„Es mag nicht unbedingt der effizienteste Prozess sein, doch er funktioniert“ – es ist noch nicht lange her, da zeigten Gespräche im Markt häufig, dass Unternehmen in der Regel mit ihren jeweiligen PLM-Abläufen in der Praxis gut zurechtkommen. Auch wenn benötigte Daten teilweise mit Workarounds an das ERP-System übertragen wurden und Abstimmungen mit manuellem Aufwand verbunden waren, wurden die bestehenden Ineffizienzen meist gut im Tagesgeschäft kompensiert. Heute verändern die anhaltend angespannte Wirtschaftslage und zunehmende Regulierungen diesen Status quo: Im internationalen Wettbewerb sind Geschwindigkeit und Kosteneffizienz entscheidende Erfolgsfaktoren. Zudem erfordern neue Regulierungen und Vorschriften wie der Digitale Produktpass Transparenzniveaus über die gesamte Prozesskette vom ERP-System über das PLM bis hin zum CAD. Der Druck auf die Unternehmen steigt – so verwundert es nicht, dass laut Analysten mehr als jedes dritte Unternehmen bis 2027 plant, im PLM-Bereich zu investieren.
Handlungsbedarf ja, Kapazitäten nein
Die Einführung eines neuen oder die Migration auf ein modernes PLM-System sind kein Pappenstiel. Als entscheidender Kernprozess in Fertigungsunternehmen sollte seine Umstellung gut durchdacht und geplant sein. Die neue Anwendung sollte sich sinnvoll in die bestehende ERP-Landschaft einfügen, um für durchgängige Prozesse und eine bestmögliche Datentransparenz zu sorgen. Key-User, die im Tagesgeschäft geradezu unentbehrlich sind, müssen Kapazitäten finden, um im Projekt zu unterstützen. Selbst wenn die Notwendigkeit einer Modernisierung außer Frage steht, ist es nach wie vor häufig der Mangel an Zeit und Ressourcen, der Unternehmen entsprechende Projekte zurückstellen lässt. Doch mit der passenden Vorbereitung können Unternehmen dabei zumindest eine bestmögliche Ausgangslage schaffen, damit Zeitpläne im Projektverlauf eingehalten werden und einkalkulierte Aufwände nicht unerwartet ausufern.
Den eigenen Fertigungsfingerabdruck verstehen
Im Zentrum der Migration einer PLM-Software stehen die maßgeblichen Konstruktions- und Herstellungsverfahren eines Unternehmens sowie deren ganz individuelle Kombination und Gewichtung im Tagesgeschäft. In der Praxis ergeben sich daraus verschiedene Anforderungen an das PLM-System: Für eine Massenfertigung etwa benötigen Unternehmen einen soliden Änderungsprozess, weniger hingegen für die Einzelfertigung. Eine Blechbearbeitung benötigt völlig andere Informationen aus dem PLM-System als etwa ein Fräsvorgang oder Montageprozess. Auch die Anzahl der CAD- bzw. Autorensysteme, die Daten für das PLM-System generieren und angebunden werden müssen, ist entscheidend. Nicht selten verfügen Unternehmen über mehrere Autorensysteme für verschiedene Baugruppen oder Detailtiefen der Planung. Jede Anbindung ist dabei mit Aufwand verbunden. Bereits vor Projektbeginn sollte klar sein, welche Unternehmensbereiche welche PLM-Funktionalitäten benötigen und welche CAD-Anwendungen in der Praxis erforderlich sind. So kann die Implementierung von Anfang an korrekt dimensioniert und vorbereitet werden.
