In die Tuning-Tage einsteigen
Basierend auf der eingehenden Analyse wird im zweiten Schritt der Vorbereitung ein detaillierter Projektplan erstellt. Dieser umfasst die Auswahl des ERP-Systems, die Definition von Projektzielen und die Einbindung der relevanten Stakeholder. Mit sorgfältiger Planung und klarer Kommunikation kann die Umstellung für kleinere Unternehmen mit drei bis vier Büroarbeitsplätzen abhängig vom Umfang der Datenübernahme innerhalb von vier bis acht Wochen erfolgen. Bei einer Teilumstellung ohne umfangreiche Datenmigration kann der gesamte Prozess auch bereits nach wenigen Tagen abgeschlossen sein. Nach der Einführung ist eine kontinuierliche Optimierung der Betriebsabläufe, sowie die Anpassung an neue Geschäftsanforderungen oft sehr empfehlenswert. Denkbar wäre es beispielsweise, jährlich einen Tuning-Tag festzulegen, bei dem erfahrene Anwendungstechniker und Betriebsoptimierer den Umgang mit dem System betrachten und die Geschäftsprozesse im Reifegrad der Digitalisierung bewerten und weiterentwickeln. Viele Unternehmen scheuen diese Investition zunächst. Schulungen, die bislang ungenutzte Nutzungspotenziale heben helfen, und bisher unbekannte, aber vorhandene Funktionalitäten aufzeigen, zahlen sich aber oft schnell aus, denn Unternehmen sehen sich kontinuierlichen Veränderungsprozessen gegenüber: Die Marktanforderungen steigen, das Unternehmen expandiert, weitere Geschäftsfelder werden erschlossen, höhere Kundenforderungen gestellt oder neue gesetzliche Vorgaben, wie die E-Rechnung, müssen erfüllt werden. Eine besondere Herausforderung stellt der demografische Wandel an die Betriebe: Jedes Jahr fallen in Deutschland 500.000 Arbeitskräfte weg, die in Rente gehen. So muss zukünftig mit reduzierter Belegschaft mehr erreicht werden, um die eigene Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit am Markt zu sichern.
Bis zu 80 Prozent Aufwand einsparen
Der IT-Dienstleister hat bei der Einführung eines neuen ERP-Systems in Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern beobachtet, dass bei dem ERP-Bezug im Rahmen von Miet-Lizenzmodellen der Return on Investment (ROI) einer Implementierung unter zwölf Monaten liegen kann. Oft liegen demnach die Kostenpläne günstiger als die Ausgaben für Softwarewartung, die für das alte ERP-System aufgebracht wurden. Produktivitätssteigerungen zwischen 10 und 80 Prozent sind durch neue automatisierte Workflows und autonome Produktionssteuerung im Büro und in der Produktionsplanung möglich. In Produktion und Beschaffung sind Kostenoptimierungen von mehr als zehn Prozent realistisch. Denn zeitgemäße ERP-Systeme sollten Transparenz und Übersicht in Richtung Produktion und Lieferkette herstellen. Eine Verbesserung des EBIT um ein bis zwei Prozent ist insgesamt zu erwarten.
Den Absprung schaffen
Die E-Rechnung stellt Industrieunternehmen einmal mehr vor die Frage, ob ihr altes ERP-System zukunftsfähig oder ein Wechsel nötig ist. Mit Blick auf den ERP-Softwaremarkt ist neben dem Blick auf die Funktionen der Anwendungen die Wahl des Dienstleisters besonders wichtig, denn die Systeme von Morgen muss dieser Partner mitentwickeln. Neue gesetzliche Rahmenbedingungen wie die Einführung der E-Rechnung bieten Chancen für einen wertsteigernden Neubeginn. Wenn alles klappt, können Industrieunternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit absichern. Mit der passenden Strategie bleiben dann auch die Ängste vor nicht verwirklichten Visionen, Daten, die auf der Strecke bleiben, explodierenden Kosten durch teure Zusatzprogrammierungen sowie endlosen Verschiebungen des Go-Live um Monate oder gar Jahre auf der Strecke.
