Ein Kunde bittet um die erneute Zusendung einer Rechnung, der Interessent fragt nach einem Datenblatt, ein Händler erkundigt sich nach dem Status seiner Bestellung – Mitarbeitende werden Tag für Tag mit zahlreichen Anfragen konfrontiert, die zwar einfach aussehen, aber letztlich viel Zeit kosten. Künstliche Intelligenz ist ein Gegenmittel gegen solche Zeitfresser. Das KI-Tool Microsoft Copilot kann Anfragen automatisch beantworten, Suchvorgänge beschleunigen oder Mitarbeitende durch vorformulierte Antworttexte inklusive den passenden Dateianhängen unterstützen. Über den Produktlebenszyklus fallen in der Medizintechnik eine enorme Menge von Daten und Dokumenten an. Vielfach verfügen nur einzelne, langjährige Fachkräfte über einen Überblick und die dahinter liegenden Zusammenhänge. Verlassen solche Personen das Unternehmen, entsteht ein Informationsdefizit. Werkzeuge mit künstlicher Intelligenz könnten künftig helfen, das Wissen allen Beschäftigten zur Verfügung zu stellen, unabhängig von ihrer Betriebszugehörigkeit, aber ohne die Datenhoheit zu verlieren. Mit Copilot lassen sich beispielsweise ohne Programmierkenntnisse Chatbots erstellen, die ausgewählte Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen als Datenbasis nutzen. Mitarbeitende können dann in Microsoft Teams diesen Chatbots Fragen wie ‚Welche Arbeitsschritte sind für eine technische Prüfung des Geräts AB12 erforderlich?‘ stellen.
Abgesicherte Supply Chain
Die Covid-Pandemie hat gezeigt: Stabile Lieferketten sind in der Medizintechnik besonders wichtig. Das Microsoft-Tool kann hier etwa mit Echtzeitprognosen dazu beitragen, drohende Materialengpässe im Vorfeld zu erkennen. Im ERP-System Medtec365 von Kumavision kann es Bestellungen automatisch auslösen oder alternative Lieferanten identifizieren, um Produktionsstillstände zu vermeiden. Ein weiteres Einsatzgebiet für KI ist die Produktionsplanung, um die Ressourcenauslastung zu erhöhen und damit die Produktivität.
IoT-Integration für das Qualitätsmanagement
Durch maschinelles Lernen können Unternehmen Anomalien in Produktionsprozessen erkennen, bevor sie zu Qualitätsproblemen führen. Voraussetzung ist, möglichst viele Daten aus der Produktion in der ERP-Software oder in angebundenen Systemen zu erfassen, um die für KI-Funktionalitäten erforderliche Datenbasis zu schaffen. Das ERP-System von Kumavision ist deswegen auf eine IoT-Integration vorbereitet, mit der sich beispielsweise Parameter wie Partikeldichte, Temperaturkurven oder Maschineneinstellungen an die ERP-Software übermitteln und im jeweiligen Fertigungsauftrag hinterlegen lassen. Bei Reklamationen lassen sich damit auffällige Muster in der Produktion einfacher identifizieren.
Unstrukturierte Daten sammeln und speichern
KI kann Medizintechnik-Unternehmen weiterhin dabei unterstützen, komplexe regulatorische Anforderungen zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Produkte und Prozesse den geltenden Vorschriften entsprechen. Auch bei Audits ist der Copilot eine große Hilfe: Alle relevanten Informationen – von der Produktidee bis zur Außerverkehrsetzung – können zu einer Seriennummer automatisiert gesammelt und übersichtlich aufbereitet werden. Die Fähigkeit, unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen strukturiert aufzubereiten, bietet nicht nur bei Audits eine zeitsparende Unterstützung der Mitarbeitenden, sondern auch beim Risikomanagement (Capa und FMEA), das ebenfalls in der Branchensoftware abgebildet ist.
Mitarbeitende schneller produktiv
Die Prozesse in der Medizintechnik sind komplex. Entsprechend aufwendig gestaltet sich vielfach die Einarbeitung von neuem Personal in die ERP-Software. Der KI-Assistent kann Fragen beantworten wie: ‚Was beinhaltet das Feld Fehlercode?‘, ‚Wie erstelle ich eine Verkaufsgutschrift?‘ und ‚Wo starte ich eine Chargennummernverfolgung?‘ Es beschleunigt das Onboarding, wenn Mitarbeitende Fragen in natürlicher Sprache zu einem Feld oder Prozess in der ERP-Software Dynamics 365 stellen können und direkt eine Antwort darauf erhalten. Dafür müssen weder ERP-Dokumentationen gelesen, noch erfahrene Kollegen befragt werden.
KI in den Serviceprozessen
Chatbots können den Kundensupport verbessern, indem sie häufig gestellte Fragen automatisiert beantworten. Doch mit dem Tool Copilot Studio lassen sich auch komplette Workflows automatisieren, die neben der ERP-Branchensoftware weitere Anwendungen umfassen können. Workflows lassen sich über beliebige Ereignisse auslösen. Bittet ein Kunde per E-Mail um einen Servicetermin, erstellt Copilot automatisch einen Serviceauftrag im ERP-System, sucht einen qualifizierten Service-Techniker in der Region des Kunden, ermittelt die typischerweise benötigen Ersatzteile, reserviert den Termin und informiert Kunden und Techniker per E-Mail oder Teams. Die Rechnungsstellung mit allen erforderlichen Dokumenten, ebenso die Aktualisierung der elektronischen Geräte in der Branchensoftware erfolgen ebenfalls systemgesteuert. Das kann die Produktivität im Service erhöhen, und über schnelle Reaktionszeiten für zufriedene Kunden sorgen.
Standards für Prozesse schaffen
KI kann in der Enterprise Software von regulierten Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit signifikant steigern. Um das Potenzial auszuschöpfen, ist eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesslandschaft und der beteiligten IT-Systeme geboten. Dann können mit den verfügbaren Tools Prozesse anwendungsübergreifend standardisiert werden, was auf die Prozesssicherheit einzahlt, indem Risiken wie Falschlieferungen, Compliance-Verstöße oder Budgetüberschreitungen reduziert werden. Für alle Szenarien gilt: Beim Einsatz des KI-Assistenten bleiben sämtliche Daten immer in der Systemumgebung des Kunden und werden nur dort verarbeitet.
