In ihrer rund 130-jährigen Firmengeschichte hat sich die Gustav Wolf GmbH mit Hauptsitz in Gütersloh vom regionalen Hersteller zu einem national und international agierenden Anbieter von Stahlseilen und Stahldrähten entwickelt. Es entstanden unterschiedliche Strukturen und Standorte in Polen, Ungarn, den USA und China. Angesichts unterschiedlicher Fertigungslogiken, Währungen und regulatorischer Anforderungen geriet der Wechsel des ERP-Systems zum strategischen Projekt. Auslöser war die Abkündigung des bisherigen Systems zum Juli 2024. „Wir haben im Frühjahr 2023 begonnen, die Ablösung vorzubereiten und dazu zunächst unsere internen Anforderungen strukturiert aufgenommen und mit Hilfe externer Beratung einen detaillierten Anforderungskatalog erstellt“, erinnert sich Christian Traud, Head of IT bei Gustav Wolf. Auf dieser Basis kontaktierte das Unternehmen fast zehn ERP-Anbieter. Ein Großteil lehnte jedoch ab, weil Gustav Wolf kein Stückgutproduzent ist, sondern Längenfertiger. „Damit können viele ERP-Systeme schlichtweg nicht umgehen“, sagt Christian Traud.
Unter Zeitdruck agiert
In die engere Auswahl kamen schließlich nur drei Anbieter. Aus dem Anforderungskatalog entstand ein Pflichtenheft, auf dessen Grundlage die Auswahlentscheidung im ersten Quartal 2023 fiel. „Die Entscheidung war zeitkritisch, weil das bisherige System auslief. Ein Anbieter war zu umfangreich, zu teuer und eher für Großunternehmen geeignet. Ein zweiter Anbieter war uns aufgrund der Unternehmensstruktur zu unsicher. Planat hat am besten zu unseren Kapazitäten und zu unserem Kostenrahmen als Mittelständler gepasst“, schildert der IT-Chef.
Einführung in zwei Phasen
Die Einführung wurde als On-Premises-Installation umgesetzt und bewusst in zwei Go-live-Phasen gegliedert. Phase 1 startete am 1. Juli 2024 mit allen Werken weltweit außer China, Phase 2 folgte am 1. Januar 2025 mit der Vervollständigung der Funktionen. Christian Traud beschreibt den Implementierungsansatz als stark prozessgetrieben: „In dieser Übergangsphase waren die Berater von Planat praktisch jeden Tag vor Ort und wir hatten darüber hinaus einen sehr intensiven Austausch per Teams. Wir haben viele Workshops durchgeführt und die Prozesse wirklich im Detail durchgearbeitet.“ Aus den Workshops entstanden Prozessabbildungen, die Planat in Fepa umgesetzt hat. Ziel war zunächst, möglichst nah am Standard zu bleiben, allerdings wurden im Projektverlauf dennoch Anpassungen notwendig. Den Umfang der firmenspezifischen Erweiterungen schätzt Christian Traud auf etwa 15 Prozent, betont aber gleichzeitig die Updatefähigkeit: Alle Anpassungen werden bei Systemupdates übernommen.
Planung als Königsdisziplin
Heute nutzt Gustav Wolf das ERP-System als Rückgrat für Einkauf, Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Kalkulation und Betriebsdatenerfassung sowie das integrierte Dokumentenmanagement. Der Schwerpunkt lag auf der werksübergreifenden Produktionsplanung inklusive Kapazitätsausgleich und Priorisierungslogik über alle Standorte hinweg. Diese Logik galt es strukturiert ins ERP-System zu übertragen. In diesem Zusammenhang gelang auch eine Angleichung der Prozesse für die Draht- und die Seilherstellung. Das DMS wird besonders als Effizienzgewinn wahrgenommen, weil Systembrüche entfallen. „Die Ablage erfolgt vollständig automatisiert. Der Unterschied ist, dass wir im System bleiben und nicht mehr zwischen ERP und einer separaten DMS-Software wechseln müssen“, vergleicht Christian Traud.
International harmonisiert
Ein zentrales Ziel der ERP-Einführung war die Internationalisierung der Systemlandschaft und die Reduzierung von Inselsystemen. Im Altsystem existierte je Werk eine eigene Datenbank. Fepa arbeitet nun mit einer zentralen Datenbank und Mandantenkennung. Das reduziert Pflegeaufwand, bringt aber Mehrmandantenkomplexität mit sich. „Es ist einfacher, weil nur an einer Stelle gepflegt wird. Gleichzeitig ist Mehrmandantenfähigkeit über mehrere Länder anspruchsvoll“, sagt der Head of IT. Er nennt ein Beispiel: Ein Lieferant kann je Werk unterschiedliche Lieferbedingungen aufweisen, was in dieser Ausprägung aktuell noch nicht vollständig im Standard abbildbar sei, perspektivisch aber vorgesehen ist. Hinzu kommen länderspezifische Vorgaben bei Rechnungsstellung und Meldungen. So muss beispielsweise in Ungarn jede Rechnung in Echtzeit an ein staatliches System gemeldet werden. In Polen steht die Einführung einer ähnlichen Regelung bevor. Da Fepa kein Modul für Finanzbuchhaltung enthält, wurde eines aus dem Planat-Partnerumfeld mit eingeführt. Für Polen und Ungarn ging diese Finanzbuchhaltung zum 1. Januar 2026 live, während die USA die Finanzbuchhaltung weiterhin autark betreiben. China ist aus rechtlichen Gründen nicht an Fepa angebunden und nutzt ein lokales System, was die globale IT-Architektur berücksichtigt.
Kombinierte Gewichts- und Längenlogik
Prozessual besonders anspruchsvoll ist bei Gustav Wolf die kombinierte Gewichts- und Längenlogik sowie das Intercompany-Geschäft zwischen Draht- und Seilwerken. Draht wird in Gewicht und Länge verkauft, Seil in Länge; gleichzeitig bestehen interne Lieferketten über Mandantengrenzen hinweg. Die aktuelle Anwendung läuft stabil und weitgehend automatisiert. „Wenn Werk 1 bei Werk 2 bestellt, wird im zweiten Werk automatisch der Auftrag angelegt. Bei Lieferung wird der Wareneingang gebucht, nach Freigabe wird die Rechnung erstellt und verbucht. Das läuft zu 95 Prozent automatisiert“, sagt Christian Traud. Der nächste Ausbauschritt ist die Automatisierung des Fertigungsauftragswesens.
Qualität der Stammdaten
Als kritisch in der Go-live-Phase erwiesen sich weniger technische Themen als die Stammdatenqualität. Artikel, Kunden, Produktions- und Logistikstammdaten mussten bereinigt, harmonisiert und vollständig gepflegt werden. „Das wurde im Zuge der Umstellung sehr kompetent unterstützt“, sagt Traud. Organisatorisch wurde für das Projekt bei Gustav Wolf ein interdisziplinäres Team mit 14 Personen zusammengestellt. Auf Planat-Seite gab es jeweils fachliche Pendants, teilweise mit Mehrfachrollen.
Wachsendes ERP-System
Der Blick nach vorn ist klar. „Wir wollen händische Prozesse weitestgehend ins System bringen und das Wissen im System verankern. Heute laufen noch viele Dinge über Excel-Listen und Köpfe, davon wollen wir weg“, sagt Christian Traud. Parallel sind weitere Module und Prozessketten geplant, u.a. die Übernahme der Qualitätssicherung aus dem Altsystem sowie die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung.
