Muss gleich etwas Neues her?
Das Potenzial entspricht der Größe der Lücke zwischen Ist-Zustand und denkbarer IT-Unterstützung. Und je nach Größer dieser Lücke bestehen zwei wesentliche Möglichkeiten: Entweder die vorhandene IT-Landschaft bietet ausreichende Reserven, um den IT-Wirkungsgrad zufriedenstellend zu steigern oder die Empfehlung geht doch in Richtung Anschaffung neuer ERP- und anderer Systeme. Um den Wirkungsgrad der vorhandenen IT-Landschaft zu steigern, bieten sich häufig folgende Ansätze an:
- Nutzung der vorhandenen IT-Möglichkeiten, gegebenenfalls auch durch ein Wechsel auf das aktuelle Release
- systematischer Aufbau eines prozesstragenden Systems, Wegfall von Insellösungen
- möglichst zentrale Datenhaltung zur Vermeidung von Redundanzen und Schnittstellen
- Schulung der Mitarbeiter an den Systemen beziehungsweise in den Anwendungen
- Umsetzung elektronischer Prozesse – sequenziell aber auch parallel – und Verwendung elektronischer Dokumente statt Papiere, Formulare und Postkörbchen
Grundlage für ein Lastenheft
Wenn auch mit größten Bemühungen der IT-Wirkungsgrad in der vorhandenen IT-Landschaft nicht zufriedenstellend verbessert werden kann, bilden die Ergebnisse der vorangegangenen Schritte die ideale Grundlage für ein qualifiziertes Lastenheft. Das ist ohnehin unerlässlich, wenn man über eine neue IT nachdenkt, denn:
- das an den Unternehmensprozessen orientierte Lastenheft bildet die Grundlage für den weiteren Auswahlprozess
- die ERP-/IT-Anbieter-Workshops müssen sich dann an den Prozessen des Unternehmens orientieren und werden so nicht zu einer reinen Verkaufsveranstaltung der Anbieter werden
- das spätere Pflichtenheft orientiert sich ebenfalls an den funktionalen Gaps im Prozess und nicht an irgendwelchen Modifikationen der IT-Transaktionen
- das Lastenheft wird idealerweise auch Vertragsbestandteil, da so sichergestellt werden kann, dass die im Vorfeld definierten Prozesse auch Umsetzungsbestandteil sind.
- Das Lastenheft dient als ‚Fahrplan‘ für die Einführung des Systems.
Viele Unternehmen könnten Ihr ERP-System deutlich wirkungsvoller einsetzen. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen durchschnittlich nur 60 bis 70 Prozent der vorhandenen Möglichkeiten nutzen. Die Potenziale im Mittelstand liegen dabei in der Regel deutlich über denen von Großunternehmen, da diese in den meisten Fällen über entsprechendes internes Know-how verfügen. Als Ergebnis stehen dann häufig deutlich erhöhter Aufwand durch redundante Tätigkeiten, Fehler bei der Datenübertragung aufgrund unterschiedlicher Datenquellen oder einfach nur umfassende Beschäftigung mit Excel. Hierdurch werden Ressourcen gebunden, die gerade der Mittelstand deutlich wertschöpfender nutzen kann.
