Die Automobilindustrie stellt sehr hohe Ansprüche an Design, Funktionalität und Qualität ihrer Bauteile und Komponenten. Bei der Innenausstattung setzen viele Hersteller auf Marken der Aunde Group SE, die vor allem Textilien für die Automobilindustrie entwickeln und produzieren. Als Geschäftseinheit Aunde bietet sie Komplettpakete – vom individuellen Design über die technische Konzeption bis zur Lieferung technischer Textilien und Polstermaterialien mit entsprechenden Zertifizierungen. In den letzten 25 Jahren ergänzten weitere Markenhersteller von Innenraumkomponenten und Kunststofftechnik das Produktions- und Angebotsspektrum der Gruppe. Das Unternehmen steht heute mit insgesamt 116 Werken in 28 Ländern für ein internationales Angebot innovativer Interieur-Lösungen für die Automobilindustrie.
Wachstum erfordert Managementsystem
Das gewachsene Unternehmen stellte die Verantwortlichen in Fragen der Organisation und Strukturierung des Dokumentenmanagements für die verschiedenen Normanforderungen im internationalen Geschäft vor große Herausforderungen.
Stefan König, Chief Quality Officer (CQO), erinnert sich: „Unser vorhandenes Managementsystem bestand aus einer großen Anzahl verschiedener Word- und Excel-Dokumente, die auf verschiedene Softwarelösungen verteilt waren. Sein Reifegrad entsprach nicht mehr dem weiterentwickelten Unternehmen. Wir benötigten eine neue Struktur, um alle Standorte einzubinden, die Nutzerinnen und Nutzer zu erreichen und durch Digitalisierung und Automatisierung den Arbeitsalltag und Kontrollen zu vereinfachen – das war der Anstoß zu unserem Schlüsselprojekt IMS-Transformation.“
Integriertes Management unternehmensweit einrichten
Der Automobilzulieferer bereitete sein Großprojekt systematisch vor und bezog in den Auswahlprozess des neuen Managementsystems möglichst viele der späteren Nutzenden mit ein. „Denn was man selber mit ausgesucht hat, findet schneller Akzeptanz“, sagt Stefan König. In einer Umfrage bewerteten die Beschäftigten den Zustand des vorhandenen Managementsystems und beschrieben ihre Anforderungen und Wünsche an ein neues System. Gesucht wurde eine Dokumentenmanagement-Software, die eine gemeinsame Plattform für die gesamte Unternehmensgruppe bereitstellt. Ziele der Transformation waren unter anderem eine Verbesserung von Kommunikation und Transparenz, die Optimierung der Gruppenprozesse, Unterstützung bei der Internationalisierung unter Berücksichtigung lokaler Besonderheiten, Aufbau eines Wissensmanagements sowie die Bereitstellung von Best Practices.
ConSense erhält Zuschlag
Die Wahl des Automobilzulieferers fiel schließlich auf die Software ConSense IMS Enterprise. Die Aachener Softwareentwickler sind auf IT-Systeme für Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme spezialisiert. Deren modulare, konfigurierbare Software bildet relevante Normen und Vorgaben unter einer einheitlichen Oberfläche ab. In der Enterprise-Version ist sie auf die Bedürfnisse von Unternehmen wie der Aunde-Group mit ihren vielfältigen Organisationsstrukturen und den verschiedenen anzuwendenden Normen und Regelwerken sowie zahlreichen Standorten abgestimmt.
Normen und Vorgaben auf einer Plattform
Seit Juli 2023 ist das Managementsystem für die Mitarbeitenden der Gruppe verfügbar. Ob Textilien und Bezüge von Aunde, Federn und komplette Sitzsysteme von ISRI, Innenraumkomponenten von Fehrer oder Kunststofftechnik von Reinert – an 116 Standorten in 28 Ländern rund um den Globus nutzen nun rund 5.000 Personen das System – Tendenz steigend, denn nach und nach sollen alle Mitarbeitenden Zugang zum System erhalten. In der Software werden die Informationen und Dokumente zu sämtlichen relevanten Normen und Richtlinien verwaltet: ISO 9001/IATF 16949 (Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie), ISO 14001 (Umwelt), ISO 45001 (Arbeitsschutz), ISO 50001 (Energie), ZNU (Nachhaltigkeit) und Tisax (Informationssicherheit in der Automobilindustrie).
Das Frontend für Anwendende
Nach der Anmeldung am System gelangen die Mitarbeitenden zu ihrer personalisierten Startseite mit persönlichen Aufgaben, Änderungen und wichtigen Informationen in ihrer Landessprache. Von dort gelangen sie zu weiteren benötigten Informationen. Das System sorgt dafür, dass Nutzende stets auf gültige Versionen zugreifen. Jeder Prozessschritt ist im System mit den Normenvorgaben verknüpft. Das erleichtert dem Automobilzulieferer die Konformität seiner Prozesse und den transparenten Nachweis. Revisionsänderungen werden angezeigt und lassen sich nachvollziehen. Bei Änderungen werden die Mitarbeitenden automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Dokumentenprüfungen und Freigaben lenkt die Software über Workflows, damit den verantwortlichen Personen die richtigen Unterlagen vorliegen. Dabei lässt sich der Status von Freigaben auf Knopfdruck abrufen. Mit diesen Funktionen unterstützt die Software den Automobilzulieferer bei der Informationsverteilung, bei der Überwachung von Kenntnisnahmen und sie hilft, den Informationsstand der Beschäftigten zu vereinheitlichen.
