Die Anwendung GeoSpot! Bezirksplaner von GB Consite unterstützt nicht nur den Planungsvorgang, sondern hilft bei der Einrichtung einer effizienten Gebietsstrukturierung. Denn die an den Standorten des Außendienstpersonals orientierte Bezirksstrukturierung vermeidet unnötige Fahrstrecken. Und auch Umsatzpotenziale sollten beim Zuschnitt der Einzugsgebiete berücksichtigt werden, da sich eine ungleiche Gewinnverteilung negativ auf Mitarbeiterperformance und Betriebsklima auswirken kann. Dafür lässt sich die Gesamtvertriebsplanung in der Webanwendung darstellen, grafisch aufbereitet analysieren und nach individuellen Gesichtspunkten gestalten. Neben Potenzialdaten wie soziodemographischen Kennzahlen können via CSV oder Excel auch eigene Geschäftsdaten importiert und entsprechend berücksichtigt werden. Bei alldem soll sich das Tool in etwa so einfach wie gängige Online-Kartendienste bedienen lassen. „Die meisten sind sich zwar darüber im Klaren, dass der Außendienst ein sehr zeit- und entsprechend kostspieliges Unterfangen ist“, sagt die diplomierte Geographin Marjana Vollbach, Vertriebsleitung für Software rund um Standortanalyse, Filialnetzplanung, Expansion und Vertriebsplanung bei GB Consite. „Nur wenigen ist allerdings bewusst, wie viele Ressourcen sie durch eine ineffiziente Planung quasi einfach verheizen.“
Schlechte Stimmung und Umsatzverlust
Sind Potenzial und Aufwand nicht gerecht verteilt, dann treten gleich mehrere ungünstige Faktoren gemeinsam auf: Manche Mitarbeitende müssen etwa in ländlichen Gebieten unnötige Fahrtstrecken und Zeitverluste hinnehmen, während andere die Menge an Kunden oder Interessenten in flächenmäßig kleineren, aber urbanen Gegenden kaum bewältigen können. Wenn einzelne Außendienstmitarbeitende trotz zahlreicher Kundenbesuche signifikant geringere Umsätze generieren als ihre Gebietsnachbarn mit insgesamt wenigeren oder kürzeren Terminen, provoziert das nicht nur Unmut innerhalb des Personals: Dem Unternehmen geht auch potentieller Umsatz verloren.
Oft mit altem Werkzeugkasten
Bisher wird die Gebietsverteilung allerdings oft noch mithilfe handelsüblicher Landkarten etwa auf Basis von Postleitzahlen oder Nielsengebieten geplant. Doch wer zusätzlich zur geographischen Einteilung Potenzial- oder Geschäftszahlen einbeziehen möchte, müsse ergänzende Berechnungen und Tabellen hinzuziehen, sagt Vollbach. Dabei werde die Datenlage schnell komplex und unübersichtlich. Digitale Mapping-Tools, wie sie in den letzten Jahren vermehrt entwickelt wurden, können die geographischen und mitunter soziodemographischen Sachverhalte zwar flexibler abbilden. Spätestens bei der Integration individueller Kundendaten können sie aber an ihre Grenzen stoßen, sodass erneut mehrere Programme und Datenquellen kombiniert werden müssen. „Ungenauigkeiten und Ungleichheiten bei der Aufteilung schleichen sich auch hier unweigerlich ein“, sagt Vollbach.
Auf Anforderungen erweitert
Mit dem GeoSpot! Bezirksplaner sollen sich die Herausforderungen bewältigen lassen, die sich aus der Zahl an Datenquellen und Berechnungsgrundlagen ergeben. Die Geomarketing-Spezialisten setzen auf das Prinzip verbreiteter Online-Kartendienste und haben dieses um Funktionalitäten zur Außendienstplanung ergänzt. Als Software-as-a-Service (SaaS) mit zwölfmonatiger Vertragslaufzeit wird die Browseranwendung laufend erweitert. „Seit kurzem kann man der eigenen Planung mit der automatischen Zuordnung der Postleitzahlgebiete einen Vorsprung verschaffen, da man nicht mehr bei null anfangen muss“, berichtet Vollbach. „Diese Funktion haben wir auf Kundenwunsch hin implementiert – genauso wie die Möglichkeit, eigene Daten wahlweise auch via Excel anstatt nur über CSV zu importieren.“ So werden Potenzialdaten, aber auch individuelle Werte wie Umsatz- oder Verkaufszahlen, Standorte der Außenvertreter sowie Anzahl der Kunden, Terminhäufigkeit und Fahrstrecken in der Karte abgebildet.
Zielgröße Systemperformance
„Hierbei können relativ große Datensätze zustande kommen“, erläutert Vollbach. „Für unsere Entwickler ist es daher eine stetige Herausforderung, den geradezu spielerischen Umgang mit diesen riesigen Datenmengen in der Webanwendung zu ermöglichen.“ Damit die Bedienung flüssig bleibt, dürfen dabei keine langen Ladezeiten oder Eingabeverzögerungen auftreten. Erschwerend kommt hinzu, dass importierte Kundendatensätze oftmals eine unzureichende Qualität aufweisen.
Zufriedenheit und Umsatz
Damit Nutzer die jeweiligen Kennzahlen und Gebietsaufteilungen übersichtlich erfassen können, werden zusammengehörige Flächen automatisch farblich hervorgehoben. Anwender und Anwenderinnen können die Gebietsplanung dann auf der interaktiven Karte justieren. Als Ausgangslange dienen wahlweise die automatische Distriktzuordnung oder importierte Bezirksstrukturen auf Basis von Postleitzahlen, Gemeinden, Kreisen, Nielsengebieten oder statistischen Bereichen. Zum Bearbeiten werden einzelne Gebiete per Mausklick ausgewählt und anderen Bezirken zugeordnet. „Mit der Webanwendung behalten Außendienstplanende auch bei einer großen Menge an Datentypen und -quellen den Überblick und können mit verhältnismäßig wenig Mühe eine tatsächliche Aufwands- und Potentialgleichheit erreichen“, sagt Vollbach. Neben dem Optimieren der Gebietsstrukturierung lassen sich auch unterschiedliche Versionen anlegen und miteinander vergleichen. Zudem können die Analysedaten Anhaltspunkte liefern, wo Bedarf an neuen Vertriebsmitarbeitenden besteht. So soll das Tool den Anwenderunternehmen zu effizienten Fahrtstrecken und weniger Zeitverlust für das Außendienstpersonal verhelfen. Langfristig mache sich das in den Geschäftszahlen des Unternehmens bemerktbar, aber auch bei der Mitarbeiterzufriedenheit, sagt Vollbach abschließend.
