Als eines der führenden Transport- und Logistikunternehmen mit 100 Fahrzeugen und 250 Mitarbeitern hat die Spedition Niedermaier rund 320.000 Ladungsträger im Umlauf – darunter 40 unterschiedliche Ladungsträgertypen wie Europaletten, E1- und E2-Kisten sowie kundenspezifische Lademittel.
Mitarbeiter am Limit
Das Team, das sich bei Niedermaier um die Verwaltung der zahlreichen Ladungsträger kümmert, besteht aus fünf Mitarbeitern. Eine von ihnen ist Nicole Arlt: Sie ist Sachbearbeiterin in der Lademittelabteilung und hat die Einführung der neuen Software mitbegleitet. Bisher nutzte der Logistikdienstleister ein hauseigenes System, das das Team jedoch vor große Herausforderungen stellte. „In unserem bisherigen Workflow haben wir die Bestände mit unseren 250 Partnern manuell abgestimmt. Das hat uns zunehmend an unsere Grenzen gebracht“, sagt Arlt. Denn diese Abstimmungsprozesse kosten Zeit, insbesondere beim Versand der Lademittelkonten. Dafür erzeugte das System pro Tauschkonto ein PDF, das manuell per Mail an den jeweiligen Tauschpartner zur Prüfung und Bestätigung verschickt wurde. Eine Vollzeitkraft, eine Teilzeitkraft sowie ein Auszubildender waren ausschließlich mit den Buchungsvorgängen und der Tauschkontoführung beschäftigt.
Das Team von Niedermaier war daher schon länger auf der Suche nach einer neuen Software und hat sich verschiedene Systeme für die Ladungsträgerverwaltung angeschaut. „Nichts davon war nutzbar“, so Arlt. „Wir hätten die Prozesse von Grund auf in sehr komplizierten Systemumgebungen aufbauen müssen – dafür hatten wir im operativen Alltag einfach keine Zeit.“ Auf die Logistikbude wurde Niedermaier zufällig aufmerksam: „In einem gemeinsamen Austauschtermin mit der Nagel-Group stellte sich heraus, dass auch dort bereits über eine Implementierung nachgedacht wurde. Das war perfektes Timing und ein erster Hinweis darauf, dass Niedermaier und Logistikbude ein perfektes Match sind“, erläutert Arlt.
Konten automatisch abgleichen
Die Logistikbude aus Dortmund hat mit ihrem selbstentwickelten Load Carrier Management System (LCMS) eine neue Softwarekategorie für das digitale Ladungsträgermanagement eingeführt. Als LCMS automatisiert es die Verwaltung von Paletten, Gestellen und Behältern vollständig und schafft somit manuelle, fehleranfällige Prozesse ab. Dafür vernetzt die Plattform bestehende Systeme, beispielsweise Warehouse- und Transportmanagement (WMS und TMS), und ergänzt fehlende Informationen über IoT-Sensoren oder KI-gestützte Funktionen.
Durch die Software der Logistikbude hat sich die gesamte Kontoführung im Ladungsträgermanagement bei Niedermaier verändert. Zyklen und Versandzeitpunkte werden einmalig definiert, danach verschickt das System automatisch einen Weblink an die Partner. Mit einem Klick können sie ihre Bestände sowie Schulden und Guthaben im Browser einsehen, prüfen und anpassen, inklusive entsprechender Belege. Damit entfällt der frühere E-Mail-Verkehr vollständig. „Insgesamt sparen wir über alle unsere Mitarbeiter hinweg drei Arbeitsstunden pro Tag ein“, resümiert Arlt. Auch die Einrichtung und Pflege der Konten ist deutlich effizienter geworden: Stammdaten wurden per CSV aus dem Altsystem importiert, neue Konten entstehen automatisch über eine Schnittstelle zum bestehenden TMS von Niedermaier. Die zu verwaltenden Ladungsträger werden dabei direkt aus den Auftragsdaten übernommen und automatisch verbucht.
Standardprozesse als Basis
Entscheidend war für Niedermaier vor allem die Praxisnähe der Software. „Unser LCMS bildet von Anfang an die bekannten Standardprozesse aus dem Ladungsträgermanagement ab und ist dadurch direkt nutzbar“, sagt Dr. Philipp Hüning, Mitgründer und CEO der Logistikbude. Spezifische Anforderungen ergänzt das Team anschließend gemeinsam mit dem Kunden. Nach einer umfassenden Testphase geht die Lösung in den Betrieb. „So lässt sich die Software schnell implementieren, ohne individuelle Bedarfe aus dem Arbeitsalltag aus dem Blick zu verlieren“, so Hüning.
Bei der Einführung unterstützte die Logistikbude zudem mit wöchentlichen Austauschterminen, um Probleme zu verhindern, bevor sie operativ entstehen konnten. Arlt sagt: „Das Go-live war komplett reibungslos und hat uns total überrascht. Es war die entspannteste Systemumstellung, die es je bei uns gegeben hat.“
Neues Denken setzt ein
Darüber hinaus hat die Software ein neues Mindset im Team von Niedermaier geschaffen: Prozesse werden nun hinterfragt und überarbeitet. Während das Team von Logistikbude die Software weiterentwickelt, erzielt auch Niedermaier bessere Ergebnisse im Arbeitsalltag. Daher tauschen sich die beiden Unternehmen auch nach der Implementierung zu neuen Ideen aus. „Wir möchten noch mehr Effizienz und Zeitersparnis schaffen. Deshalb schauen wir gemeinsam, welche Prozesse wir noch automatisieren können“, so Arlt.
Branchentypisch werden z.B. häufig noch klassische Belegzettel von Partnern genutzt, um Bestände händisch zu notieren. Um auch diese Papierbelege automatisch verbuchen zu können, nutzt Niedermaier nun den KI-Agenten der Logistikbude, der sowohl Dokumente wie PDFs als auch handgeschriebene Daten mithilfe Künstlicher Intelligenz auslesen und verarbeiten kann. Perspektivisch sollen unter anderem auch die Inventurprozesse noch stärker automatisiert werden.
