Der betriebliche Alltag muss sich stets an neue Anforderungen anpassen. Beispielsweise wird die klassische 40-Stunden-Woche flexibler, sowohl zeitlich als auch räumlich. Für Nachwuchskräfte ist das sogar oft eine Voraussetzung, damit sie sich für ein Unternehmen entscheiden. Um solche Arbeitszeitmodelle möglichst effizient abzubilden, gibt es unterstützende Software für Unternehmen.
Zeiterfassung für Einsteiger
Zwar ist die Zeiterfassung inzwischen verbindlich, wie aus den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und des Bundesarbeitsgerichts aus dem Herbst 2022 hervorgeht. Der aktuelle Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums schreibt die elektronische Arbeitszeiterfassung vor. Doch einer repräsentativen Umfrage des Branchenverbandes Bitkom vom April 2023 zufolge, verfügt mehr als ein Drittel der Unternehmen aktuell nicht über ein Zeiterfassungssystem. Planen Unternehmen den Einsatz, sollten sie vor der Einführung abwägen, ob sie eine On-Premise- oder eine Cloud-Installation bevorzugen. Ein cloud-basiertes Zeiterfassungssystem lässt sich relativ einfach realisieren. Es ist skalierbar und für IT-Abteilungen oft eine bequeme Alternative, weil keine lokale Installation der Anwendung erforderlich ist. Die Belegschaft kann die Arbeitszeiten per Webbrowser oder App, über Smartphone, Tablet oder PC erfassen und abrufen. Bei der Auswahl sollten Verantwortliche zudem darauf achten, dass sensible Daten der Beschäftigten verlässlich und datenschutzkonform dokumentiert und gespeichert werden.
Zutrittskontrolle ist auch IT-Schutz
Auch bei der Zutrittskontrolle geht es um IT-Sicherheit. Zusätzlich zu Firewalls und Verschlüsselungen sichern Systeme für die Zutrittskontrolle IT-Infrastrukturen physisch ab. Unternehmen können festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort innerhalb eines Gebäudes oder eines IT-Areals Zutritt hat. Doch auch das Zutrittsmanagement selbst sollte geschützt werden, da es ein potenzielles Angriffsziel für Cyberkriminelle darstellt. Ein in der Cloud betriebenes Zutrittskontrollsystem bietet mehr Sicherheit, weil die Software immer auf dem aktuellen Stand ist. Da Daten auch immer die Gefahr eines missbräuchlichen Zugriffs enthalten, ist es entscheidend, Informationskanäle zu verschlüsseln sowie die Zutrittsrechte zentral zu verwalten. Ein proaktives Monitoring im Zusammenspiel mit vorgehaltenen Referenzsystemen sowie ein integriertes Daten-Backup sollten ebenso zu den Überlegungen gehören. Die Zutrittkontrolle in der Cloud bietet zudem die Möglichkeit, schneller auf Veränderungen zu reagieren. Ist das System modular aufgebaut, kann es beispielsweise um Funktionen erweitert werden.
Gegenüber einer On-Premise-Lösung hat die Cloud den Effekt, dass Ressourcen entlastet und personelle Kapazitäten frei werden. Denn die Zutrittskontrolle erfordert eine intensive Überwachung, Betreuung und Wartung der Software. Diese werden vom Cloudanbieter übernommen und umfassen etwa die Administration, den Service (Updates, Restore, Back-up, Monitoring, Datenschutz und Optimierung der Verfügbarkeit) und die Bereitstellung (Rechenzentrum, Infrastruktur, Betriebssystem, Datenbank, Server, Speicher, Firewalls und die Applikation). Investitionen in Hardware oder Wartung entfallen somit.
Sicherer Arbeitsalltag
Ein Cloud-System vereinfacht die Zusammenarbeit mit anderen Tools und gestaltet Prozesse transparenter. Denn die Verwaltung von unterschiedlichen Einzellösungen gestaltet sich oft aufwändig und wächst mit steigenden Sicherheitsanforderungen exponentiell.
Cloud-basierte Zutrittskontrolle und Zeiterfassung bieten die Möglichkeit, neuen Anforderungen nachzukommen und Datendiebstahl sowie Sabotage zu unterbinden – und Verantwortliche behalten den Überblick.