Prozesse – wie sie sein sollten
Damit das neue Tool korrekt konfiguriert werden kann, sollte klar sein, wie die zentralen Kernprozesse im Unternehmen – gerade in Kombination mit dem ERP-System – in Zukunft aussehen sollen. Wie sollte das Änderungsmanagement ablaufen? Wer muss wen informieren, wenn sich Änderungen ergeben? Wer muss eine Freigabe prüfen? Welche Datenelemente oder Prozessschritte müssen gesperrt werden? Fragen wie diese klingen trivial – tatsächlich ist fehlende Prozessklarheit in der Praxis keine Seltenheit. Sind organisatorische Fragen wie diese nicht im Vorfeld des Projekts geklärt, ergeben sich in den Workshops, die eigentlich der Tool-Einführung dienen sollten, schnell stundenlange Diskussionen. Die Folge: Ungeplante Verzögerungen und Unmut unter den Key-Usern – ein doppelter Nachteil, denn deren Unterstützung für das Projekt ist erfolgsentscheidend.
Nicht schneller, aber genauer
Schließlich gilt es vor dem Start in das Migrationsprojekt, die Qualität der vorliegenden Daten zu analysieren. Lässt diese zu wünschen übrig, sollten Unternehmen Datenerfassung und -pflege im Rahmen der Migration auf ein neues Fundament stellen. Verantwortliche sollten dabei den Gesamtprozess im Blick haben und nicht nur einzelne Prozessschritte isoliert betrachten. Der bequemste Weg in einer Abteilung ist nur selten der beste Weg im Gesamtkontext: Während Konstrukteure etwa die Freiheit schätzen, beliebige Daten im PLM-System ohne besondere Struktur oder Revisionskontrolle ablegen zu können, ergeben sich daraus gravierende Nachteile auf weiteren Prozessstufen, etwa wenn sich bei Fehlern nicht einfach nachvollziehen lässt, welche Version einer Zeichnung aktuell ist. In vielen Fällen muss Datenqualität durch das neue System erzwungen werden. Dann gilt es, die Erwartungshaltung von Anfang an realistisch zu setzen. Nur selten ermöglicht ein neues PLM-System vom ersten Moment an ein schnelleres Arbeiten. Doch es sorgt für ein genaueres Arbeiten. Die Vorteile dessen zeigen sich vielleicht erst in einigen Wochen oder Monaten.
Eine Frage der Vorbereitung
Werden Fragen wie diese vorab geklärt, schaffen Fertiger ein Fundament, um ihr PLM-Projekt realistisch zu dimensionieren und auf dieser Basis die Migration zügig und zum veranschlagten Kosten- und Zeitbedarf zu realisieren. Nicht selten liefert dabei die Perspektive außenstehender Experten wertvolle Einsichten, etwa bei der Analyse der Prozesse, auf die ein neutraler Blick unternehmensintern oft schwerfällt, zum Zusammenspiel mit der ERP-Software oder bei der Auswahl von Funktionalitäten, für die der Beratungspartner auf Basis seiner Projekterfahrung Aufwände realistischer einschätzen kann. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen PLM-Migration liegt in der Vorbereitung. Mit dem Verständnis der eigenen Anforderungen und Ziele wird das Projekt konkreter und berechenbarer – damit das PLM weder zur Mammutaufgabe noch zur Dauerbaustelle wird, sondern zum Erfolgsprojekt für die effizienten Konstruktionsprozesse von morgen.
„Die beste PLM-Anbindung ist die, die man gar nicht braucht“ – Christian Rothner im Interview
Aufträge schneller bearbeiten und dabei Kosten senken – durchgängige digitale Prozesse sind eine zentrale Basis, um manuelle Arbeit zu automatisieren. Die Verbindung zwischen PLM- und ERP-Software ist dabei entscheidend für das Zusammenspiel zwischen Konstruktion und operativem Geschäft. Doch „weniger Anbindung“ könne sogar „mehr Transparenz“ schaffen, erläutert Christian Rothner von BE-terna.
Herr Rothner, wer ein PLM-System einführt, achtet doch auch auf dessen Verbindung zur ERP-Software. Sind Fertiger im deutschsprachigen Raum hier Ihrer Erfahrung nach gut aufgestellt?
