Als ‚Spezialfabrik‘ stehen bei Walter Krause die spezifischen Anforderungen der Kunden im Fokus: Je nach räumlichen Gegebenheiten vor Ort und geplantem Nutzungszweck fertigt das Unternehmen seine Textilsilos individuell an. Zum Einsatz kommen diese in unterschiedlichsten Szenarien, von einfachem Schüttgut wie Futtermittel in der Landwirtschaft über Granulate für hochkomplexe Kunststoffanlagen bis hin zu Nahrungsmitteln wie Mehl oder Zucker für Bäckereien. Einzelne Modelle fertigt Krause daneben auch in Kleinserien, etwa Textilsilos für Pelletheizungen in Eigenheimen.
ERP-Wechsel nach 20 Jahren
2020 übernahmen die Brüder Peter und Frank Krause die Geschäftsführung des Unternehmens. Mit dem Generationswechsel ergab sich die Gelegenheit, die IT-Prozesse zur Unterstützung der Vertriebs- und Fertigungsabläufe auf den Prüfstand zu stellen. Denn das bis dahin genutzte ERP-System befand sich bereits seit mehr als zwanzig Jahren im Einsatz und hätte ein umfassendes Upgrade erfordert. Als weiteres Hindernis erwiesen sich hier auch zahlreiche Anpassungen, die Krause im Laufe der Jahre am System umgesetzt hatte. „Hinzu kam, dass wir im ursprünglichen System nur die Auftragsverwaltung, Teile des Einkaufs sowie die Rechnungsstellung abgebildet hatten, sodass sich einerseits an zahlreichen Stellen Medienbrüche ergaben und gleichzeitig keine automatische Transparenz – etwa für Auswertungen – über alle Bereiche hinweg gegeben war“, sagt CEO Peter Krause. Mit dem neuen System wollte das Unternehmen einen komplett neuen Ansatz verfolgen.
Ein Unternehmensberater begleitete den Auswahlprozess. Zu den wichtigsten Kriterien zählten hier neben der vollständigen Abdeckung des Geschäftsprozesses auch die Unterstützung für den Fertigungsprozess, inklusive Erfassungsmöglichkeiten für Zeiten und Arbeitsgänge. Krause entschied sich für die Software APplus von Asseco.
In fünf Monaten live
Bereits im Verlauf der Vertriebsgespräche nahm die Überlegung Kontur an, die Software in Form einer sogenannten ‚Fast-Track-Implementierung‘ einzuführen. Dabei implementieren die Asseco-Experten ihre Software vollständig im Standard. Einführungsaufwand und -dauer fallen so deutlich geringer aus als auf dem klassischen Weg. Der Prozess folgt vielmehr bewährten Best Practices. Da auch bei den anschließenden Mitarbeiterschulungen keine individuellen Anpassungen berücksichtigt werden müssen, sind auch in dieser Phase deutlich weniger Schulungseinheiten vonnöten. Und auch die Wartung der Software wird vereinfacht.
So fiel im Januar 2022 der Startschuss für die Einführung. Am 1. Juni erfolgte bereits der Go-live. Schulungen fanden parallel zur technischen Einführung Anfang März statt. „Trotz dieses sportlichen Zeitplans lief die Implementierung absolut reibungslos ab“, sagt Peter Krause. „Alle erforderlichen Daten waren bereits von unserer Seite gut aufbereitet worden. Zudem haben wir nicht alle Datensätze übernommen, sondern die Migration zum Anlass genommen, auszusortieren und zu filtern, um keine Altlasten mit ins neue System zu nehmen. Diese Vorarbeit hat sich bei der Implementierung mehr als ausgezahlt.“
Weniger Papier
Durch die systemseitige Abdeckung des gesamten Geschäftsprozesses profitiert Krause heute von mehr Transparenz und Effizienz. „Vor 2021 war Papier ein zentraler Faktor in unserem Unternehmen“, erklärt Krause. „Die Mitarbeiter druckten Aufträge aus, um damit bei Fragen zu ihren Kollegen zu gehen und diese zu besprechen. Heute sind alle Daten jederzeit digital vorhanden. Wir drucken nur noch diejenigen Belege aus, bei denen dies unbedingt notwendig ist.“ Insgesamt reduzierte sich so der Papierbedarf um gut 60 Prozent. Auch Angebote kann Krause schnell zusammenstellen. Allein in der Verwaltung hat sich so der tägliche Arbeitsaufwand um etwa die Hälfte reduziert.
Die Effekte dieser digitalen Arbeitsweise zeigen sich auch in der Lagerhaltung: Da Bestände nun jederzeit digital im System vorliegen, können die Einkäufer so erkennen, welche Materialien sie beschaffen müssen oder welche sich noch auf Lager befinden. Darüber hinaus verfügen alle geplanten Silos nun über eine Stückliste. Bei nicht ausreichenden Beständen macht das ERP-System automatisch Bestellvorschläge für die Mitarbeiter im Einkauf. Ein Prozess, der in der Vergangenheit größtenteils manuell ablief.
Die Produktion wird digital
Auch die Fertigung profitiert von der entstandenen Transparenz. Während in der Vergangenheit pro Woche zwei große Produktionsbesprechungen von jeweils mehreren Stunden stattfanden, sind heute nur noch kurze Abstimmungsrunden erforderlich. Die Beschäftigten sind über das ERP-System jederzeit auf dem aktuellen Stand zu anstehenden Aufträgen.
Dieser Effekt kommt dem Unternehmen auch deshalb zugute, da Krause im Zuge der ERP-Einführung seine Produktionskapazitäten ausgeweitet hat: Die Laserschnittanlage, die das für die Silos erforderliche Gewebe zuschneidet, bevor dieses in der unternehmensinternen Näherei weiterverarbeitet wird, wurde um zwei weitere Laserschnittanlagen ergänzt. Alle drei Fertigungsmaschinen sind im ERP-System abgebildet. Mitarbeiter können Kapazitäten nun digital einsehen und einplanen.
Auch Zeitbuchungen sind digital möglich und erhöhen die Transparenz des Fertigungsprozesses. Sowohl die Konstruktion als auch die Fertigungsbereiche sind dazu als sogenannte Kapazitätsstellen im System hinterlegt. Durch sie ist es den Mitarbeitern möglich, sich in einen bestimmten Auftrag ein- sowie auszustempeln. Die Software dokumentiert die Bearbeitung des Auftrags und erfasst die Bearbeitungszeiten. In der Vergangenheit trugen die zuständigen Mitarbeiter die Informationen papierbasiert in eine Liste ein, wodurch jedoch auch keine unmittelbare Auswertbarkeit gegeben war.
Workflowsteuerung geplant
Derzeit arbeitet der Silo-Hersteller an einer Workflowsteuerung, die demnächst mit der Software umgesetzt werden soll. Während der ersten Phase des Projekts war diese zunächst zurückgestellt worden, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die ERP-Prozesse im Detail zu lernen und ihre Funktionsweise zu verstehen. Künftig sollen jedoch passgenaue Workflows einzelne Bereiche optimieren und vereinfachen.
„Unser Ziel infolge des Generationswechsels bestand darin, das Unternehmen – wo erforderlich – zu modernisieren und schlagkräftig für die Zukunft aufzustellen“, sagt der CEO. „Ein zentraler Aspekt hierfür war der Umstieg auf APplus, durch den unsere Prozesse nun formalisiert, strukturiert und effizient ablaufen. Durch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit, die wir mit unserem neuen ERP-System geschaffen haben, stehen den Kollegen bei Fragen oder Problemen nun unmittelbar alle erforderlichen Daten im System zur Verfügung.“
