Die Intralogistik ist ein wichtiger Bereich der Supply Chain, in dem Material- und Personalflüsse effizient auf die Kundenanforderungen abgestimmt werden müssen. Sie unterliegt saisonalen sowie auftragsbedingten Schwankungen und ist auch verstärkt gekennzeichnet durch eine wachsende Komplexität aufgrund technologischer Fortschritte sowie zunehmender Automatisierung. Eine daraufhin ausgerichtete Personaleinsatzplanung muss heute mehrere Faktoren im Blick behalten: die Aus- und Belastung der Belegschaft, die Sicherstellung ausreichender Kapazitäten in Stoßzeiten sowie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Workforce Management (WFM) bietet eine Möglichkeit, Arbeitsprozesse und den Einsatz von Mitarbeitenden möglichst optimal zu gestalten.
Kontinuierlicher Prozess
WFM ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich aus einer Reihe aufeinander abgestimmter Schritte zusammensetzt. Angefangen bei der Bedarfsanalyse über die Planung des Personaleinsatzes bis hin zur Auswertung der Ergebnisse, werden fortlaufend Daten erfasst, analysiert und genutzt. Die Aufgabe der Personalplaner ist es, diese Ergebnisse der Datenanalyse dann bestmöglich umzusetzen. Eine zunächst simpel erscheinende Anforderung, die sich auf operativer Ebene als komplex darstellt. Denn in einer oft noch manuell erstellten Kapazitätsplanung ist es oft eine immense Herausforderung, alle Informationen vollständig zu berücksichtigen: Von der Verfügbarkeit einer meist aus Voll- und Teilzeitbeschäftigten bestehenden Belegschaft über deren spezifische Fähigkeiten sowie Einsatzbereiche bis hin zu Urlaubstagen und kurzfristigen Ausfällen. Aus dieser Gemengelage ergibt sich der Umstand, dass bei Unternehmen in Lager oder Distributionszentren in der Regel Optimierungspotenzial zu heben ist. Und der Einsatz von zugeschnittener Software ermöglicht es den Firmen beispielsweise, bei der Bedarfsanalyse Prognosen zu präzisieren und Entscheidungsimpulse abzuleiten.
KI vs. Bauchgefühl
Die Personaleinsatzplanung wird oft durch das Bauchgefühl einer einzelnen Person beeinflusst. Bei Ausfall oder Ausscheiden verantwortlicher Personen im Lager oder der Produktion kann schnell ein Vakuum entstehen. Informationen, sind IT-seitig zwar vorhanden, können jedoch nicht verwertet werden. Zudem überzeugen heutige Technologien mit ihren Genauigkeitsgrad von Prognosen, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz entstehen. In der Bedarfsanalyse zeigen sich also Hebel, an denen angesetzt werden kann. Da es bei der Bedarfsanalyse um Datenerfassung, -analyse und -auswertung geht, eignet sie sich für den Einsatz von KI. Diese künstliche Intelligenz analysiert historische Daten und aktuelle Marktbedingungen, um den zukünftigen Arbeitskräftebedarf zu bestimmen. Eine solche KI-gestützte auf den notwendigen (Kapazitäts-)Bedarf ausgerichtete Kenngröße kann bei entsprechender Datenlage recht exakt prognostiziert werden und sich auf einen frei wählbaren Zeitraum beziehen, wenn es das eingesetzte System unterstützt.
Plug-in statt Komplettsystem
Wer ein solches Werkzeug einrichten möchte, müsste mit Blick auf die Funktionalitäten vieler WFM-Anwendungen nicht selten einen kompletten kompletten Systemwechsel vollziehen, gerade wenn sie als All-in-One-Software implementiert ist. TUP, ein Spezialist für Intralogistik-Software, bietet dafür eine Alternative. Ähnlich einem Plug-in greift es auf die Daten des Lagerverwaltungs- oder Enterprise-Resource-Planning-Systems zu, wertet diese aus und generiert eine Vorhersage. Zur Implementierung müssen weder bestehende betriebsinterne Prozesse verändert noch zusätzliche Hardware installiert werden. Auch eine in Excel-Tabellen realisierte Datenaufbereitung muss nicht zwingend umgestellt werden, um die KI-gestützten Analysen darauf aufsetzen zu können.
Nutzen der Personalbedarfsprognose
Eine KI-basierte Bedarfsanalyse kann als Basis genutzt werden, auf die Komplexität und Dynamik im Unternehmen reagieren zu können. So unterstützt eine Software den Einsatz des Personals – entsprechend ihrer Fähigkeiten und Bedürfnissen – mittels präziser Planung. Beim Einsatz von Vorhersagetechnologie gilt es jedoch, diese so verständlich wie möglich aufzubereiten, sodass sie nicht nur eine einzelne Person richtig lesen bzw. einzuschätzen vermag. Neben Produktivitätssteigerungen verspricht die so eingestellte WFM auch die Entscheidungsgrundlage für mögliche Weiterbildungen und Einsatzgebiete der Fachkräfte und wird somit zu einem Tool, dessen Nutzen weit über den ursprünglichen Einsatzzweck hinausgeht. Das kann sich spätestens dann auszahlen, wenn die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, weil sich Lastspitzen in ihrem Einsatz auf die wirklichen Notwendigen reduzieren lassen.
