Die Mafell AG wurde 1899 in Fellbach bei Stuttgart als Maschinenfabrik Fellbach gegründet. Heute fertigt das Unternehmen mit Sitz in Oberndorf am Neckar handgeführte Elektrowerkzeuge und Maschinen zur professionellen Holzbearbeitung und richtet sich insbesondere an das Zimmerei- und Schreinerhandwerk. Das Angebotsspektrum umfasst die Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Montage und den Service von Werkzeug- und Maschinenlösungen zum Sägen, Schleifen, Bohren, Hobeln, Fräsen und Saugen sowie Spezialanfertigungen. Produziert wird ausschließlich in Oberndorf mit einer Eigenfertigungstiefe von bis zu 85 Prozent.
Veränderte Anforderungen
Die im Lauf der Jahre veränderten bzw. gestiegenen Ansprüche an Entwicklung, Produktion und Montage hatten ebenso wie die hohe Fertigungstiefe, die Digitalisierung oder die Geschäftsabläufe Auswirkungen auf die IT-Landschaft. Die Verantwortlichen bei Mafell sahen unter anderem im Dokumentenmanagement hohes Rationalisierungspotential. Der Werkzeugspezialist setzt hier auf eine Archivierungslösung von Easy Software, die mithilfe des IT-Systemhauses Visionice zu einem integrierten Dokumenten-Management-System ausgebaut wurde. „Ein übergeordnetes Projektziel war dabei die automatisierte Prozesssteuerung und Informationsbereitstellung durch die Einführung eines digitalen Workflows“, sagt Kurt Ammann, IT-Leiter bei Mafell. Nach der Ablösung vorhandener Individualprogramme konnte etwa die Migration auf die aktuelle Easy-Softwareversion erfolgreich abgeschlossen werden.
Revisionssicher dokumentieren
Zur weiteren Optimierung der Geschäftsprozesse wurden mehrere digitale Workflows definiert, die inzwischen im Rechnungseingang und im technischen Änderungsdienst umgesetzt sind: Eingehende Rechnungsdokumente durchlaufen mit Hilfe eines Scanverfahrens bzw. eines automatisierten E-Mail-Imports eine intelligente Beleglesung. Die Belege werden vom Belegleser erfasst sowie digital verschlagwortet ins Dokumenten-Management-System übergeben. Für eine Verknüpfung mit dem ERP-(Enterprise Resource Planning) System von Abas Software wurde zunächst eine von Mafell selbst programmierte Schnittstelle genutzt. Der digitale Workflow im technischen Änderungsdienst ermöglicht, dass alle relevanten Informationen wie Änderungsaufträge, Konstruktionsgenehmigungen oder Zeichnungsstände eindeutig zugeordnet und revisionssicher dokumentiert werden.
Datenaustausch neu geregelt
In Zusammenarbeit mit den Visionice-Spezialisten wurde die Verknüpfung von Easy DMS und Abas ERP auf die unternehmensspezifischen Bedürfnisse neu konfiguriert. „Viele Strukturen und Prozesse zum Austausch von Daten und Dokumenten zwischen DMS und ERP waren im Lauf der Zeit veraltet und brachten eine unnötig hohe Komplexität sowie einen erhöhten Kontrollaufwand mit sich“, sagt Visionice-Projektleiter Sven-Udo Rösler. Jannika Wannenmacher, die bei Mafell für das DMS-System und die Betreuung der Schnittstelle zum ERP-System zuständig ist, ergänzt: „Insbesondere die von uns selbst entwickelte Schnittstelle zwischen DMS und ERP hatte ihre funktionelle Leistungsgrenze und somit einen negativen Nutzungsgrad speziell in Bezug auf die Übertragung bzw. den Abgleich der täglich anfallenden Belege erreicht.“ Bislang wurden die täglich rund 600 ein- und ausgehenden Dokumente über Nacht vom ERP- in das DMS-System überspielt und morgens kontrolliert. Der Zugriff auf aktuelle Daten war somit nur mit Zeitverzögerung möglich. Eine weitere Schwierigkeit stellte der für die Identifikation bei NCI-Belegen zusätzlich aufgebrachte Barcode dar, dessen Eindeutigkeit durch einen hohen Verwaltungsaufwand sichergestellt werden musste. Dieser überschnitt sich oft mit dem absendereigenen Barcode und konnte daher im Scanverfahren nicht erkannt bzw. der Beleg nicht korrekt zugeordnet werden.
Höherer Automatisierungsgrad
Durch die Einführung und Anpassung der Standard-Schnittstelle Abas SQL Connector werden die Daten des Werkzeugherstellers heute automatisiert und bidirektional zwischen ERP und DMS übertragen. „Das hat den früher aufwendigen Datenaustausch enorm erleichtert und die Effizienz unserer Arbeitsabläufe weiter gesteigert. Zum einen benötigen wir den eigenen Barcode nicht mehr, was die Qualität der Scanprozesse verbessert hat. Zum anderen haben wir einen einfacheren und schnelleren Zugriff auf den Datenbestand und konnten den administrativen Aufwand etwa durch die täglichen Kontrollarbeiten erheblich reduzieren“, sagt Wannenmacher.
Weitere Projekte geplant
Das Dokumenten-Management-System wird von rund der Hälfte der Mitarbeitenden in abteilungsübergreifend durchgängigen Workflows genutzt. Mit Unterstützung von Visionice arbeitet Mafell am weiteren Ausbau des DMS-Bereichs. Im Rahmen einer weiteren Optimierung der unternehmensweiten Prozesskette wurde inzwischen zudem mit der Digitalisierung des Human Resource Management begonnen, wobei die digitale Archivierung von Personaldokumenten inklusive einer Schnittstelle vom Easy-Archiv zur Personalmanagement-Software Hansalog bereits umgesetzt ist.
