Das Zeitalter der Digitalisierung stellt Unternehmen vor gewaltige Herausforderungen. Der Innovationsdruck in der Wirtschaft ist immens. Und wer sich nicht aktiv mit den Themen wie Robotic Process Automation (RPA), Process Mining, künstliche Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen auseinandersetzt, könnte langfristig im Wettbewerb zurückfallen. Das ERP-Systeme SAP S/4Hana bietet eine Möglichkeit, bestehende Prozesse zu modernisieren und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Doch die Migration ist komplex, was Planung sowie Strategie erfordert.
Warum eine Vorstudie essenziell ist
Ein erfolgreicher Wechsel auf das System mit In-Memory-Datenbank beginnt in der Regel mit einer Vorstudie. Hier wird der Stand des Unternehmens erfasst, Systeme werden analysiert und die Roadmap für den Umstieg entwickelt. Die Vorstudie stellt also die Weichen für das gesamte Projekt. Wichtig in dieser Phase ist die Wahl der Transitionsstrategie. Es gibt verschiedene Ansätze, von denen der Brownfield- und der Greenfield-Ansatz die gängigsten sind. Bei der Brownfield-Conversion wird das bestehende System mit all seinen Prozessen und Daten in die neue Systemumgebung überführt. Dies ist häufig die bevorzugte Methode, wenn ein Unternehmen seine bewährten Prozesse nicht von Grund auf verändern möchte. Der Greenfield-Ansatz hingegen erlaubt es, ein völlig neues System aufzubauen und die Prozesse neu zu gestalten. Die Entscheidung muss gut abgewogen werden und hier zeigt sich oft der erste kritische Punkt.
Welche Transitionsstrategie passt?
Brownfield scheint oft verlockend, da dies eine schnelle technische Umstellung ermöglicht. Hierbei wird das bestehende SAP-System eins zu eins auf die neue Plattform migriert. Das spart Zeit und senkt die Anfangskosten. Oftmals betrachten Unternehmen die Umstellung jedoch nur als technische Migration und verpassen dadurch die Chance, Prozesse zu optimieren. Der Greenfield-Ansatz hingegen ermöglicht eine tiefgehende Prozessüberarbeitung. Dies ist dann sinnvoll, wenn die bestehenden Prozesse nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen oder in der Vergangenheit viele Anpassungen vorgenommen wurden, die nicht mehr zeitgemäß sind. Diese Strategie ist aufwendiger und erfordert mehr Change Management, doch bietet sie größere Flexibilität und Innovationsmöglichkeit.
Die häufigsten Fallstricke bei der Umstellung
Während der Arbeit in verschiedenen Projekten sind dem Autoren des Artikels immer wieder ähnliche Herausforderungen begegnet, die den Erfolg des Systemwechsels gefährden können. Ein häufiger Fehler besteht darin, ihn als reines IT-Projekt zu betrachten. Natürlich ist die technische Umstellung ein wichtiger Teil, aber der Kern des Projektes liegt in den Prozessen und den Fachbereichen. Das IT-System ist nur das Werkzeug, um die Geschäftsprozesse zu unterstützen. Ohne die Einbindung der Fachbereiche wird deshalb der Nutzen einer neuen Plattform meist nicht ausgeschöpft. In Projekten wurde der Fachbereich häufig zu spät oder nicht ausreichend involviert. Wichtige Entscheidungen werden so entweder zu lange aufgeschoben oder spiegeln nicht die tatsächlichen Anforderungen wider. Auch bei einer System-Conversion ist es essenziell, von Anfang an alle ins Boot zu holen, um die Prozesse auf die neue Plattform abzustimmen. Ein weiteres Hindernis ist oft die fehlende Strukturierung des Projekts. Viele Unternehmen beginnen den Wechsel ohne eine Roadmap, was in welcher Reihenfolge geschehen soll. Eine klare Struktur und ein präziser Fahrplan sind allerdings unerlässlich, um die Komplexität der Umstellung zu bewältigen. So lassen sich die vielen Abhängigkeiten und Wechselwirkungen erst kontrollieren.
