In Zyklen zum Ziel

Mit agilen Projektmethoden wie Scrum lassen sich Teilbereiche und Teilaufgaben der ERP-Einführung stringent bearbeiten. In Zyklen von je zwei bis vier Wochen wird ein Teilbereich des Projekts vollständig realisiert. Ein festes Team stimmt sich dazu täglich ab. So wird der Arbeitsfortschritt jeder Einzelaufgabe (Task) des Zyklus exakt verfolgt. Durch das zyklische Vorgehen bleibt der Projektumfang dynamisch: Rückschläge und Mehraufwand in einzelnen Zyklen können, müssen jedoch nicht durch schnelle Ergebnisse in anderen ausgeglichen werden. Dieser Dynamik sind viele ERP-Projektverträge nicht gewachsen. Dann führt die Anwendung dieser Methoden zu einer einseitigen Verschiebung des Projektrisikos zum Auftraggeber, der dies unter Umständen mit höheren Aufwänden bezahlen muss.

Hybride Projektmethodik

Diese Nachteile der agilen Projektmethoden lassen sich durch eine hybride ERP-Einführung ausgleichen. Dabei werden auf den oberen Stufen und somit auch in den ersten Projektphasen (meist Vorprojekt, Analyse und ERP-Auswahl, Projektinitialisierung und Fachkonzept) die klassischen, phasenorientierten Methoden angewandt. Dadurch kommt man zu belastbaren Projektverträgen und kann das komplexe Projekt in einem verbindlichen Zeit- und Leistungsrahmen abbilden. Im Vordergrund steht zunächst die Erstellung dieser möglichst vollständigen und konsistenten Leistungsbeschreibung. Denn ERP-Systeme bieten nicht nur einen besonders hohen Funktionsumfang, sondern diese Funktionen sind auch noch besonders hoch integriert. Dies bedeutet eine hohe Abhängigkeit der Funktionen untereinander. Zum Abschluss der Fachkonzeptphase wird ein verbindlicher Product Backlog beschrieben, der anschließend mit agilen Methoden realisiert wird. Dabei werden zunächst in der Planung der einzelnen Implementierungszyklen (Sprints) alle Einzelaufgaben definiert und anschließend mit agilen Methoden realisiert und auf Funktionsebene getestet. In den abschließenden Stufen wie Integrations- und Systemtest sowie Go-Live kommen dann wieder die phasenorientierten Methoden des klassischen Projektmanagements zur Anwendung.

Faire Verträge schließen

Wer agile Projektmethoden zur ERP-Einführung anwenden will, sollte unbedingt die Auswirkungen auf die Projektverträge untersuchen. Welche Risiken muss die Vertragsgestaltung abfangen? Was ändert sich gegenüber klassischen Einführungsverträgen? Die Herausforderungen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems sind immens. Wenn die Anwenderunternehmen die Projektverträge richtig gestalten, können sie Einführungsdienstleistungen, Softwarelizenzen und Wartung trotz unterschiedlicher Projektmethoden belastbar regeln.

Prof. Dr. Reiner Martin ist Aufsichtsratvorsitzender der MQ Result Consulting AG.