Die J. D. von Hagen AG (JDEHA) ist ein seit 1885 bestehendes und heute in der fünften Generation geführtes Familienunternehmen. Es konstruiert und produziert Kunststoff- und Metallkomponenten vom ersten Entwurf über fertige Einzelkomponenten bis zu integrierten Systemen. Mit ihren zwei Produktionsstätten in Iserlohn und über 250 Mitarbeitenden ist der Produzent auch als globaler Direktzulieferer der Automobil- und Motorradindustrie tätig. Seit 2022 kooperiert die Firma mit dem IT-Dienstleister Hüngsberg. Das erste Projekt war die EDI-Anbindung an einen großen Autobauer, bevor 2023 neue Formate von fünf weiteren Kunden sowie in Folge mehrere andere OEM hinzugefügt wurden. Vor Einsatz der EDI-Systeme verwendete der Fertiger eine eigene Anwendung mit lediglich einer Datenübertragung. Aufgrund der Notwendigkeit, ein neues ERP-System einzuführen, bestand die große Herausforderung darin, ERP- und EDI-Systeme gleichzeitig zu implementieren, inklusive Konvertierung und Verankerung mit den neuen Warenwirtschaftsstrukturen.
Komplexe Projektierung
Die gleichzeitige Einführung beider Systeme war aufwendig und komplex: Neben der technischen Umstellung musste auch die Abstimmung mit Dienstleistern und Kunden bis zum gesetzten Stichtag zeitgleich abgeschlossen sein. Dies alles bei nahtloser Verfügbarkeit und konstantem Kundenkontakt. Das unterbrechungsfreie Versenden und Empfangen von Geschäftsdokumenten wie Lieferabrufen und ähnlich relevanten Daten musste permanent funktionieren. Denn der Tier-1-Lieferant kommuniziert mit OEMs über rund 32 000 EDI-Nachrichten (Abruf- und Lieferscheinpositionen) monatlich.
IT-Partner auf Augenhöhe
Bei der Wahl des passenden EDI-Systems waren mehrere Faktoren für den Zulieferer wichtig. Zunächst erschien ein Cloud-Dienst attraktiv, den man aber mangels ausreichender Flexibilität speziell für die geplante stufenweise Migration rasch verwarf. Dann wurden zusätzlich zum Angebot von Hüngsberg weitere Produkte geprüft, die allesamt nicht überzeugten. Als mittelständisches Unternehmen entschied sich JDEHA schließlich bewusst für einen IT-Dienstleister aus dem Mittelstand, was kurze Entscheidungswege und gut verfügbare Ansprechpartner versprach. Ausschlaggebend bei der Auftragsvergabe war zudem, dass der Dienstleister konstante Verfügbarkeit des EDI-Systems während der ERP-Implementierung zusicherte.
Enge Zusammenarbeit
Bei besonders komplexen technischen Themen ist der deutschsprachige Support des Dienstleisters sehr nützlich. „Wir senden Anforderungen und erhalten zügig Feedback von Hüngsberg. Nach wenigen Iterationen steht bereits ein Mapping. Das ist effizient und spart viel Zeit und Kosten“, so Torsten Kaatz, IT-Leiter der J. D. von Hagen AG. Doch der Produzent ließ neben der Verfügbarkeit auch die Themen Datenschutz und Sicherheit von Cloud-Systemen in die Erwägungen einfließen. Das Datenhosting sollte demnach On-Premise bleiben.
Schneller Nachweis, veritable Kostensenkung
Durch die installierte Anwendung Edidax ließen sich Kosten senken, indem sie relevante Informationen übersichtlich darstellt. Der Zeitpunkt der Übermittlung des letzten Abrufs ist präzise erfassbar. Mittels Filtermöglichkeiten lassen sich pünktliche Lieferungen nachweisen – besonders hilfreich bei der Klärung unplausibler Rückstände. „Hüngsberg hat die Edidax Transaktionsübersicht genau auf unsere Anforderungen zugeschnitten. Dieser schnelle Zugriff auf belastbare Daten ist für uns sehr wertvoll, denn es unterstützt uns bei der Zurückweisung unberechtigter Belastungsanzeigen“, sagt Torsten Kaatz.
ERP-Dateien via VDA Split aufteilen
Der Zulieferer erhält nicht selten von einzelnen OEMs Lieferabrufe mit bis zu 1.000 Artikeln pro Datei. Wurde bislang beim Einlesen – etwa beim vorletzten Artikel – ein Fehler entdeckt, brach das ERP-System ab, die Daten wurden nicht verarbeitet, und es kam zu Komplikationen und Verzögerung. Die Systemfunktion VDA Split löst das Problem, indem sie große Dateien in viele kleine unterteilt, jeweils gelabelt nach Artikelnummer, Bestellung und Kundendaten. Das ERP-System verarbeitet so jeden Abruf einzeln. Ist ein Abruf fehlerhaft, muss nur dieser im Detail geprüft und die Ursache korrigiert werden. So werden Fehler schnell gefunden und behoben, pünktliche Lieferungen sichergestellt. Alle Sendungen müssen beim Fertiger bis 11:15 Uhr per EDI an die OEMs gemeldet werden, daher ist die Funktion zentral für die Prozesssicherheit.
Stabile Prozesse mitten im Systemwechsel
Die gleichzeitige Einführung von ERP-System und EDI-Software war die entscheidende Herausforderung. Dabei half, dass sich Edidax stufenweise migrieren lässt. Komplexe Abläufe können simuliert werden. „Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit Hüngsberg und seinen Anwendungen für unser Unternehmen. Durch die gute, enge Zusammenarbeit lassen sich unsere hohen Anforderungen professionell und zeitnah umsetzen. Wir würden uns definitiv wieder für Hüngsberg entscheiden,“ sagt Torsten Kaatz.
