Frau Dr. Bruns, was gibt es neues im aktuellen ConSense-Release?
Dr. Iris Bruns: Mit dem Release setzen wir neue Maßstäbe in Effizienz, Anwendungsfreundlichkeit und Automatisierung. Die Version bringt vor allem in drei Bereichen deutliche Neuerungen: Die SearchExperience sorgt für eine spürbar verbesserte, intelligente Suchfunktion, die auch mit ungenauen Begriffen relevante Inhalte über alle Systemstrukturen hinweg findet. Zudem haben wir die KI-Funktionen erweitert. Prozesse können jetzt automatisch erstellt, Inhalte extrahiert und Dokumente KI-gestützt recherchiert werden. Außerdem lässt sich das Besprechungsmanagement ConSense Minutes nun vollständig im webbasierten ConSense Portal nutzen, inklusive automatisierter Maßnahmenverfolgung. Darüber hinaus profitieren unsere User mit dem Release von zahlreichen weiteren Optimierungen in Dashboards, Ansichten und Workflows, die den Arbeitsalltag weiter vereinfachen.
Wie sieht die Bereitstellung aus? Was läuft On-premise und was cloudbasiert?
Unser Kernangebot besteht aus zwei Varianten: der ConSense Suite und dem ConSense Portal. Die Suite ist unsere klassische On-premise Lösung. Das ConSense Portal dagegen läuft cloudbasiert. Die webbasierte Software bietet vollen Zugriff über den Browser, ohne Installation, jederzeit und von überall. Das ist besonders attraktiv für Organisationen mit mehreren Standorten oder mobil arbeitenden Teams. Wir haben die Benutzeroberfläche dabei intuitiver gestaltet und stellen KI-Funktionen bereit, z.B. für die Suche. Zudem lassen sich individuelle Dashboards zusammenstellen, die jeder Person genau die Informationen auf einen Blick anzeigt, die für sie wichtig sind.
Wie sehen Sie eine optimale Integration Ihrer Anwendungen mit der restlichen Unternehmens-IT?
Damit sich unsere Anwendungen optimal integrieren lassen, bieten sie zahlreiche Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Das macht sie zukunftsfähig, denn moderne Managementsysteme sollen zunehmend auf Datenquellen aus verschiedenen Systemen zugreifen können. Dieser Trend wird sich nach unserer Einschätzung weiter fortsetzen und führt dazu, dass Mitarbeitende aus der Unternehmens-IT bestmöglich abgeholt werden müssen. Damit sind sie für uns zu einer wichtigen Zielgruppe geworden. In der Praxis bewerten unsere Berater von Fall zu Fall zusammen mit den Ansprechpersonen aus den Unternehmen, mit welchen Daten gearbeitet werden soll und welche Schnittstellen dafür implementiert werden müssen.
Unternehmen koppeln Compliance und Qualitätsmanagement mittlerweile enger. Spiegelt sich darin eine strategische Neuausrichtung des QMS-Bereichs – und warum passiert das aus Ihrer Sicht gerade jetzt?
Unternehmen stehen heute vor einer Vielzahl von regulatorischen Anforderungen – von Datenschutz über Informationssicherheit bis hin zu Themen wie Nachhaltigkeit oder Lieferketten. Diese Bereiche lassen sich nicht mehr isoliert betrachten. Letztlich geht es überall um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Risikominimierung. Das sind die gleichen Grundprinzipien, die auch im Qualitätsmanagement verankert sind. Digitalisierung und neue gesetzliche Vorgaben wie die NIS2-Richtlinie oder das Lieferkettenschutzgesetz erhöhen den Handlungsdruck. Unternehmen müssen nachweisen, dass sie ihre Prozesse im Griff haben und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.
Wie positioniert sich ConSense in Bezug auf Cybersecurity und den damit verbundenen Regeln und Aufgaben?
Unsere Anwendungen unterstützen dabei, Informationssicherheit systematisch und nachvollziehbar umzusetzen. Die Anforderungen der NIS2-Richtlinie oder der ISO27001 lassen sich mit Unterstützung des neuen Moduls ConSense ISMS zum Aufbau eines Informationssicherheits-Managementsystems in unsere Managementsysteme integrieren. Das vereint Cyber Security, Compliance und Risikomanagement. Damit lässt sich ein transparentes Sicherheitskonzept aufbauen, das Risiken systematisch bewertet und Verantwortlichkeiten klar zuordnet. Ein großer Vorteil liegt in der Automatisierung: Das System erinnert an Prüfpflichten, dokumentiert Nachweise und erstellt Berichte auf Knopfdruck. Der Cyber Resilience Act, also das EU-Gesetz, das die Cybersicherheit von Produkten mit digitalen Elementen verbessern soll, betrifft in unserer Branche insbesondere die Hardware-Industrie. Viele Unternehmen stellen jetzt Experten ein, die sich damit befassen. Auch wir beschäftigen uns damit.
