Am Anfang einer effektiven Datenablage steht für den Exapture-Geschäftsführer Myrko Rudolph eine klare Ordnerstruktur: „Als Grundpfeiler für die gelungene digitale Ablage dient eine durchdachte und erprobte Ordnerstruktur. Verantwortliche sollten hier bei Null starten und sich im Voraus überlegen, wie sie Dateien kategorisieren möchten und entsprechende Hauptordner auf der obersten Ebene erstellen. Ein in sich logischer und damit intuitiver Aufbau erleichtert nicht nur das schnelle Finden von Informationen, sondern trägt auch dazu bei, dass sich neue Dokumente einfacher in das bestehende System integrieren lassen. Zudem wickeln sich Onboardings neuer Mitarbeiter deutlich schneller ab.“
Faktor Namensgebung
Wenn trotz einer ausgefeilten Ordnerstruktur doch manchmal die Suchfunktion herhalten muss, um eine bestimmte Datei zu finden, kommt es vor allem auf eins an: korrekte Benennung. Vage oder generische Dateinamen sollten möglichst vermieden und Dokumente so benannt werden, dass sich ihr Inhalt klar und schnell erkennen lässt. Durch die Verwendung von Datumsangaben oder Nummerierungen lässt sich eine chronologische beziehungsweise hierarchische Reihenfolge schaffen. Dies erleichtert nicht nur die Identifizierung, sondern auch die Sortierung der Dateien.
Nützliche Bereinigung
„Wer es an seinem digitalen Arbeitsplatz gerne aufgeräumt und strukturiert mag, sollte nicht zu sehr an nicht mehr benötigten Dokumenten hängen. Alte Kundendaten, Verträge, deren Aufbewahrungspflichtzeitraum abgelaufen ist, oder ganz einfach Dateien, die überholte Informationen beinhalten, müssen regelmäßig rigorosen Bereinigungsaktionen zum Opfer fallen. Dies verhindert nicht nur Datenmüll und schafft somit neuen Speicherplatz, sondern macht auch die Navigation in Letzterem effizienter“, sagt Geschäftsführer Rudolph.
Aus der Welt der Metadaten
Bei fortgeschrittenen Nutzern und besonders komplex aufgebauten Ablagesystemen empfiehlt sich die Ergänzung von Metadaten, um den Dateien zusätzliche Informationen zuzuordnen. Dies könnte beispielsweise den Autor, das Erstellungsdatum oder bestimmte Schlagwörter umfassen. Je mehr Parameter einem Dokument zugeschrieben werden, desto leichter lässt sich eine strukturierte Suche durchführen. Anwender finden Dateien so auf, auch wenn sie versehentlich an die falsche Stelle sortiert wurden.
Vom Papier in den Ordner
„Solange Menschen die digitale Ablage händisch durchführen, bindet dieser Zustand nicht nur wichtige Kapazitäten, sondern bietet auch immer Raum für derartige Fehler“, erläutert Rudolph. „Hier schafft Automatisierung Abhilfe. Mit einem Digitalisierungskonzept – unterstützt durch intelligente Scansoftware für bereits im Unternehmen vorhandene Multifunktionsgeräte – lassen sich sogar analoge Informationen mit nur einem Knopfdruck direkt in die korrekte Ablage einpflegen. Ohne Zwischenstation oder Fehlerfaktor Mensch findet jede Datei so auf Anhieb den richtigen Platz in der modernen digitalen Ablage.“
Integrierte Technologie
„Mithilfe der angesprochenen Software lassen sich Dokumente schon während des Scanprozesses zusätzlich so modifizieren, dass auch deren Inhalt für das Suchen und Finden relevant wird. Mit OCR – also der optischen Texterkennung – lassen sich inhärente Informationen urbar machen und in einer so effizienten Weise auslesen, dass für einen Suchprozess nicht einmal mehr zwingend ein Dateiname vorhanden sein muss“, schildert Rudolph. Außerdem werde künstliche Intelligenz auch in diesem Bereich eine bedeutende Rolle spielen, um digitale Dateiablagen in Unternehmen ordentlich und strukturiert zu halten. „Durch die richtigen Tools steht einer mühelosen, aber perfekt optimierten Ablage künftig nichts mehr im Wege“, schließt Geschäftsführer Rudolph.
