In vielen kleinen Schritten das Unternehmensumfeld und die eigenen Prozesse im Sinne des ‚Lean Managements‘ verbessern – diesen Ansatz verfolgt das Unternehmen Rösler, ein Spezialist für Oberflächentechnik mit den Schwerpunkten Gleitschliff- und Strahltechnik sowie AM Solutions, seit 2016. Agile Herangehensweisen und schrittweise Veränderungen helfen dem unterfränkischen Familienunternehmen dabei, sich wirtschaftlich effizient aufzustellen, Kosten zu reduzieren und dabei ihre eigenen Mitarbeitenden für Neuerungen zu motivieren. Ein Ansatz, der sich auch bei der Einführung der SAP Sales Cloud im Rahmen der SAP S/4Hana-Umstellung zeigt. Als ersten Schritt in hat sich Rösler die Modernisierung des CRM-Systems vorgenommen. Ziel war es, den Sales-Mitarbeitern ausreichend Zeit und Unterstützung zu geben, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Sie sollten das Look-and-Feel der Oberfläche kennenlernen und schrittweise den Umgang mit der SAP Fiori App-Welt erlernen, da der Umgang mit dieser Technologie auch beim weiteren Umstieg auf S4/Hana von Bedeutung ist. Doch auch für die IT-Abteilung war diese erste Phase des Umstiegs eine Phase des Testens, Lernens und Weiterentwickelns. Als Nachfolgeprodukt des SAP CRM erwartete Rösler zwar keine allzu großen technischen Herausforderungen bei der Ablösung der Altlösung – ob jedoch die neuen Schnittstellen, etwa zum vorhandenen ERP-System, ebenso reibungslos funktionieren, zeigte sich erst im konkreten Einsatz der Software. Der störungsfreie Austausch des immensen Datenvolumens ist ein Aspekt, der dem Oberflächentechnikanbieter besonders wichtig war. Die neuen Schnittstellen, umgesetzt mit der SAP Integration Suite, zwischen der SAP Sales Cloud und dem im Unternehmen eingesetzten ERP-System mussten sowohl den Austausch von der Sales Cloud zum ERP-System als auch den umgekehrten Weg abbilden. Gleichzeitig sollte das gesamte System möglichst schnittstellenarm bzw. mit standardisierten Schnittstellen arbeiten. Eine Aufgabe, die das Rösler-Team gemeinsam mit dem Partner FIS erfolgreich erarbeitet und umgesetzt hat.
Umsetzung mit bekanntem Partner
Aufgrund einer vorherigen Zusammenarbeit, entschied sich Rösler für die Umsetzung dieses Projekts erneut für den ebenfalls aus Unterfranken stammenden SAP-Dienstleister. „Wir kannten die FIS bereits aus unterschiedlichen, vorherigen Projekten – zuletzt aus dem Field Service Management Projekt“, erklärt Marcus Henkel, Bereichsleitung Central IT – Services, bei Rösler.
Nutzerakzeptanz durch agile Prozesse
In den sechs Vergleichsworkshops, in denen sich etwa 20 Personen in der Firmenzentrale in Untermerzbach getroffen haben, wurde die Handhabung des neuen Systems erklärt, konkrete Herausforderungen besprochen und Herangehensweisen erarbeitet, die bis zum nächsten Termin getestet, weiterentwickelt und verbessert werden konnten. Dies sorgte für technisches Verständnis der SAP Sales Cloud und erhöhte gleichzeitig auch die Akzeptanz für das neue CRM-System. „Im Gegensatz zu 2010, als wir das alte CRM-System einführten, hatten wir dieses Mal das Gefühl, dass sich alle 230 Anwender des neuen Systems auf die Umstellung freuen. Sie haben sich gleich zu Beginn angemeldet, die neue Technik ausprobiert und arbeiten seitdem regelmäßig damit“,sagt beschreibt Leo Higgs, Teamleiter SAP Application Prozesse von Rösler. Auslöser für diese positive Grundstimmung ist für Marcus Henkel zum unter anderem die agile Herangehensweise an das Change-Management.
Mobiler Zugriff
Mit der SAP Sales Cloud können die Mitarbeitenden Kundendaten in Echtzeit auf ihren mobilen Endgeräten vor Ort beim Kunden abrufen, bearbeiten oder einfügen. Neu ist zudem die Arbeitsweise auf Lead-Basis: von der Leadgewinnung, dem Leadmanagement über das Opportunity Management bis zum Angebot ist jeder Schritt abbildbar. Für zusätzliche Unterstützung im Arbeitsalltag bei Rösler sorgen zudem eingebettete Berichte, Analyse- und Reportingfunktionen. Rösler plant weitere Neuerungen. „Denkbar ist beispielsweise auch, dass die Sales Cloud mit unserer Telefonanlage gekoppelt wird. Damit könnten unsere Mitarbeiter in der Zukunft schon beim ersten Klingeln sehen, wer anruft, zu welcher Firma die Person gehört und welche Position sie innehat – ein durchaus nützlicher Informationsvorsprung.“, sagt Marcus Henkel.