QMS- und IMS-Projekte scheitern oft am Faktor Mensch, nicht an der Technik. Wie können Sie helfen, Widerstände im Alltag zu überwinden?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es hilft, Mitarbeitende von Anfang an am Aufbau des Systems mitwirken zu lassen. Damit die über das System angebotenen Informationen und Inhalte im operativen Geschäft als hilfreich wahrgenommen werden, braucht es außerdem eine hohe Relevanz, z.B. durch personalisierte Ansprache und eine Zuordnung von individuellen Prozessen und Dokumenten. Führungskräfte müssen ebenfalls vom Managementsystem überzeugt sein, denn sie tragen als Wegbereiter und Vorreiter entscheidend zur erfolgreichen Umsetzung bei. Durch internes Marketing für das Qualitäts- oder integrierte Managementsystem lässt sich die Akzeptanz weiter steigern. Manchmal genügen hierfür bereits wenige Zusatzfunktionen, die zwar nicht direkt mit QM verknüpft sind, aber die Nutzung des Systems fördern. Höchst erfolgreich waren beispielsweise kleine Extras, die wir als Plug-In für unsere Kunden bereitgestellt haben, z.B. WM-Tippspiele oder Adventskalender, die zum regelmäßigen Einloggen in das System motivieren.
Ihre neue Suchfunktion SearchExperience soll diese Akzeptanz fördern. Macht eine Suchfunktion den Unterschied?
Ein klassisches Problem, das jeder kennt, der schon einmal in einem komplexen Managementsystem nach einer bestimmten Information gesucht hat: Oft beginnt die Suche mit der Frage nach dem exakten Begriff. In solchen Fällen liefert unsere neue intelligente Suchfunktion SearchExperience die gewünschten Informationen auch ohne präzise Suchbegriffe schnell und ohne Umwege. Sie durchdringt zentrale Systemstrukturen, geht dabei weit über die klassische Dokumentensuche hinaus und führt schnell zu Ergebnissen. Kurz gesagt: je einfacher die Anwendung, desto größer der Nutzen und damit die Zustimmung im operativen Einsatz, so wird aus der Suchfunktion ein Akzeptanztreiber für das System.
Wie kann man denn messen, ob ein System in diesem Sinn lebt oder nicht?
Wer Nutzen aus dem Managementsystem zieht, ist eher bereit, es aktiv anzuwenden. Mehr noch: Mitarbeitende, die den Nutzen erleben, werden zu Fürsprechern im Unternehmen. Sie werben unter der Belegschaft für das System und beteiligen sich an seiner Weiterentwicklung, z.B. durch Verbesserungsvorschläge. Das treibt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) voran und trägt zu einer lebendigen Qualitätskultur bei. Was die Messbarkeit angeht: Unsere Kunden erzählen uns immer wieder, dass sie nach der Umstellung auf ConSense positiv überrascht waren von der plötzlichen aktiven Mitwirkung der Mitarbeitenden, die es zuvor in den meisten Fällen in dieser Form nicht gegeben hat.
Wie helfen die Module Schulungs- und Qualifikationsmanagement dabei, den Überblick über Qualifikationen zu behalten und Engpässe – etwa durch Ruhestand oder fehlende Nachbesetzung – abzufedern?
Eine Besonderheit unserer Produkte ist der hohe Vernetzungsgrad zwischen Qualifikations- und Schulungsmanagement. Mit dem Modul Qualifikationsmanagement werden die im Unternehmen vorhandenen Kenntnisse und Fähigkeiten erfasst, kategorisiert und verwaltet. Sie lassen sich nach verschiedenen Kriterien auswerten. Die Überprüfung des Soll- und Ist-Zustands kann bei fehlenden Qualifikationen durch eine Verknüpfung mit dem Modul Schulungsmanagement zum Anstoß einer Schulungsteilnahme führen. Dieses Modul unterstützt bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung sämtlicher Schulungsmaßnahmen und überwacht auch automatisch Pflichtschulungen, die vor allem für Unternehmen aus regulierten Branchen gelten. Unsere Software führt Daten rund um Fachkenntnisse, Qualifikationen und Schulungsbedarf zusammen und wertet sie systematisch aus. So erhalten Unternehmen einen Überblick über Fachwissen und Fähigkeiten aller Mitarbeitenden.
Was können Sie noch leisten, um beim Faktor Personal zu unterstützen?
Unsere Systeme bieten durch Aufbereitung von Informationen und Auswertungsfunktionen Unterstützung bei ganz unterschiedlichen Personalprozessen. Für das Recruiting lassen sich Tätigkeitsberichte der Positionen auswerten, um benötigte Fähigkeiten zu erkennen. Beim Onboarding von Mitarbeitenden tragen wir dazu bei, den Aufwand zu verringern. Unsere Systeme lassen sich auch von Personen ohne besondere Kenntnisse bedienen, um etwa Prozesse, Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zu erkunden. Die Auswertung demografischer Informationen aus dem System hilft bei der Planung des zukünftigen Bedarfs. Mit den im System hinterlegten Rollen und Rechten lassen sich zudem Stellvertreterregelungen festlegen, um ungeplante Ausfälle abzumildern. Und schließlich bietet unser E-Learning-Modul Methoden zur Weiterbildung. Damit lassen sich Online-Tests aus den Systemdaten erstellen. Das alles wird in der Praxis bereits aktiv genutzt.
