Qualitative Kundenanalyse: Vom Kunden zum Dokument
Ausgehend von einer kennzahlenbezogenen Erkenntnis wie ‚Umsatzsteigerung x‘ oder ‚Umsatzrückgang y‘ bewegt sich der Blick des Controllers dabei in der Detailtiefe nach unten und begibt sich mit der Auswertung der zugrundeliegenden Dokumente auf die qualitative Ebene. So könnte ein Umsatzrückgang sich etwa aus Qualitätsmängeln ergeben, die schon im Schriftverkehr mit den Kunden diskutiert werden. Jede E-Mail und jeder Beleg, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Kunden oder zu einem bestimmten Projekt angefallen sind, lassen sich mit dem integrierten System einsehen und auswerten. Die Zuordnung der Dokumente zu Kundenadresse oder Projekt erfolgt teilautomatisiert.
IT-gestützte Ursachenforschung
Auf Grundlage der identifizierten Zusammenhänge lassen sich dann die gewonnenen Erkenntnisse im Sinne von Data-Mining nutzen und daraus weitere Aktivitäten ableiten. Dem obigen Beispiel eines Umsatzrückgangs folgend, sollte die Möglichkeit bestehen, im Gesamtsystem nachzuvollziehen, wo die Qualitätsmängel ihren Ursprung haben – etwa in mangelhaften Vorprodukten oder im eigenen Produktionsprozess. Dazu wiederum ist es notwendig, auf Informationen aus anderen Programmen, wie etwa dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zuzugreifen. Hilfreich ist dabei zudem, diese Verknüpfungen in einem System nachvollziehen zu können.
Umfassende qualitative Projektanalyse
Die Integration eines Projektmanagementtools vorausgesetzt, lassen sich durch die Verzahnung von BI und DMS auch Projekte mittels eines Projektcockpits überwachen. Durch den Einsatz der BI-Lösung lässt sich beispielsweise die terminliche Projektüberwachung durch eine Meilenstein-Trendanalyse übersichtlich darstellen. Im Falle von Abweichungen können Dokumente ermittelt werden, die mit den Abweichungen in Zusammenhang stehen könnten. Dazu werden Suchfunktionalitäten benötigt, die von der einfachen Attributsuche über die Volltextsuche per Texterkennung (OCR/ICR) bis hin zur Recherche über Synonyme und kombinierte Suchmethoden reichen. Diese Analysetechnologie wird vornehmlich von DMS-Systemen zur Verfügung gestellt, und stellt somit einen weiteren Vorteil der Integration von Business Intelligence und Dokumentenmanagement dar.