Global denken, lokal handeln
Bei der Softwareauswahl waren für Stefan König auch die Funktionen für ihren internationalen Einsatz ausschlaggebend. Mit dem Modul für Mehrsprachigkeit, das die Basissoftware bei Aunde ergänzt, können Inhalte der Prozesse und Dokumente im System in allen gewünschten Sprachen verwaltet werden. Dazu stehen Bibliotheken für mehr als 20 Sprachen zur Verfügung. Identische Inhalte können in unterschiedlichen Sprachen oder auch Varianten mit abweichenden Inhalten in unterschiedlichen Sprachen hinterlegt werden. Stefan König berichtet: „Für uns ist die Übersetzungsfunktion besonders hilfreich. Früher wurden Übersetzungen der IMS-Dokumente teilweise von den Ländern selbstständig organisiert. Das hat uns die Kontrolle der Inhalte erschwert. Mit dem neuen System findet nun eine automatische Übersetzung der IMS-Dokumente in 16 Sprachen statt. Wir haben die Qualität der Übersetzungen getestet und sind sehr zufrieden damit.“
Eigenes Logo für internes Marketing
Die Projektverantwortlichen beim Zulieferer haben sich von Anfang an intensiv dafür engagiert, die Akzeptanz der Belegschaft für die neue Software zu gewinnen, unter anderem durch internes Marketing. Dafür erhielt das IMS mit Tims (Total Integrated Management System) sogar einen eigenen Namen und ein eigenes Logo. Stefan König sieht eine ganze Reihe Veränderungen im Arbeitsalltag der Unternehmensgruppe: „Da von nun an alle Standorte direkt an das Integrierte Managementsystem angeschlossen sind, verbessert und vereinfacht dies die Kommunikation innerhalb unserer Gruppe. Die Informationen zu Prozessen und Dokumenten befinden sich endlich gebündelt auf einer Plattform, auf die alle Zugriff haben. Darüber hinaus verfügen wir nun über viele zusätzliche Funktionalitäten und Tools, die den Aufwand bei der Befolgung der Normen und Vorgaben verringern und die Konformität erhöhen.“ Die Software soll sich beim Automobilzulieferer als echter Gamechanger etablieren: Dafür gibt das Integrierte Managementsystem den Rahmen für die verschiedenen Standards vor. Alle angeschlossenen Standorte müssen die in das System eingepflegten Anforderungen der Gruppe umsetzen, auch wenn sie nicht danach zertifiziert sind. „Damit gehen wir einen großen Schritt in der Harmonisierung unserer internationalen Standorte“, so Stefan König.
Was steht beim internationalen Rollout eines integrierten Managementsystems im Vordergrund?
Bei der Harmonisierung von Systemen vieler verschiedener, weltweit verteilter Standorte müssen in Bezug auf Prozesse und Abläufe nicht nur nationale und internationale Standards berücksichtigen werden, sondern oft auch standortspezifische Besonderheiten sowie verschiedene Sprachen.
Was sollte eine geeignete Managementsoftware dafür mitbringen?
Eine wichtige Anforderung an ein Managementsystem im internationalen Einsatz ist ein durchdachtes Mehrsprachenkonzept, wie es ConSense-Software bietet. Es ermöglicht z. B. die Beschreibung zentraler Prozesse in der Konzernsprache und kann die Oberflächensprache auf der Ebene der Mitarbeitenden in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung stellen. Unsere Softwares stellen dafür mehr als 20 Sprachen bereit. Dies steigert die Bereitschaft zur Nutzung des Systems erheblich und vermeidet Sprachbarrieren.
Wie lassen sich nationale und internationale Standards und standortspezifische Besonderheiten harmonisieren?
Unsere Software bietet die Wahl zwischen zwei Arten von Sprachkonzepten für Dokumente und Prozesse: Entweder werden identische Inhalte in unterschiedlichen Sprachen hinterlegt oder Varianten mit abweichenden Inhalten in unterschiedlichen Sprachen genutzt, wenn es lokale, regionale oder nationale Besonderheiten erfordern. Die Software stellt sicher, dass bei Veränderungen alle Varianten angepasst werden. Will ein Unternehmen bei der Harmonisierung einen sanften Weg gehen, lassen sich z. B. zunächst Hauptprozesse in einer Masterdatenbank übergreifend vereinheitlichen. Weitere Prozesse, die etwa örtliche Besonderheiten abbilden, können parallel in geschlossenen Subdatenbanken verwaltet werden, um beispielsweise zunächst lokale Strukturen zu erhalten und diese schrittweise anzupassen. Das trägt ebenfalls zu Akzeptanz bei.
