Papierlose Prozesse bei Schwartauer Werke
Freiraum schaffen für Marktvorteile
Mit SAP-Belegen verknüpft
Die Ablage in der Akte ist so strukturiert, dass die abgelegten Dokumente mit den SAP-Belegen verknüpft sind. Die prüfenden Ingenieure haben alle Informationen im Zugriff, von der Angebotsvergabe über die Auftragsbestätigung bis hin zu technischen Zeichnungen und Reklamationen. Für jeden Vorgang, etwa ‚Wartung eines Gabelstaplers‘ oder ‚Instandsetzen einer Eingangstür‘, gibt es eine eigene Akte – 12.000 Stück sind es mittlerweile, die alle technischen Bereiche und die kaufmännische Abteilung nutzen.
Personalakten und Verträge
Die Aktenlösung basiert auf SAP Fiori UI5-Technologie mit Kacheloptik. Neben der technischen wurden mittlerweile weitere Aktenarten eingerichtet, darunter eine Beschaffungsakte, deren Dokumente ebenfalls elektronisch archiviert werden. Die digitale Personalakte bei den Schwartauer Werken umfasst einige tausend Exemplare (für die aktuell rund 850 aktiven und ehemaligen Beschäftigten). Als elektronisches Archivsystem kommt eine xSuite-Lösung zum Einsatz. Zusätzlich wird ein Vertragssystem mit rund 5.000 elektronischen Vertragsakten genutzt, unter anderem zu den Lieferanten, auf das ein eingeschränkter User-Kreis bestehend aus Geschäftsführung, Sekretariat und Finanzabteilung Zugriff hat. Dominik Behling: „Digitalisierungstechnisch stehen wir im Vergleich mit anderen großen Unternehmen heute weit vorn.“
