Die klassische PDF-Rechnung per E-Mail hat im europäischen B2B-Warenverkehr vielerorts bereits ausgedient. Ein aktuelles Beispiel für die Einführung der E-Rechnungspflicht in Europa ist Belgien, wo der strukturierte B2B-Rechnungsaustausch für alle umsatzsteuerlich erfassten Unternehmen seit dem 1. Januar vorgeschrieben ist. Für die belgische Tochter des deutschen Ventilherstellers Schubert & Salzer Control Systems bedeutete das, die hauseigene ERP-Software so zu erweitern, dass E-Rechnungen gesetzeskonform und zugleich einfach und zuverlässig über Ländergrenzen hinweg übermittelt werden können.
System erweitert
Diese Aufgabe übernahm Schubert & Salzer Data, ebenfalls ein Unternehmen aus der Schubert & Salzer Gruppe. Dafür wurde die Software DataSystems, ein auf mittelständische Fertigungsbetriebe zugeschnittenes ERP- und PPS-System, innerhalb von zwei Monaten um die geforderte Peppol-Anbindung erweitert. Diese ist jetzt integraler Bestandteil der On-Premise-Lösung, die alle zentralen Geschäftsprozesse vom Einkauf über die Fertigung mit Produktionsplanung und -steuerung bis hin zum Vertrieb abdeckt.
Modularer Aufbau
Die ERP-Software ist so konzipiert, dass sie flexibel an unterschiedliche Geschäftsprozesse angepasst werden kann. Zusatzmodule erlauben die schnelle Individualisierung der Basissoftware. Auch neue Anforderungen, wie etwa veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, lassen sich dadurch in bestehende Abläufe integrieren, ohne etablierte Prozesse in der Auftragsabwicklung grundlegend zu verändern. Damit unterstützt das System die gesamte Prozesskette vieler fertigender Branchen, wie etwa Kunststoffspritzguss, Metallverarbeitung und Maschinenbau.
Für Anwender ändert sich nichts
Durch die Integration der Peppol-Anbindung ändert sich für Anwenderinnen und Anwender der Software im Arbeitsalltag nichts. Rechnungen werden wie gewohnt im ERP-System erstellt. Im Hintergrund erzeugt die Software die Rechnung zunächst im deutschen Zugferd-Format, ein menschenlesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei strukturiert nach DIN EN16931. Diese wird dann – weiter vollautomatisch – in den Peppol-Standard BIS Billing 3.0 konvertiert. Technisch erfolgt das über die Middleware-Plattform LinQsupply des deutschen Anbieters InSyca. Anschließend wird die E-Rechnung via Peppol-Netzwerk an den Empfänger zugestellt.
Pflicht in weiteren Ländern
Mit der Erweiterung adressiert Schubert & Salzer Control Systems aktuelle und kommende gesetzliche Rahmenbedingungen und die unterschiedlichen Standards in zahlreichen europäischen Ländern aufgestellt. So führt derzeit etwa Frankreich die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise ein. Kroatien hat sie ebenfalls zum 1. Januar für bestimmte Umsätze eingeführt. Und schließlich gilt auch in Deutschland ab 2027 die vollständige B2B-E-Rechnungspflicht.
Was ist Peppol?
Das technische Rückgrat für den Austausch elektronischer Rechnungen in Belgien ist Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Ähnlich wie andere europäische Standards definiert Peppol die Spezifikationen für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente und stellt eine sichere Infrastruktur bereit. Rechnungsdaten werden nicht mehr als klassisches PDF übertragen, sondern als maschinenlesbare Datensätze, die direkt vom IT-System des Empfängers, ohne manuellen Eingriff, verarbeitet und für Menschen lesbar dargestellt werden können. Das setzt voraus, dass das sendende System alle Daten im ‚richtigen‘ Format erzeugt. Wer das nicht kann, kann schlicht keine gesetzeskonforme Rechnung mehr ausstellen.
