Künstliche Intelligenz im DMS/QMS-System Approve

Approve ist eine Dokumenten- und Qualitätsmanagementsoftware (DMS/QMS) für die Industrie. Sie ermöglicht die Vernetzung von Lieferanten und Kunden in einer gemeinsamen Datenumgebung und integriert nahtlos die KI von Mindbreeze, einem international agierenden Anbieter von angewandter künstlicher Intelligenz (KI) und Wissensmanagement. „In spezifischen Anwendungsbereichen ist die künstliche Intelligenz heute bereits leistungsfähiger und effizienter als Menschen. Besonders Aufgaben, die für eine KI erlernbare Muster enthalten, können perfekt automatisiert werden. Dies entlastet die Fachkräfte und bringt Zeit für wichtigere Aufgaben“, sagt Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze. Mindbreeze analysiert und verknüpft Informationen aus unterschiedlichen unternehmensinternen Datenquellen wie Servicetickets sowie technischen Dokumenten. Je nach Anforderung bereitet die KI dieses Fachwissen dann in 360-Grad-Sichten für die Mitarbeitenden auf.

KI maßgeschneidert für Unternehmenswissen

Keine IT-Landschaft gleicht der anderen. Auch das im Unternehmen vorhandene Know-how ist einzigartig. Approve – kombiniert mit Mindbreeze InSpire – gelingt es, durch Standardschnittstellen und Konnektoren mehr als 500 unterschiedliche Datenquellen anzubinden, diese Informationen zu vernetzen und so in einer gemeinsamen Datenumgebung nutzbar zu machen. Derartige Informationen dienen als Wissensbasis für die KI, welche Antworten generieren kann, die den Kontext einer Konversation berücksichtigen und daher für die konkrete Fragestellung relevanter sind.

Gesamtsicht auf Informationen

360-Grad-Sichten bedeuten im Kontext des betrieblichen Wissensmanagements die Bereitstellung einer Gesamtsicht auf relevante Informationen, beispielsweise zu Projekten, Produkten oder Bauteilen. Die KI kann hierbei Zeugnisse oder technische Zeichnungen semantisch analysieren und mit dem gespeicherten Wissen abgleichen. Zudem integriert sie auch kaufmännische Daten aus ERP-Systemen etwa von SAP. In der Praxis bedeutet das etwa: In sogenannten Interactive Exploded Views erkennt die KI beispielsweise automatisch Material- oder Produktnummern in technischen Zeichnungen im PDF-Format, extrahiert diese und weist sie relevanten Parametern zu. So sind zu der konkreten Materialnummer sowohl in der Vergangenheit aufgetretene Mängel als auch Serien- und Bestellinformationen oder Verknüpfungen zu anderen Bauteilen ersichtlich – die KI liefert eine Rundumsicht auf die Qualitätsdaten. Auf diese Weise ziehen Qualitätsmanager und -managerinnen Rückschlüsse und setzen proaktive Maßnahmen zur künftigen Fehlervermeidung.

Mit Dokumenten chatten

In Unterlagen wie Lieferscheinen oder Prüfplänen ist eine Vielzahl an Informationen enthalten. Auch wenn diese als PDF im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorliegen, ist es für Mitarbeitende oft mühselig, bestimmte Daten darin zu finden. Die manuelle Sichtung und Analyse dieser Dokumente kostet Zeit. Hier hilft ein in Approve integrierter KI-Chat: Nach Analyse der Inhalte lässt sich jedes Dokument via KI befragen. Dazu öffnet sich ein Chatfenster, in welchem die Mitarbeitenden Fragen bezüglich eines oder mehrerer Dokumente stellen können. Die KI prüft die vorhandenen Informationen und erstellt eine passende Antwort in natürlicher Sprache. Mittels Freigabeständen auf einzelne Inhalte wird sichergestellt, dass ausschließlich Berechtigte Zugriff auf für sie relevante Informationen haben. Die Zugriffsrechte können für jedes Dokument einzeln festgelegt werden. Der Chat lässt sich aus einzelnen Prüfschritten heraus aufrufen.

Smarte Anlagendokumentation

Die Zusammenstellung umfangreicher Anlagendokumentationen, etwa bei Kraftwerken, umfasst oft tausende Dokumente. Dieser Umfang wird im täglichen Betrieb zur Herausforderung. Nach der unternehmensübergreifenden Erstellung von technischen Dokumentationen mit Approve kann die Software für eine effiziente und bequeme Nutzung des enthaltenen Wissens sorgen. Mit Natural Language Processing (NLP) haben auch Technikerinnen und Techniker die Möglichkeit, während des Serviceeinsatzes auf einer Anlage intuitiv mit technischen Daten zu kommunizieren. Fragen zu Problemstellungen werden in natürlicher Sprache gestellt und von der KI beantwortet.

