Dokumentenmanagement-Software (DMS) direkt in das SAP-ERP-System integriert verspricht Anwendern verschiedene Mehrwerte. Sie hilft etwa Prozesse zu optimieren. Die Software Smart-PLM [Documents] der Firma Smart-PLM Aigner ermöglicht eine solche Integration. Doch welche Effekte ergeben sich genau durch eine solche Integration?
Die Metadaten von Dokumenten liegen direkt integriert im ERP-System ohne Redundanzen. Somit ist ein schnittstellenfreier Zugriff zwischen SAP-Beleg und Dokument möglich. Anwender arbeiten im SAP-Beleg und können in der gleichen Applikation auf die begleitenden Dokumente zugreifen. Auch umgekehrt springt der Benutzer ausgehend von einem Dokument oder einer Akte in die verknüpften SAP-Objekte. Unternehmen profitieren von dieser Systemarchitektur wie folgt:
- Dokumente finden und ablegen: Durch die direkte Verknüpfung von Dokumenten mit SAP-Daten entfällt die Suche in unterschiedlichen Systemen. Da Dokumente mit SAP-Objekten wie etwa Materialstamm, Lieferant oder Projekt verknüpft sind, entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen Systemen. Auch die Verbindung zu mehreren Objekten ist möglich. Eine Produktinformation kann etwa mit n-Kundenaufträgen verknüpft werden, ohne das Dokument zu kopieren.
- Aktuelle Daten ohne Redundanzen: Externe ECM-Systeme synchronisieren per Schnittstelle Metadaten aus dem SAP-System. Ändern sich Metadaten, müssen diese erneut übertragen werden. Oft geschieht dies zeitversetzt oder Änderungs- und Löschszenarien im Implementierungsprojekt werden übersehen. Dies führt zu inkonsistenten Daten im ECM-System. Wird das DMS in der SAP-Software betrieben, liegen die Informationen im gleichen System. Das Dokument referenziert lediglich auf die Daten. Die Systemarchitektur vermeidet somit Redundanzen und verbessert die Datenqualität.
- Zusammenarbeit und Transparenz: Automatisierte Workflows für Dokumentenlenkung, Freigaben und Versionierung erfolgen in den gleichen Tools wie etwa eine Bestellfreigabe. Ein kontrolliertes Berechtigungsmanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Gleichzeitig ermöglicht die zentrale Ablage eine gemeinsame Bearbeitung, ohne dass unterschiedliche Versionen entstehen. Zudem lassen sich Änderungen zurückverfolgen.
- Kosten und IT-Aufwand verringern: Für das DMS werden die gleichen technischen und personellen Ressourcen in der IT eingesetzt. Wie alle anderen SAP-Core-Module legt auch das DMS und Smart-PLM [Documents] den Quelltext offen. Unternehmen behalten so die Kontrolle. Zusätzliche Schnittstellen oder Drittanbietersysteme sind nicht erforderlich, was sich positiv auf den Wartungsaufwand auswirkt und den Schulungsbedarf reduziert, da diese in ihrer gewohnten SAP-Umgebung arbeiten können. Die Software ist zudem skalierbar.
Durchgängige Datenstruktur
Technisch betrachtet speichert die Software die Metadaten auf der Hana-Datenbank in einem S/4-System bzw. in AnyDB’s auf ECC-Systemen. Die Datenströme der Dateien selbst liegen auf einem Contentserver, um die Speichergröße der SAP-Datenbank zu begrenzen.
Im Hintergrund der Anwendung werden SAP-Standardstrukturen wie Dokumentinfosätze, Dokumentstücklisten sowie das Klassensystem genutzt. Dadurch ist eine Integration bereits in der frühen Phase der Produktentwicklung möglich – insbesondere, da SAP ECTR (Engineering Control Center) auf denselben Strukturen aufbaut. Die durchgängige Nutzung dieser Standards ermöglicht eine konsistente und effiziente Anbindung entlang des gesamten Produktlebenszyklus – von der Konstruktion über Produktion und Einkauf bis hin zu Verkauf und Service. Durch den Einsatz einer durchgängigen Datenstruktur auch im Dokumentenbereich werden Redundanzen ebenfalls bei unstrukturierten Daten vermieden.
Vom einzelnen Dokument zum DMS
In vielen SAP-Modulen, darunter das SAP-Projektsystem (PS) und die Instandhaltung (SAP EAM / SAP PM), sind hierarchische Strukturen vorhanden, zu der automatisiert eine Dokumentenstruktur erzeugt werden kann. Die Dokumentenstruktur stellt dabei kein 1:1-Abbild der SAP-Belege-Hierarchie dar, sondern bildet eine logisch aufgebaute Ablagestruktur, die sich an den verknüpften Hierarchiestufen der SAP-Objekte orientiert. Dies schafft Transparenz in der Dokumentenlenkung und unterstützt das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement. Dokumente können im System nach verschiedenen Kriterien wie etwa intern, extern, technisch oder kaufmännisch klassifiziert werden, was ihre schnelle Auffindbarkeit erleichtert. Für eine präzisere Dokumentenlenkung kommt ein ‚Laufweg‘ zum Einsatz. Dadurch können Freigabeprozesse definiert und gestartet werden, ohne starre SAP-Workflows implementieren zu müssen. Historisch bedingt und teilweise über Jahrzehnte gewachsen, kommen in einem SAP-ERP-System verschieden Ablagetechniken zum Einsatz: Archivelink, KPRO oder die Ablage über die generischen Objektdienste. Das SAP DMS nutzt dabei primär die KPRO-Technik. Über eine zentrale Suche können Anwender unabhängig von der eingesetzten Technik Dokumente auffinden.
