Standardprozesse für frühe Preiskalkulation
Soll die ‚Product Structure Management‘-Software als Konfigurator mit Kalkulationsfunktion eingesetzt werden, sollte diese Funktion im Sinne eines allgemeingültigen Standardprozesses eingeführt werden. Durch den Aufbau einer durchgängigen Kalkulationsmethodik und durch die intensive Nutzung wird das IT-Werkzeug dabei stetig verfeinert und kann seine Wirkung entfalten: Die Aussagekraft von Angeboten wird präziser. Bereits schnell erstellte erste Entwürfe, die als Diskussionsgrundlage im Gespräch mit dem Kunden dienen, können eine hohe Qualität und Treffsicherheit aufweisen – das richtige Vorgehen vorausgesetzt. Ein weiterer Vorteil: Auch Varianten einzelner Angebotsbereiche, auf die der Kunde im Laufe des Gesprächs kommt, können kurzfristig, sicher und nachvollziehbar kalkuliert werden. Das Unternehmen kann so seinem Vertrieb die Vorteile der flexiblen ‚Offline‘-Kalkulation bieten, während Controller und Projektverantwortlichen zugleich die Rückverfolgbarkeit der Entscheidungen über den gesamten Akquisitions- und Ausführungsprozess hinweg gewinnen.
Beziehungsschema stützt Variantenkonfiguration
Die Umsetzung dieses Ansatzes setzt allerdings eine Prozessanalyse voraus, die den Weg zum Endprodukt nachzeichnet. Dabei zeigen sich die Knotenpunkte, an denen sich Positionsvarianten ergeben. Bei der Anlage des Varianzschemas werden Beziehungen mit hinterlegt, die dann bei einer Konsistenzprüfung mögliche Kollisionen nicht kombinierbarer Varianten aufzeigen. Dies kann bei komplexen Projekten, die in der Industrie bis hin zu umfassenden Kalkulationen für den Anlagenbau reichen, einen gewissen Aufwand bedeuten.
Dafür lassen sich auf diese Weise folgenschwere Fehler verhindern. Denn je mehr technisches Know-how in einem Produkt und seinen kundenspezifischen Varianten steckt, desto mehr Fallstricke ergeben sich auch für die ‚Freihand‘-Kalkulation. Insbesondere zusätzliche Entwicklungskosten, spezielle Logistikthemen oder Materialien mit extrem volatilen Preisen gehören nicht unbedingt zu den Informationen, die ein Vertriebsmitarbeiter in der Verhandlung mit dem Kunden jederzeit parat hat. Wird hingegen ein Konfigurator gewissenhaft angelegt, können Kostentreiber in allen Phasen der Wertschöpfungskette berücksichtigt werden.
Anders als bei externen Kalkulationssystemen lässt sich so auch sicherstellen, dass im Warenwirtschaftssystem zentral eingepflegte Preisveränderungen auch sofort im Early Cost Estimate berücksichtigt werden. Insgesamt kann die Kalkulation so schon in einem frühen Angebotsstadium mit zahlreichen Variablen eine hohe Genauigkeit erreichen. Da das zur Angebotskalkulation verwendete Tool aus dem Produktdatenmanagement stammt, ergibt sich zudem ein positiver Nebeneffekt: Bei den Varianten können jeweils auch Bilder, Geometrien und Dokumente hinterlegt werden. Anwender haben damit gleich Materialien für die Präsentation beim Kunden zur Hand.
Nutzen steigt mit Zahl der Angebote
Je mehr Angebote ein Unternehmen im Vergleich zu der Zahl tatsächlicher Abschlüsse machen muss, umso eher rechnet sich eine Early Cost Estimate-Lösung. Zu den Pluspunkten zählt neben möglichen Wettbewerbsvorteilen durch treffsichere Preisvorhersagen auch das Einsparen von Zeit- und Personalaufwand im Unternehmen. Insbesondere sehr kundenindividuelle Fertigungssparten mit komplexen Produkten können von diesem Vorgehen profitieren, weil ohne die entsprechende Software für jedes Angebot Rückfragen bei Ingenieuren notwendig wären, da der Verkäufer erst interne Angebote einholen muss. In anderen Bereichen, in denen es mehr um die Zusammenstellung von Einzelprodukten und ihren Optionen zu einem Gesamtangebot geht, ermöglicht dieses Herangehen eine höhere Vielfalt im Angebot. Auf Basis der ermittelten Daten lassen sich dann den Interessenten schnell alternative Gesamtlösungen mit sehr konkreten Angaben zum Preisrahmen präsentieren.
Zuverlässige Preiskalkulation mit Standard-Software
Die Einrichtung des Early Cost Estimate auf Basis von Konfiguratoren im Standard eines bestehenden ERP-Systems kann Unternehmen mit variantenreichem Produktportfolio die Möglichkeit einer schnellen, flexiblen und zugleich treffsicheren Angebotskalkulation eröffnen. Richtig eingesetzt verspricht die zuverlässige Abbildung von technischen Abhängigkeiten und Kostentreibern im Kalkulationswerkzeug eine zuverlässige und transparentere Preisermittlung für Vertrieb und Projekt-Controlling. Als weiteren Vorteil erlaubt diese Methode das Erstellen alternativer Preis- und Ertragssimulationen.
