Digitale Auftragsakten barcode-gestützt führen
Der Produzent CENTA Antriebe Kirschey GmbH aus Haan arbeitet bereits seit dem Jahr 2000 mit der Dokumentenverwaltung, eingeführt wurde die Lösung von dem Saperion-Partner Laufenberg Computersysteme GmbH & Co. KG. Der Fertiger stellt Kupplungen aller Größen her. Dabei archiviert die Firma Ausgangsrechnungen und Lieferscheine direkt aus seinem Enterprise Resource Planning-System (ERP). Durchschnittlich sind dies 150 Dokumente täglich. Auch E-Mails und Dokumente, die aus Microsoft Office erzeugt werden, gehen automatisch in das Archiv ein. Dort werden sie als elektronische Auftragsakte zusammengefasst. Über die Bestellnummer oder Auftragsnummer sind dann alle Vorgänge zum Auftrag am Bildschirm sichtbar. So können telefonische Anfragen von Kunden nach Einzelheiten einer Bestellung schnell beantwortet werden. Falls gewünscht, können Auftragssachbearbeiter dem Anrufer einzelne Dokumente auf Mausklick per Fax oder E-Mail schicken. Voraussetzung dafür sind in das ECM-/DM-System integrierte Funktionen zum Datenaustausch zwischen E-Mail-System, Office-Anwendungen, ERP-Software und Dokumentenverwaltung. Die Funktionen zur Archivierung und damit für die elektronische Auftragsakte reichen noch weiter: Arbeitsaufträge und Teilaufträge sind bei dem Fertiger mit Barcodes gekennzeichnet. Diese werden digitalisiert und der Auftragsakte hinzugefügt. Der Fertigungsprozess ist damit genau nachvollziehbar. Analog zur elektronischen Auftragsakte fasst die elektronische Bestellakte sämtliche Vorgänge jeder Bestellung und Lieferung im Archiv zusammen. Dazu werden die Lieferscheine im Einkauf eingescannt. Die elektronische Vertragsakte enthält wiederum zugeordnete Verträge, Patent- und eventuelle Leasingunterlagen. Die ECM-Lösung überwacht dabei Laufzeiten und Kündigungsfristen und weist gegebenenfalls rechtzeitig auf den Fristablauf hin.
Zügige Antwort auf Kundenfragen
Insgesamt umfasst das Archiv bei CENTA nach 13 Jahren etwa 1,2 Millionen Dokumente. Frank Lurtz, der in der IT-Abteilung für das System verantwortlich ist, sieht den größten Vorteil der IT-Unterstützung darin, Fragen von Kunden schnell und umfassend beantworten zu können: „Kundenzufriedenheit, Betreuungsqualität und damit die Kundenbindung sind deutlich gestiegen.“ Aus Sicht der IT-Abteilung hat sich auch die vollständige Integration in die bestehende IT-Landschaft bewährt. Die Lösung stellt dazu zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung, zudem lassen sich auch individuelle Anpassungen der Eingabemasken vornehmen und eigene Eingabedialoge erstellen.
Schrittweise Ausweitung auf Tochterunternehmen
Mitte 2013 arbeiteten etwa 150 Personen mit dem Archivierungssystem. Schrittweise werden nun die zehn Tochterunternehmen in die Lösung integriert. Das Ziel ist, alle Vorgänge innerhalb der Unternehmensgruppe zentral zu archivieren und dezentral zugreifbar zu machen. Dabei kann der Systemanbieter durch seine weltweiten Vertriebspartner vor Ort Service und Support für alle Tochterunternehmen bieten.
