Von Leergutdisposition bis Dokumentenablage
Weitere Funktionen des neuen Systems unterstützen die Leergutdisposition des Fertigers, mit der sich Transportmittel verwalten lassen, die von den Abnehmern bereitgestellt werden. Der Planer kann aus dem System heraus den Bedarf ermitteln und automatisch auf ein hinterlegtes Bestellformular übertragen. Für den Zulieferbetrieb war zudem die Chargenverwaltung wichtig: „Wir unterscheiden nach Fertigungs- und Materialchargen. Heute sorgt ein kleines Tool dafür, dass in einer Lieferung keine Chargen gemischt werden“, erläutert Möller.
Die Software prüft, ob in einer Charge ausreichend Material für die zu produzierende Menge vorhanden ist. Ist das der Fall, wird der Auftrag generiert, andernfalls erzeugt das Tool einen zweiten Auftrag, der eine Chargentrennung vom Rohmaterial bis zum Fertigerzeugnis sicherstellt. „Eine weitere tolle Sache ist unser so genannter Dokumentenscan“, führt Möller aus. Werden klassifizierte Dokumente per Scanner eingelesen, können sie im ERP-System dem entsprechenden Vorgang zugeordnet werden. Optional informiert eine E-Mail die Mitarbeiter über die für sie hinterlegten Dokumente.
Lieferantenbewertungen automatisiert generieren
Um einen Beitrag zum reibungslosen Ablauf in der Lieferkette zu leisten, lassen sich Reklamationen an Lieferanten aufgrund von Qualitätsbeanstandungen ebenfalls im ERP-System verwalten. Ein Modul erfasst und speichert die Daten und generiert ein Reklamationsschreiben mit der beanstandeten Menge und etwa Fotos, die den Defekt belegen. Einstufungen von Lieferanten lassen sich ebenfalls über generierte Anschreiben an die jeweiligen Partner übermitteln. Das Schreiben enthält qualitative und liefertechnische Abweichungen, so dass die Einstufung nachvollziehbar ist. Weiterhin unterstützt die Lösung die Verwaltung von ‚Vendor Managed Inventory‘-Konsignationslagern (VMI). Hierfür übertragen Abnehmer geplante Lager-entnahmen per Electronic Data Interchange (EDI) an das ERP-System des Zulieferbetriebs. Über hinterlegte Schwellenwerte überwacht das System die Bestände und schlägt dem Disponenten erst dann einen Fertigungsauftrag vor, wenn der Wert unterschritten ist.
Einfachere Prozesse
Neben den Grundfunktionen des Systems eröffnen auch die Programm-Module des Dienstleisters dem Anwender Spielraum, seine Unternehmensprozesse zu verbessern. Dazu trägt etwa das Preislistenupdate bei, das elektronisch übermittelte Lieferantenpreislisten im System speichert – oder ein Werkzeug zum Prüfen übermittelter Rechnungen. „Wir haben unser Ziel erreicht, durch eine komplexe ERP-Lösung die betrieblichen Abläufe weiter zu optimieren und dem Mitarbeiter die Arbeit zu erleichtern. Er soll sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren und nicht auf Datenverwaltung und Schriftverkehr“, erklärt Möller.
Nachträglich erwies sich nach Angaben des IT-Leiters die Entscheidung als richtig, die Zusatzmodule nicht über Schnittstellen einzubinden, sondern in das ERP-System zu integrieren. Daher sei auch die Herangehensweise empfehlenswert, Systemlieferanten früh in ein Projekt einzubinden. „Von der offenen Kommunikation haben beide Seiten profitiert und das gegenseitige Verständnis der jeweiligen Prozesse vertieft“, erläutert Möller.
