Systemauswahl auf Augenhöhe

Strukturiert die passende MES-Software finden

Kosten hinterfragen

Wenn sich ein System in der sogenannten Shortlist befindet, kann man eine Kostenschätzung beim Lieferanten auf Basis der Anforderungsliste, den Geschäftsprozessen und anderer Dokumente einholen. Die genannten Kosten sollten in jedem Fall hinterfragen werden, da insbesondere weniger erfahrene Firmen oftmals Kosten unterschätzen bzw. die wirklich kritischen Anforderungen erst gar nicht abschätzen können. In dieser Phase besteht die Möglichkeit, Anforderungen, die im Verhältnis zum Nutzen unverhältnismäßig viel kosten, zu vertagen oder ganz zu streichen. Große Funktionalitäten, die in einem der nächsten Releases in der Standard-Funktionalität verfügbar sein werden, sollten einer vorzeitigen Individual-Implementierung vorgezogen werden. Bei vielen MES-Anbietern ist es möglich, eine sogenannte Roadmap anzufordern. Dabei ist die Terminverlässlichkeit genauer zu prüfen. Eventuell ergibt sich die Möglichkeit, den zukünftigen Standard mit zu prägen, damit dieser auf das eigene Projektvorhaben passt oder zumindest an den entscheidenden Stellen mit wenig Aufwand konfiguriert werden kann.

Referenz-Installationen sichten

Ein oftmals wichtiger Aspekt bei der System-Auswahl sind Referenz-Installationen. Diese können im Fragebogen abgefragt bzw. bewertet werden. Referenzbesuche mit ausgesuchten Projektbeteiligten können zeigen, wie ein bestehendes MES in der Praxis genutzt wird, welche Nutzer-Akzeptanz es hat und welche praktischen Erfahrungen der Betreiber gewonnen hat. Im Grunde erfährt man etwas darüber, wie die realisierende Firma Projekte umsetzt. Es gibt bei Referenzen immer den Zielkonflikt: Viele Referenzen, aber alte System-Komponenten und wenig bis gar keine Referenzen, aber neue Software-Stände. Auch hier bietet es sich an, einen Bewertungsbogen von den Teilnehmern während des Besuchs ausfüllen zu lassen.

Nutzwertanalyse

Um die Übersicht nicht zu verlieren und die Entscheidung für alle nachvollziehbar zu machen, kann man alle Ergebnisse tabellarisch auflisten und im Rahmen einer Nutzwertanalyse bewerten. Für die Gewichtung haben sich folgende Stufen bewährt: 1 = unwichtig, 3 = wichtig, 5 = sehr wichtig, 9 = KO-Kriterium.

Lieferanten-Audit

Um das eigene Projektrisiko besser zu bewerten, gehört auch eine Lieferantenbewertung dazu. Kennt man den Anbieter noch nicht, empfiehlt sich ein Lieferanten-Audit. Dabei sollte man dem Lieferanten vorab einen Fragebogen zukommen lassen und vor Ort dann die Gegebenheiten betrachten, die Antworten diskutieren und bewerten. Der Auditierungsfragebogen sollte um projektspezifische Punkte erweitert werden. Risiken können so vorab identifiziert und damit entsprechende Gegenmaßnahmen definiert werden.

Realisierungsdauer

Die Realisierungsdauer sollte in der Regel 18 Monate nicht überschreiten, da sonst verschiedene Faktoren die Kosten hochtreiben können. Sollte die vom MES-Anbieter geschätzte Realisierungsdauer deutlich länger sein, ist in jedem Fall zu prüfen, wie hoch der sogenannte Customizing-Anteil (Individualprogrammierung) ist. Hohe Customizing-Anteile bedeuten höhere Risiken in der Realisierung sowie größere Hürden bei der späteren Migration auf aktuellere Standard-MES-Releases. Zudem wird in der Praxis oft der Zeitbedarf für Vertragsverhandlungen unterschätzt. In den wenigsten Fällen lässt sich dies innerhalb von vier bis sechs Wochen erledigen, da häufig umfangreiche Vertragsprüfungen stattfinden und interne Freigaben erteilt werden müssen.