Kostendruck seitens der OEM, Insolvenzen von Zulieferern, Volumenrückgänge und weitere externe Faktoren stellen die Industrie vor große Herausforderungen. Innovationskraft hilft, die Profitabilität zu sichern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Familienunternehmen Böllhoff, ein weltweit agierender Anbieter von Verbindungstechnik mit Sitz in Bielefeld, setzte 2024 mit einem Maßnahmenpaket dagegen: sparen beim Materialpreis, Bestände senken, Digitaltechnik ausrollen und weitere Programme zur Kostensenkung. Der Einkauf sollte zukunftsfähig werden, indem er agiler auf volatile Märkte reagieren kann.
Proof-of-Concept überzeugt
„Unsere bisherigen Analysetools liefern uns zwar detaillierte Einblicke in unseren Spend, es mangelt jedoch an intelligenten, automatisierten und visualisierten Auswertungsmöglichkeiten“, sagt Akin Incesu, Einkaufsleiter bei Böllhoff. „Wir benötigten eine Lösung, die umfassende Reportings ermöglicht und sich bestenfalls nahtlos in unsere bestehende Systemlandschaft integriert.“ Nach der Sondierung des Marktes und dem Austausch mit dem eigenen Netzwerk sowie Partnern konnte die Software der Firma Ivoflow überzeugen. Vor der endgültigen Beauftragung lag der Fokus für Böllhoff auf der Möglichkeit, die Software zu testen. „Es war uns wichtig, die Software zunächst auf ihre Eignung zu prüfen, ohne uns sofort langfristig zu binden. Schließlich gehen mit der Einführung digitaler Tools auch immer Investitionen einher“, schildert Incesu. Im Rahmen des Proof-of-Concept, einer Machbarkeitsprüfung anhand eines umfangreichen Datensatzes des Kunden, erkannte das Team von Böllhoff bereits den Nutzen der Software: Durch die Anreicherung der internen ERP-Daten mit externen Marktdaten identifiziert das KI-basierte Tool automatisiert Risiko- und Einsparpotenziale und liefert Handlungsempfehlungen. „Das stellt für unsere strategischen Einkäufer eine echte Unterstützung dar“, so Incesu. Im Februar 2024 startete das Projekt mit einer weitreichenden Datenvalidierung. Darauf folgten die Nutzerschulungen im Mai. Wenige Wochen später, im Juli 2024, fand der Go-Live statt.
Trends statt Momentaufnahme
Innerhalb weniger Monate hat sich die Software als Single Source of Truth im Einkauf bei Böllhoff etabliert: Sämtliche Einkaufsdaten aus verschiedenen Systemen sowie externe Marktdaten, beispielsweise Stahlpreise, sind nun in einem Tool gebündelt. Jörg Stellbrink, Leadbuyer im Einkaufsteam bei Böllhoff: „Das erste Zwischenfazit nach wenigen Monaten ist sehr vielversprechend. Das Tool dient nicht nur zur detaillierten Datenabfrage, sondern zeigt konkrete Einsparpotenziale hinsichtlich Währungsschwankungen und Dual Sourcing auf.“ Auch das Erstellen linearer Preisanalysen soll künftig in der Software möglich sein. Die Erweiterung ist für 2025 geplant.
Integration und Nachhaltigkeit
Einkaufsleiter Akin Incesu zeigt sich sehr zufrieden mit dem bisherigen Projektverlauf: „Ivoflow liefert uns Visualisierungsmöglichkeiten, die über die klassischen Funktionen in unserem ERP-System hinausgehen. Dank der Agilität des Teams können wir auch kurzfristige, individuelle Anpassungswünsche realisieren und die Software auf unsere Bedürfnisse zuschneiden.“ Auch die Projektpartner beim Softwareanbieter schätzen die Zusammenarbeit mit dem Bielefelder Familienunternehmen. Adrian Hommen, Head of Product & Technology bei Ivoflow: „In unseren Regelterminen stellen die Nutzer teilweise auch kritische Fragen. Das zeigt, dass sie sich intensiv mit unserem Tool auseinandersetzen.“ Auf der Roadmap steht nun die Integration weiterer Systeme. So soll das System, das Böllhoff heute für Angebotsvergleiche nutzt, an die Einkaufssoftware gekoppelt werden. Außerdem steht zur Debatte, das Nachhaltigkeitstracking darüber abzubilden. Incesu gibt sich gewiss, dass die Auswirkungen von Nachhaltigkeitsthemen und Zölle die Branche vor große Herausforderungen stellen werden: „Mit bestehenden ERP-Systemen kommt man da nicht wirklich weiter.“
Über die Software
Das Softwareunternehmen Ivoflow mit Hauptsitz in Deutschland hat eine Procurement-Intelligence-Plattform für die Beschaffung in globalen Fertigungsunternehmen entwickelt. Durch den Einsatz von KI und anderen Algorithmen visualisiert die Plattform Daten aus den ERP-Systemen und kombiniert sie mit externen Marktdaten, um automatisch neue Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren sowie Anwender dabei zu unterstützen, Beschaffungs- und Kostensenkungsprojekte zu steuern. So kann das System dabei helfen, Preiserhöhungen zu verhindern und Inflationsrisiken auszugleichen. Die Software ermöglicht Unternehmen außerdem, die Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferanten zu verbessern, Warengruppenstrategien zu formulieren und sich gründlicher auf Verhandlungen vorzubereiten.
