Wissensmanagement hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Der demografische Wandel, der zunehmende Fachkräftemangel und die steigende Datenmenge treiben diese Entwicklung weiter voran. Doch laut der Studie über den aktuellen Umgang mit Wissen in deutschsprachigen Unternehmen der Fraunhofer Austria Research aus dem Jahr 2025 geht essenzielles Wissen in 78 Prozent der Unternehmen häufig oder gelegentlich verloren. Und das, obwohl 92 Prozent grundsätzlich Wissensmanagement praktizieren. Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams betrachten die Befragten dafür als Unterstützung. Doch die eigentliche Herausforderung können diese nicht lösen. Sie liegt nämlich nicht darin, dass Informationen fehlen. Sondern darin, dass sie im entscheidenden Moment nicht auffindbar sind. Demnach genügt es nicht, dass Tools wie SharePoint große Mengen an Informationen zentral bereitstellen. Mitarbeiter müssen diese für die konkrete Aufgabe nutzen können. Das heißt, im Informationsbestand müssen Nutzer Inhalte kontextbezogen erschließen können. Genau das gelingt mit KI-Assistenten wie Copilot in SharePoint deutlich einfacher.
Hürden mit KI überspringen
Statt lediglich nach Dokumenten zu suchen, können Nutzer Fragen in einem definierten Wissenskontext stellen und relevante Inhalte daraus ziehen. Benötigt ein Servicetechniker z.B. während einer Wartung die aktuelle Arbeitsanweisung für eine Maschine, hat er sich bislang oft etwa in den Untiefen von SharePoint verirrt. Denn dort liegen Wartungsprotokolle, technische Dokumentationen und Sicherheitsvorgaben verstreut ab. Die notwendigen Aspekte zusammenzuführen, nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch. Ein zentral gepflegter Wissensbestand schafft hier einen Single Point of Truth.
Copilot in SharePoint kann auf dieser Grundlage arbeiten und entlastet als KI-gestützter Assistent bei der Suche aktuell relevanter Informationen. Er nutzt SharePoint-Inhalte als Wissensquelle und beantwortet Fragen auf Basis eines festgelegten Kontexts. Die Arbeitsaufteilung zwischen SharePoint und Copilot ist so klar abgesteckt: SharePoint hält das Wissen bereit. Copilot hilft, es greifbar zu machen. Außerdem berücksichtigt Copilot die in SharePoint festgelegten Berechtigungen und Informationsstrukturen für Mitarbeiter.
Finden, statt Strukturen lernen
Da Copilot Inhalte aus mehreren Quellen zusammenführt, relevante Passagen herausarbeitet und diese verdichtet, verringert sich der Suchaufwand. Verantwortliche sind nicht mehr gezwungen, die Ablagestruktur detailliert zu kennen. Das spielt in der Industrie verschiedenen Abteilungen in die Karten. Wo Mitarbeiter aus der Produktion früher Arbeitsanweisungen und Störungswissen heraussuchen oder Maschineninformationen zusammenpuzzeln mussten, entlastet heute der Copilot. Im Qualitätsmanagement können Prüfanforderungen, Vorgaben oder Audit-Unterlagen einen eindeutig abgegrenzten Wissensraum bilden.
Strategie kommt vor Nutzung
Für den KI-Einsatz sollten sich Unternehmen zuerst mit ihren internen Workflows und Prozessen sowie dem Thema Governance beschäftigen. Verantwortliche sollten sich die Frage stellen, welche Aufgaben KI-Assistenten in SharePoint lösen sollen. Dabei hilft es, Copilot auf klare Anwendungsfälle auszurichten. Denkbar sind unterschiedliche KI-Assistenten für unterschiedliche Fachbereiche. Indem Wissensquellen begrenzt werden, lässt sich die fachliche Präzision meist erhöhen. Berechtigungen müssen stets die Grenze des Informationszugriffs darstellen. Bevor Copilot aktiv ist und auf einzelne Wissensbereiche zugreifen kann, sollten Industrieunternehmen ebenso sicherstellen, dass Berechtigungen sauber gepflegt sind.Weiter muss festgelegt sein, wer der fachliche Owner eines Wissensbereichs ist. In der Arbeit mit Copilot in SharePoint ist regelmäßig zu überprüfen, ob Antworten ausreichend zuverlässig sind. Verantwortliche für die Pflege und Weiterentwicklung des KI-Assistenten zu benennen, ist gleichfalls sinnvoll.
Checkliste durchgehen
Doch entspricht Copilot in SharePoint überhaupt den Bedürfnissen eines Firma? Das hier skizzierte KI-gestützte Wissensmanagement könnte eine sinnvolle Option sein, wenn …
- Wissen bereits hauptsächlich in SharePoint gespeichert ist. Denn für Nutzer mit aktiver Microsoft-365-Copilot-Lizenz wird Copilot in die SharePoint-Oberfläche integriert,
- ein trennscharf abgegrenzter Informationsbereich existiert.
- Teams hauptsächlich Antworten zu bestehenden Inhalten suchen.
Des Weiteren sollten sich Verantwortliche im Vorfeld mit einer Reihe strategischer Fragen befassen:
Welches Problem sollen Agenten lösen?
- Welche Nutzergruppe profitiert davon?
- Wo liegt das dafür notwendige Wissen derzeit ab?
- Wie hochwertig und aktuell sind die Inhalte in den Systemen?
- Sind Zugriffsrechte korrekt vergeben?
- Wie wird der Nutzen später gemessen?
Durch diese Vorarbeit – definierte Anwendung, klare Nutzergruppe und saubere Wissensbasis – kann Copilot im Unternehmen Mehrwerte stiften. So betreiben Unternehmen nicht nur effizientes Wissensmanagement, sondern können bei der Ausführung von Aufgaben Zeit und Geld sparen, was am Ende des Tages ein Wettbewerbsvorteil ist.
