Die Kuscheltiere von Steiff stehen seit Generationen für Qualität und Handwerkskunst. Auch die Kindermode der Marke – von Jacken über Oberteile bis hin zu Mützen – begleitet Kinder bei ihren Abenteuern. Doch bevor die Modelinie in Produktion gehen konnte, stand bei Steiff zunächst ein großflächiger Umbau des ERP-Systems an. Um den neuen Geschäftsbereich in die Warenwirtschaft einbinden zu können, benötigte das Unternehmen ein System, das den neuen Anforderungen gerecht wurde. Mit Blick auf den im Jahr 2027 auslaufenden Support von SAP ECC entschied sich Steiff daher für den Umzug auf SAP S/4Hana und für den Wechsel vom Industrie- auf den Retail-Standard. Dieser deckt branchenspezifische Anforderungen ab bezüglich der Stammdaten, der Warenlogistik oder der Sortimentsplanung und unterstützt Unternehmen die Betriebseffizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Betriebsabläufe zu verbessern. Um die Conversion strategisch, möglichst reibungslos und in kurzer Zeit durchzuführen, setzte Steiff auf den langjährigen Partner und SAP-Spezialisten All for One. Mit dem Bluefield-Ansatz gelang die Migration auf das neue System in 18 Monaten – laut einer PwC-Studie ist hier eher mit einer Projektdauer von mindestens drei bis fünf Jahren zu rechnen.
Bluefield als Mittelweg
Während bei der Greenfield-Ansatz das System von Grund auf neu entwickelt wird, zieht das bestehende System bei einem Brownfield-Ansatz nahezu unverändert – inklusive aller Altlasten – in die neue Systemumgebung um. Der Bluefield-Ansatz bietet einen Mittelweg: Nur ausgewählte Daten werden migriert, unnötiger Ballast wird abgeworfen und die Geschäftsprozesse werden optimiert. Dadurch spart man Zeit und Kosten und benötigt weniger Integrationstests, was eine Migration nahezu ohne Downtime ermöglicht. Für Steiff war dieser Ansatz ideal, um schnell und effizient auf SAP S/4Hana umzusteigen, die Geschäftsprozesse zu modernisieren und weiterhin den laufenden Betrieb zu gewährleisten. Ein reines Upgrade (Brownfield) war aufgrund des Wechsels vom Industrie- zum Retail-Standard nicht möglich, während ein kompletter Neustart (Greenfield) aufgrund der gewachsenen Datenstrukturen und individuellen Prozesse zu aufwändig gewesen wäre.
Schritt für Schritt durch die Migration
Die Umsetzung der Conversion erfolgte in einem schrittweisen Konzept, das auch während des Prozesses jederzeit individuelle Anpassungen erlaubt. Steiff hat beispielsweise über die Zeit einen gewissen Stamm an Eigenentwicklungen in der Warenwirtschaft aufgebaut. Neben den Daten mussten auch diese Prozesse in das neue SAP-System migriert werden. Die Spezialisten von All for One analysierten dafür, welche Geschäftsprozesse mit welcher Eigenentwicklung verknüpft waren. Einige der Prozesse ließen sich über den neuen Standard direkt abbilden. Andere wurden mittels Custom Code individuell eingegliedert. Bei der der Migration bei Steiff gingen die Berater wie folgt vor:
1. Analyse des bestehenden Systems
Mithilfe der Analyse-Software wird ein Abbild des Status quo erstellt. So erhält man alle wichtigen Informationen auf einen Blick wie Standorte, Organisation, Buchungskreise, eingesetzte Module, Komponenten und Schnittstellen. Die Daten sind nach Jahreszahlen geordnet und Unternehmen sehen, was sie mitnehmen und was sie ändern möchten. Auf diese Weise wird eine Roadmap für die Migration entwickelt.
2. Aufbau des neuen Systems
Zu Beginn wird eine eine sogenannte Empty Shell erstellt, eine Kopie des bestehenden Systems, die von sämtlichen Anwendungsdaten befreit ist. Ohne diese Daten lässt sich die ERP-Software nach Bedarf anpassen. So können zum Beispiel Buchungskreise gelöscht oder umbenannt werden. Anschließend erfolgt das Software-Update auf S/4Hana mithilfe dessen weiteres Customizing etwa für das Hauptbuch oder den Business Partner durchgeführt werden kann.
3. Definition der Migrationsregeln und Mappings
Im nächsten Schritt wird im Transformation-Cockpit festgelegt, welche Daten migriert werden und welche Optimierungen vorgenommen werden sollen. Danach werden die Migrationsregeln und Mappings definiert. CrystalBridge, eine Plattform, die die Datentransformation unterstützt, kann Merge-, Split-, Move- und Harmonize-Aufgaben in einem einzigen Projekt zusammenfassen, also etwa Buchungskreise zusammenführen, juristische Einheiten ausgliedern, Mandanten verschieben oder den Kontenplan umstellen. Dafür sind keine Vorprojekte nötig, sodass sich der Aufwand reduziert.
4. Durchführung der Transformation
Nun werden die Einstellungen getestet, indem erste Daten ins System geladen werden. Falls nötig, werden noch weitere Anpassungen vorgenommen und anschließend wird der erste Mandant aufgebaut. Danach erfolgt die finale Migration, das neue System geht produktiv und das alte wechselt in den Archiv-Modus
Den passenden Ansatz finden
Die Erkenntnisse aus dem Transformationsprojekt bei Steiff zeigen: Vor Projektstart sollten sich Unternehmen Gedanken über den passenden Conversion-Ansatz machen, der ihre Anforderungen abdeckt. Klarheit über Ressourcen, technologische Voraussetzungen und Auswirkungen auf das Tagesgeschäft sind ebenfalls ein Faktor. Erfahrene Partner können hier unterstützen – etwa bei der Projektstruktur, der Einbindung der Fachbereiche oder der Bewertung von Eigenentwicklungen.