Christian Rothner: Ja und nein. In den meisten Fällen sind die verschiedenen Tools für CAD, Variantenmanagement oder Change Management tatsächlich zentral an ein PLM-System angebunden, dieses wiederum per Schnittstelle an das ERP-System. Für die automatisierte Übertragung von Konstruktionsdaten wie Stücklisten ist das schon einmal gut. Doch der Ansatz hat auch seine Nachteile. Schnittstellen wollen gepflegt sein. Gibt es Änderungen an einem der Systeme, müssen auch die anderen angepasst werden. Und die Anbindung selbst kann zeit- und kostenintensiv sein, insbesondere, wenn es sich um exotische Tools oder Eigenentwicklungen handelt.
Dennoch ist der damit verbundene Aufwand geringer als eine rein manuelle Datenübertragung.
Rothner: Zweifellos, aber in der heutigen angespannten Wirtschaftslage reicht ein durchschnittlicher Mittelweg oft nicht mehr aus. Jede Anbindung, die man vermeiden kann, zahlt sich aus. Daher rückt derzeit mehr und mehr ein alternativer Ansatz in den Fokus: PLM-Systeme, die nicht länger an das ERP-Programm angebunden werden müssen, sondern nahtlos darin eingebettet sind. Dadurch arbeiten Unternehmen nicht in zwei lose gekoppelten Silos, sondern verfügen über eine Single Source of Truth. Auf diese können dann Mitarbeiter aus allen relevanten Bereichen zugreifen, sodass jeder und jede zuverlässig mit den aktuellsten Konstruktionsdaten und Stücklisten arbeitet. Gleichzeitig eröffnet sich so ein völlig neuer Informationskanal, der auf klassischem Wege in der Regel nicht gegeben ist: ein Informationsfluss vom operativen Geschäft zurück in die Konstruktion.
Welche Vorteile ergeben sich daraus?
Rothner: Durch die zentrale Verfügbarkeit der Daten sind die Konstrukteure etwa in der Lage, anhand von Materialbeschaffenheit oder geometrischen Attributen nach passenden Komponenten zu suchen. Stehen mehrere Alternativen zur Auswahl, können sie sich für das Bauteil entscheiden, das zum Beispiel am kostengünstigsten oder am schnellsten beschafft werden kann – im klassischen Szenario ist dafür ein manueller Abstimmungsaufwand erforderlich. Unternehmen müssen Produktionskosten und -dauer optimieren. Dafür ist diese Verfügbarkeit von Informationen im wahrsten Sinne Gold wert. Zudem profitieren Unternehmen auch im Bereich Compliance oder Qualitätssicherung. Die Vorgaben des digitalen Produktpasses etwa lassen sich ohne eine echte, zentrale Transparenz nur schwer erfüllen. Auch Defekte können besser nachverfolgt und behoben werden. Die Mitarbeitenden können unmittelbar im ERP-System erkennen, welche Chargen oder Serien ebenfalls mit der problematischen Komponente ausgestattet sind und bei Bedarf gleich die zugehörigen Konstruktionsdokumente einsehen. Das sind die besten Voraussetzungen, um den Defekt im Idealfall möglichst schnell zu beheben und für die Zukunft zu vermeiden.
Wer bereits auf den klassischen Weg gesetzt hat, kann womöglich nicht spontan auf eine integrierte Lösung umsteigen. Was empfehlen Sie?
Rothner: Natürlich kommen viele Unternehmen in der Praxis auch mit klassischen Schnittstellen zurecht. Die globale Wirtschaftslage verändert sich jedoch mit rasanter Geschwindigkeit. Wer daher in der nächsten Zeit ein PLM-Migrations- oder -Einführungsprojekt angehen möchte, sollte zumindest darüber nachdenken, ob nicht gleich eine integrierte Lösung die sinnvollere Option wäre. Ein unidirektionaler Datenfluss ist gut, aber eine Single Source of Truth eröffnet so viel mehr Möglichkeiten. Abgesehen davon ist die beste Anbindung immer diejenige, die man gar nicht braucht.