KI-gestützter 8D-Prozess

Ein 8D-Report ist ein Dokument, das im Rahmen des Qualitätsmanagements bei einer Reklamation zwischen Lieferant und Kunde, aber auch intern, ausgetauscht wird. 8D steht für die acht obligatorischen Disziplinen (Prozessschritte), die bei der Abarbeitung eines Mangels erforderlich sind, um das zugrunde liegende Problem zu überwinden. Ein KI-gestützter 8D-Prozess im Qualitätsmanagement erweitert den herkömmlichen Ablauf des Acht-Schritte-Plans zur Problemlösung um KI-Technologien, um damit effizientere und präzisere Ergebnisse zu erzielen und einen 8D-Report zu erstellen. Hochregulierte formale Prozesse rund um 8D-Reports erfordern viel Know-how seitens der Qualitätsverantwortlichen. KI kann in einzelnen Phasen wesentliche Entscheidungsgrundlagen bieten und dadurch den Gesamtprozess optimieren. Insgesamt kann der Einsatz von KI im 8D-Prozess dazu beitragen, die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit der Problemlösung zu verbessern und somit die Qualität der Produkte und Abläufe zu steigern sowie Kosten zu senken. Ein KI-gestütztes Computer-Aided-Quality-System bietet die Möglichkeit, qualitätsrelevante Prozesse im eigenen Unternehmen auf ein neues Niveau zu heben. Dies lässt sich deutlich am 8D-Prozess erkennen, wo KI-Funktionen eine datenbasierte Entscheidungsfindung erlauben. Auf diese Weise kann ein KI-gestütztes CAQ-System nachhaltig dazu beitragen, Fehler schnell zu beseitigen sowie deren erneutes Auftreten zu verhindern.

Unstrukturierte Daten in Wissen umwandeln

Die im DMS/QMS-System enthaltene KI ist in der Lage, aus Bestellunterlagen, technischen Zeichnungen, Reklamationen usw. Metadaten zu extrahieren. Diese werden automatisiert in von der KI erstellte Formulare übertragen und in die webbrowserbasierte Benutzeroberfläche eingebettet, wo sie sich ähnlich wie in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeiten lassen. Die Metadaten können wiederum mit einer Geschäftslogik ergänzt und automatisiert etwa per Robotic Process Automation (RPA) abgearbeitet werden. Beispielsweise kann die KI die Zuteilung von Sachbearbeiterinnen und -bearbeitern übernehmen. Zudem lassen sich derartige Formulare mittels No-Code/Low-Code mit Prüf- und Freigabeprozessen etc. ergänzen und steuern.

Automatisiertes Erstellen von Anforderungskatalogen

Im Spezialmaschinenbau umfassen Ausschreibungen oft Hunderte technische Anforderungsmerkmale, die bisher manuell ins DMS oder in technische Datenbanken überführt werden mussten. Approve übernimmt diese Daten via KI und hinterlegt zusätzlich die Quelle für jedes Formularfeld (Metadatum). Die zu produzierende Unit wird im System angelegt und über KI mit einem generierten Formular ergänzt. Hier sind sämtliche im Ausschreibungsdokument gelistete Metadaten enthalten. In einem nächsten Schritt erstellt die KI daraus einen passgenauen Vorschlag für ein Angebot. Mitarbeitende müssen diesen Vorschlag nur noch validieren und gegebenenfalls ergänzen. Ändert sich in späteren Revisionen ein Wert, können von der KI Abhängigkeiten zu anderen Metadaten aufgezeigt werden. Das System erkennt Unterschiede zu vorhergegangenen Revisionen und macht sie für die Mitarbeitenden nachvollziehbar.

Automatisiertes Ausarbeiten von Fragenkatalogen

Prüfpläne, Lieferantenaudits und Anforderungslisten in Form etwa von Excel-Tabellen können im DMS/QMS-System mithilfe von künstlicher Intelligenz befüllt werden. Dazu werden die vorhandenen Daten und Dokumente in der Software als Wissensbasis herangezogen. Die KI extrahiert in der Excel-Tabelle enthaltene Fragen und überführt diese in einen Fragenkatalog in Approve. Für die Beantwortung der einzelnen Fragen ist es möglich, der KI zusätzliche Kontextdokumente zur Verfügung zu stellen. Dadurch erhöht sich der Detailgrad der Antworten. Einzelne Fragen lassen sich über Workflows an bestimmte Angestellte, beispielsweise zur inhaltlichen Prüfung, zuweisen. Soll der ausgearbeitete Fragenkatalog wieder an Dritte retourniert werden, kann er als Excel-Tabelle exportiert und übermittelt werden.

Das Qualitätsmanagement wird künftig digital

Die digitale Transformation hat einen grundlegenden Wandel im industriellen Sektor ausgelöst, der die Art und Weise, wie Qualitätsmanagement funktioniert, grundlegend verändert. Dies spiegelt sich auch in den aktuellen Trends wider, angefangen von der zunehmenden Unterstützung durch künstliche Intelligenz bis hin zum verstärkten Einsatz von Cloud-Technologien. Diese Entwicklungen eröffnen vollkommen neue Möglichkeiten, um Qualitätsstandards nachhaltig zu verbessern.