbeitsfreigabeprozess soll das Risiko für Unfälle und Verletzungen reduzieren. Dazu stellt er sicher, dass vor Arbeitsbeginn erforderliche Risiko- und Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Oft wird der Ablauf noch über ausgedruckte Papierformulare abgebildet, die manuell weitergereicht werden. Dieses Verfahren ist fehleranfällig, langsam und oft auch auditkritisch. Hier setzt eine neue IIoT-basierte Anwendung an, die Arbeitsfreigaben digitalisiert, absichert und in Produktionsprozesse integriert.
Digitale Arbeitsfreigabe
Die Webplattform Mularis von CTS, einem deutschen Spezialisten für die digitale Transformation von Produktions- und IT-Prozessen, wurde extra für die Digitalisierung und zentrale Steuerung industrieller Abläufe und Daten entwickelt. Nun wurde das Produkt um ein Modul ergänzt, einen digitalen Freigabeschein. Dieser ermöglicht die digitale Dokumentation und Verwaltung von Arbeitsfreigaben über konfigurierbare Freigabescheintypen wie ‚Allgemeiner Freigabeschein‘, ‚Heißarbeiten‘ oder ‚Befahrschein‘.
Grundvoraussetzung für den digitalen Freigabeschein ist die Installation der Mularis-Software auf einem Server beim Anwender und die Einrichtung des Frameworks des Software-Anbieters, auf dem sich dann andere Module wie das Schulungssystem, der Schichtbericht oder kundenspezifische Module ergänzen lassen. Die Nutzung erfolgt über Webclients der Mitarbeiter, die auf eine Website zugreifen. Weitere Software, beispielsweise auf Client-Geräten der Mitarbeiter, ist nicht nötig. „Unsere Kunden klagen vor allem über mangelnde Transparenz und den hohen Aufwand bei der Ablage“, sagt Harald Niedermayr, Product Owner bei CTS. „Papierbasierte Workflows führen häufig dazu, dass Freigabeschritte übersprungen und Checklisten nur teilweise oder abhängig von Uhrzeit und Aussteller unterschiedlich ausgefüllt werden.“
Im Zeitalter von Remote-Arbeit und vernetzten Lieferketten ist es weiterhin wichtig, Freigaben standort- und geräteunabhängig digital erteilen zu können. Hier stoßen papiergestützte Abläufe, selbst wenn sie akribisch durchgeführt werden, an ihre Grenzen. Die Software hingegen unterstützt diese Unabhängigkeit sowohl bei einfachen Formularen als auch bei komplexen mehrstufigen Prozessen.
Sicherheit und Dokumentation
Die digitale Abbildung des digitalen Freigabescheins kann zudem die Sicherheit erhöhen. Die Software erzwingt bestimmte Pflichtschritte, Freigaben können also erst erfolgen, wenn alle Felder ausgefüllt und die Checkliste komplett abgearbeitet ist. So wird sichergestellt, dass vor Arbeitsbeginn wirklich alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden. „Jede Aktion, jede Unterschrift und jede Änderung kann beim digitalen Freigabeschein auditiert werden und wird mit Zeitstempel sowie Verantwortlichem gespeichert“, sagt Harald Niedermayr. Diese lückenlose Protokollierung trägt zur Reduzierung des Schadensrisikos für Menschen und Maschinen bei.
Was ebenfalls zur Sicherheit im Ablauf beiträgt, ist zum einen die Zugriffskontrolle. Der Zugriff kann auf berechtigte Nutzer, insbesondere Administratoren, beschränkt werden. Zum anderen können Dokumente bei der digitalen Freigabe kaum mehr verloren gehen. „Im schlimmsten Fall kann so ein Verlust dazu führen, dass Sicherheitsmaßnahmen nicht eingehalten werden oder Fehler in der Freigabe nicht rechtzeitig erkannt werden“, warnt Harald Niedermayr.
Unterstützung bei regulatorischen Anforderungen
Der digitale Freigabeschein unterstützt Industrieunternehmen auch bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen. Das System kann notwendige Freigabeschritte, Prüfpflichten und Dokumentationsanforderungen abbilden. Die Vorbereitung auf Zertifizierungen und externe Prüfungen können ebenfalls erheblich vereinfacht werden, da relevante Unterlagen schnell digital verfügbar sind. „Die digitale Nachvollziehbarkeit aller Freigabeprozesse erleichtert es unseren Kunden, die benötigte Dokumentation im Auditfall strukturiert und schnell bereitzustellen“, schildert Harald Niedermayr.
Unabhängig vom Standort
Die Digitalisierung des Freigabeprozesses beschleunigt auch standortübergreifende Freigaben. Zahlreiche Arbeitsschritte entfallen vollständig, darunter das Ausdrucken von Dokumenten, der Gang zur Messwarte zum Einsehen von Freigaben sowie das manuelle Verteilen und Archivieren der Dokumente. Durch die vollständige Integration des Freigabeprozesses falle zunächst etwas mehr Arbeit an, da die Umstellung von manuell ausgefüllten Freigabescheinen auf eine digitale Anwendung eine grundlegende Änderung in der Arbeitsweise darstelle, die eine Einarbeitungs- und Eingewöhnungsphase für die Mitarbeiter erfordere. „Im weiteren Verlauf kann jedoch durch die Verwendung von Vorlagen der Ausfüllaufwand deutlich reduziert und die Qualität deutlich verbessert werden, egal von wem und um welche Uhrzeit ausgefüllt wird“, sagt Niedermayr. Weitere Effekte des Tools betreffen die Bewertung der persönlichen Schutzausrüstung (PSA) durch standardisierte Vorlagen sowie die Möglichkeit, Änderungen am Formular schnell umzusetzen, ohne bereits gedruckte Durchschläge entsorgen zu müssen. Zudem gibt es deutlich weniger Nachfragen und formale Fehler im Freigabeprozess.
Benutzerfreundliche Implementierung
Bei der Entwicklung des digitalen Freigabescheins standen neben der Sicherheit und Effizienz auch die Arbeitserleichterung im Vordergrund steht. „Durch die enge Einbindung von Pilotanwendern bereits während der Projektphase konnten wir wertvolles Feedback direkt umsetzen und typische Stolpersteine vermeiden“, erzählt Harald Niedermayr. „Wir setzen auf klare, selbsterklärende Workflows, anpassbare Formulare und stellen sicher, dass auch mobil und standortübergreifend unkompliziert gearbeitet werden kann.“ Anwender sollen so ohne lange Schulungen mit dem System arbeiten können. Was die Implementierung von Mularis zusätzlich erleichtern soll, ist die Integration des Tools etwa in ERP- und CRM-Systeme, bei Bedarf aber auch über individuelle Schnittstellen.