Die Suchengine verspricht auch KI-gestützte Recherche. Zu welchem Anteil ist diese Funktion bei Ihnen entstanden und was haben Sie extern bezogen?
Wir stützen uns selbstverständlich auch auf bewährte und etablierte KI-Modelle. Gleichzeitig haben wir ein eigenes Kompetenzzentrum ins Leben gerufen. In diesem Rahmen entstehen unsere neuen Features, und zwar bewusst auf einer experimentellen Ebene. Das bedeutet, wir probieren aus, erforschen neue Ansätze, evaluieren deren Nutzen und verwerfen auch mal Ideen, wenn sie unseren Qualitätsansprüchen nicht genügen. Nicht aus jeder Idee muss ein Produkt werden, aber jede Idee wird sorgfältig geprüft.
An was arbeiten Sie gerade und was könnte bald ins System kommen?
Aktuell testen wir beispielsweise KI-gestützte Funktionen in den Bereichen Prozessmanagement und Suche. Ein weiteres spannendes Feld ist die automatische Erstellung von Schulungseinheiten auf Basis von im System vorhandenen Informationen.
Zuletzt wurde die Zuverlässigkeit von GenAI teils harsch kritisiert. Sind die Erwartungen an diese Technologie überzogen?
Wir sind davon überzeugt, dass KI die Art und Weise, wie wir mit QM- und IMS-Tools umgehen, langfristig grundlegend verändern wird. Gleichzeitig muss in unserem sensiblen Umfeld der menschliche Prüfschritt immer die letzte Instanz bleiben. Das ist hier vermutlich noch einmal deutlich wichtiger als in anderen Bereichen. Außerdem müssen KI-generierte Inhalte nachvollziehbar und eindeutig gekennzeichnet sein. Insgesamt ist entscheidend, dass KI unterstützt und nicht den Menschen ersetzt.
Mit dem neuen Forms-Modul wollen Sie Workflows vereinfachen. Ist das nicht schon zigfach gelöst im Markt?
Tatsächlich gibt es zahlreiche Systeme, die automatische Workflows von Formularen abbilden. Unser Ansatz unterscheidet sich jedoch in einem wesentlichen Punkt: ConSense Forms ist keine separate Anwendung, sondern als logische Erweiterung in unser Hauptsystem integriert. Wir nutzen damit bestehende Strukturen und greifen auf im System vorhandene Elemente zurück. So vermeiden wir eine redundante Datenpflege. Darüber hinaus kann das Modul über Schnittstellen Daten aus anderen bestehenden Systemen integrieren. Das ist besonders für Unternehmen nützlich, die schon mit einer komplexen Systemlandschaft arbeiten.
Wie verändert sich Ihre eigene Software-Entwicklung durch regulatorische Vorgaben wie NIS2 oder Nachhaltigkeitsanforderungen?
Viele regulatorische Anforderungen, die unsere Kunden erfüllen müssen, gelten selbstverständlich auch für ConSense. Ein aktuelles Beispiel dafür, wie unsere Entwicklungsarbeit davon beeinflusst wird, ist der Bereich Informationssicherheit. Wir haben unser internes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach dem CISIS 12-Regelwerk, das sich gut für mittelständische Unternehmen eignet, zertifizieren lassen. Aus dieser Software für den Eigenbedarf ist letztlich unser neues ISMS-Modul entstanden.
Die Veröffentlichung der Revision der QM-Norm 9001 verzögert sich. Wissen Sie, was da los ist? Und wie bereiten Sie sich auf den Stichtag vor? Und was können oder sollten Anwender diesbezüglich tun?
Prozesse wie die Revision der ISO9001 sind komplex. Es bedarf Zeit und Sorgfalt, um einen anerkannten Standard weiterzuentwickeln. Die Verzögerung kann verschiedene Ursachen haben – von der notwendigen Abstimmung zwischen internationalen Gremien über die Einbindung neuer Themenfelder wie Nachhaltigkeit oder Risikomanagement bis hin zur Auswertung der Rückmeldungen aus der Praxis. Wir warten nicht ab, sondern bereiten uns jetzt schon auf kommende Änderungen vor. Bereits bei der letzten Revision haben wir unseren sogenannten Normenmigrationsassistenten angeboten. Er unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse auf die neue Struktur umzustellen. Ein solches Tool wäre auch diesmal denkbar. Grundsätzlich sehen wir der überarbeiteten Norm positiv entgegen, denn sie bietet die Chance, etablierte Systeme weiter zu verbessern. Wir wappnen uns entsprechend und freuen uns darauf, Unternehmen auch bei dieser Revision zu begleiten.
