Nach wie vor sind viele Geschäftsprozesse im Fertigungskontext von einem hohen Grad an manuellem Aufwand geprägt: vom Anlegen eines Auftrags über die Aufschlüsselung der Stückliste und Prüfung von Materialverfügbarkeiten bis hin zur Simulation von Fertigungskapazitäten und der Ermittlung des Liefertermins. Prozessfortschritte werden jeweils manuell im ERP-System abgearbeitet, Daten gegebenenfalls von Hand übertragen. Insbesondere generative KI verspricht, die übergreifenden Kernprozesse in naher Zukunft weitreichend zu verändern. Die technische Grundlage hierzu liefern sogenannte KI-Agenten, die nicht nur in der Lage sind, Text-Output zu generieren, sondern auf Basis ihrer Analysen auch Aktionen im ERP-System ausführen können, etwa einen Auftrag anlegen oder eine freigegebene Bestellung ausführen. Schon bald dürfte KI in der Lage sein, alle Schritte zur Bearbeitung eines Prozesses automatisiert zu bearbeiten, bis die Entscheidung oder der Input eines Menschen erforderlich ist. Die Effizienz der jeweiligen Abläufe können sich dadurch enorm erhöhen, während die Steuerung und Entscheidungshoheit beim Menschen bliebe.
Gelernt ist gelernt
Damit das funktioniert, muss KI die individuellen Prozessabläufe eines Unternehmens erlernen können. So können KI-Agenten ‚wissen‘, welche Einzelschritte sie zur Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe der Reihe nach durchführen müssen. Ohne diese Prozessinformationen wäre das Risiko hoch, dass die KI sich im Ablauf verirrt und unbeabsichtigte Aktionen auslöst.
Im Gegensatz zu datenbasiertem Wissen wie Informationen zu Beständen, zur Auftragslage oder zu Service-Tickets – das meist ohnehin im ERP-System vorhanden ist – ist die Vermittlung von Prozessabläufen ein komplexeres Unterfangen. Der ERP-Spezialist Asseco Solutions hat dazu 2023 ein erstes Fundament mit der Einführung seines Flow Mode gelegt. Dieses prozessorientierte Nutzungskonzept ermöglicht es, Unternehmensabläufe per Business Process Model and Notation (BPMN) abzubilden und User auf dieser Basis Schritt für Schritt durch die Bearbeitung ihrer Aufgabe zu führen.
In der neuen Produktgeneration Applus 9 lassen sich mittlerweile rund 60 Kernprozesse auf diese Weise im System abdecken, von der Stammdatenpflege wie Artikelanlage über Einkaufsprozesse oder Einplanungen bis hin zu spezifischen Abläufen wie Fremdvergaben, die sich von der Fertigung über den Einkauf bis hin zur Logistik erstrecken. Auch Prozessentscheidungen und Umstellungen wie ‚Make Or Buy‘ sind darunter: Neben der initialen Entscheidung, ein Teil selbst zu fertigen oder an einen Lieferanten zu vergeben, ermöglicht der Prozessablauf auch, diese Entscheidung bei Bedarf im Nachgang ohne großen manuellen Aufwand für Stornierungen, Rücksetzungen oder Neueinplanungen zu ändern.
ERP-System mit Eigeninitiative
Die digitale Prozessabbildung hat auch die Aufgabe, die Abläufe für IT-Systeme verständlich und nachvollziehbar festzuhalten – insbesondere damit die KI-Agenten sinnvoll und korrekt mit den Prozessen interagieren können. Gleichzeitig ermöglicht sie so schon heute eine hochgradig automatisierte Bearbeitung von Prozessketten: Ausgelöst durch einen definierten Trigger ist das ERP-System in der Lage, die hinterlegten Prozesslogiken selbstständig auf regelbasierte Weise zu durchlaufen. Anstelle einer User-Interaktion ist damit ein benutzerunabhängiges Ereignis der direkte Startpunkt eines Prozesses. Als Trigger können verschiedene Ereignisse fungieren, etwa der Eingang einer bestimmten E-Mail. Das System startet dann automatisiert den gewünschten Prozess, erstellt beispielsweise zu einer eingehenden Service-Anfrage ein Ticket oder zieht zur Prüfung die Techniker heran.
Definieren muss der Anwender
Mittels Entscheidungsknoten lässt sich dabei definieren, wie der Prozess ablaufen soll. So kann beispielsweise festgelegt sein, dass das System Aufträge unter einem bestimmten Wert automatisch in die Fertigungsplanung geben darf, während bei Aufträgen über einem Schwellenwert die Führungskraft involviert werden muss. Die Regeln können Unternehmen auf Konfigurationsebene in den Prozess integrieren, Anpassungen oder Programmierungen sind nicht erforderlich.
Menschen mit ins Boot holen
Die automatisierten Prozesse werden jeweils so weit durchlaufen, bis der Input eines Mitarbeitenden erforderlich ist. Benötigt das ERP-System eine Rückmeldung, kann es auf Anwenderinnen und Anwender zugehen. Bei Freigaben erhält die zuständige Person etwa eine Push-Benachrichtigung in ihrem System, die Details zur Freigabe enthält. Durch einen Klick lässt sich der Prozess dann fortführen. Für Transparenz über die automatisierten Aufgaben soll die integrierte Process-Monitoring-Funktionalität sorgen. Sie listet auf, wie viele und welche Abläufe das ERP-System derzeit bearbeitet und auf welcher Prozessstufe sie sind. Dies ermöglicht es den zuständigen Mitarbeitenden, steuernd einzugreifen, falls ein unerwarteter Sonderfall die weitere Prozessausführung verhindert.
